Sowohl die private als auch geschäftliche Welt wird immer digitaler. Längst sind Sie daran gewöhnt, Online-Seminare zu absolvieren, Online-Anträge zu stellen und E-Mails statt Briefe zu schicken. Nur Ihr Geschäftsführer hält immer noch an den alten Papierbergen fest und erschwert die reibungslose Arbeit im Unternehmen. Besonders die eh schon komplizierte Reisekostenabrechnung könnte endlich digitalisiert werden, um Ihnen und Ihren Kollegen Zeit und Nerven zu sparen. Wir möchten Ihnen im folgenden Artikel ein paar hilfreiche Argumente für eine digitale Reisekostenabrechnung mit auf den Weg geben. Vielleicht können diese Ihnen beim nächsten Meeting helfen, Ihren CEO endlich von digitalen Lösungen zu überzeugen.
Hohe Zeitersparnis durch Digitalisierung
Papier ist geduldig – Sie aber nicht! Wenn Sie die Tonnen Aktenordner im Büro sehen, die immer mehr verstauben, möchten Sie am liebsten zum Schredder greifen? Verständlich, denn so etwas ist heutzutage wirklich nicht mehr nötig. Eine Digitalisierung der Reisekostenabrechnung bedeutet für Unternehmen eine enorme Ersparnis an Zeit, Geld und Personal.
Zeit lässt sich insbesondere dadurch sparen, dass Informationen in digitaler Form schneller gefunden und übermittelt werden können. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter möchte Einsicht in seine letzte Reisekostenabrechnung haben, um einen Fehler zu korrigieren. Nach langem Hin und Her finden Sie endlich die richtige Akte – nur um festzustellen, dass das gesuchte Dokument nicht mehr auffindbar ist.
Stattdessen könnten alle Dokumente in digitaler Form in einem Ordner liegen, wo sie nicht verloren gehen und nach wenigen Klicks einsehbar sind. Statt langem Suchen können so Dokument schnell gefunden und versendet werden.
Transparenz der Ausgaben
Eine digitalisierte Reisekostenabrechnung ist neben der Zeitersparnis auch ein Garant für Transparenz. Dies kann vor allem Fehler und – im schlimmsten Fall – juristische Folgen vermeiden.
Insbesondere digitale Tools (wie z.B. N2F) helfen Unternehmen und deren Mitarbeitern, ihre Fehlerquote zu senken. Dies lässt sich an folgenden Faktoren erklären: Zunächst hilft ein digitales Tool bei der Selbstkontrolle. Benutzt Ihr Mitarbeiter auf Geschäftsreise eine App zur Erfassung der Reisekosten, kann er die eigenen Ausgaben besser im Blick behalten. Im Idealfall kennt er im Vorfeld sein Budget und kann anhand der App genau sehen, wie viel Geld ihm noch bleibt. Der Mitarbeiter wird nicht aus Versehen zu viel Geld ausgeben und im Anschluss eine Erstattung verlangen. Streitigkeiten mit der Verwaltung werden so vermieden.
Auch kann die Verwaltung so die Ausgaben der Reisenden besser im Blick behalten und genau nachvollziehen, welche Kosten wann und wie entstanden sind. Die Kontrolle findet so auf beiden Seiten statt. Sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter haben alle Kosten im Griff.
Mehr Komfort für Mitarbeiter
Nicht nur die Verwaltung kämpft beim Management von Reisekosten mit Bergen an Dokumenten – auch für Mitarbeiter ist unnötiger Papierkram eine hohe zeitliche und nervliche Belastung.
Gerade wenn Mitarbeiter häufig im Auftrag der Firma unterwegs sind, sollte deren mentale Belastung nicht unterschätzt werden. Hotels müssen gebucht, Wege geplant und Restaurants gesucht werden. Das alles kostet Zeit, die nicht in die eigentliche Arbeit oder ein wenig Erholung zwischen den Meetings investiert werden kann.
Um Ihren Mitarbeitern zusätzlichen Stress zu ersparen, ist Digitalisierung die Geheimwaffe schlechthin. Bereits im Vorfeld kann beispielsweise ein digitaler Leitfaden mit den wichtigsten Informationen zu den erstattungsfähigen Kosten und dem Erstattungsvorgang viele unnötige Fragen ersparen.
Um die Reisenebenkosten nachzuweisen, müssen Ihre Mitarbeiter Quittungen und Rechnungen sammeln und nach der Geschäftsreise der Verwaltung vorlegen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter das richtige Tool an die Hand, kann er schon auf Reisen alle Nachweise digital sammeln, speichern und übermitteln.
Erleichtert das internationale Reisekostenmanagement
Die Verwaltung von Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands kann bereits herausfordernd sein. Noch komplizierter wird das Ganze, wenn Ihre Mitarbeiter oft ins Ausland reisen oder Ihr Unternehmen international aufgestellt ist. Hier könnte die Verwaltung an ihre Grenzen stoßen, wenn sie nicht ausreichend digitalisiert ist.
Erinnern Sie Ihren CEO beispielsweise daran, dass Fremdsprachen schnell zum Problem werden können. Bei Auslandsreisen entstandene Rechnungen werden nur selten auf Deutsch sein und auch nicht immer auf Englisch. Wollen Sie etwa für jede Quittung einen Übersetzer beauftragen?
Ein passendes Tool nimmt Ihnen diese Arbeit ab, indem es automatisch für Sie übersetzt. Gleiches gilt für Währungen. Auch hierbei ist ein geeignetes digitales Werkzeug ein großer Helfer und kann Ihnen die Umrechnung abnehmen.
Im Idealfall haben Ihre Mitarbeiter bereits auf der Reise das passende Tool dabei, um auch bei verschiedenen Sprachen und Währungen die Kontrolle der Kosten im Laufe der Geschäftsreise nicht zu verlieren.
Spart auf lange Sicht Geld
Es sollte durch die vorangegangenen Punkte schon klar geworden sein: Papierberge sind letztlich echte Kostenfresser, die in einem modernen Unternehmen nichts mehr verloren haben.
Wie bereits erwähnt, verlieren Sie durch die Arbeit mit vielen Ordnern Zeit. Und Zeit bedeutet in einem Unternehmen auch Personal, das bezahlt werden muss. Durch eine digitale Verwaltung benötigen Sie weniger Mitarbeiter und können deren Arbeitskraft in anderen Bereichen des Unternehmens sinnvoller nutzen.
Da auch Ihre Mitarbeiter von einer digitalisierten Geschäftsreise profitieren, werden auch hier neue Ressourcen frei. Ihre Mitarbeiter verschwenden weniger Zeit mit Quittungen und können mehr in die eigentliche Arbeit investieren. So geht insgesamt weniger Zeit auf der Geschäftsreise verloren.
Ein digitales Tool mag zunächst nach einer großen finanziellen Investition klingen, aber auf lange Sicht werden Sie damit viel Geld sparen und die Anfangsinvestition schnell wieder erwirtschaften.
So kann N2F Ihrem CEO die Digitalisierung erleichtern
Ihr CEO hat alle Argumente gehört, aber eine konkrete Lösung will ihm noch nicht einfallen? Dann legen wir Ihnen die N2F-App als letztes Argument ans Herz. In unserer App vereinen sich alle 5 genannten Punkte zur idealen All-in-One Lösung.
N2F begleitet Ihr Unternehmen durch den gesamten Prozess der Digitalisierung und macht Papierberge langfristig überflüssig.
Die praktische App begleitet Ihre Mitarbeiter auf der gesamten Geschäftsreise und sorgt für perfekte Kostenkontrolle und die Erfassung aller entstandenen Kosten. Ein Foto der Quittung genügt! Darüber hinaus machen Sprach- und Währungstools internationale Geschäftsreisen zum Kinderspiel.
N2F bieten Ihnen zusätzlich eine hohe Rechtssicherheit: Die App kennt geltende Gesetze und Vorschriften und kann Ihnen so ebenfalls helfen, gravierende Fehler zu vermeiden. Gerade bei händischer Arbeit ist die Fehlerquote oft höher als bei zeitgemäßen digitalen Helfern.
Falls Ihr CEO N2F einfach mal ausprobieren möchte, kommen Sie hier zur Demo.
