Aktenordner, lose Blätter und blanke Nerven – wer in der Buchhaltung arbeitet, braucht Geduld. Zugleich kann kaum ein anderes Berufsbild so sehr von der Digitalisierung profitieren wie Buchhalter. Viele Unternehmen haben dies bereits erkannt und Ihre Buchhaltung in vielen Bereichen angepasst. Dennoch zeigen sich gerade alteingesessene Institutionen oft noch immun gegen jegliches Bestreben, Prozesse papierfrei durchzuführen. Falls auch Sie davon betroffen sind, sollten Sie dringend weiterlesen, denn wir möchten Ihnen aufzeigen, wie auch Sie von einer digitalisierten Buchhaltung profitieren können.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
Ihnen fallen sicherlich einige Nachteile einer analogen Buchhaltung ein, denn Sie erleben diese tagtäglich auf der Arbeit. Die wichtige Rechnung ist mal wieder unauffindbar und der Kollege aus der Verwaltung hat die Gehaltsabrechnung verschusselt. Solche Probleme könnten jedoch bald der Vergangenheit angehören. Schauen wir uns gemeinsam die wichtigsten Vorteile einer digitalisierten Buchhaltung an und lassen Sie sich von diesen überzeugen:
1. Papierberge gehören der Vergangenheit an
Tagtäglich fällt Ihr Blick auf die gigantischen Berge an Akten im Schrank hinter Ihrem Schreibtisch. Jede Anfrage nach einem Dokument aus Jahr X lässt Ihre Arbeitsmotivation gegen 0 gehen, da Sie sich schon stundenlang Ordner wälzen sehen? Das muss nicht sein. Mit einer digitalen Buchhaltung können Sie diese Sorgen vergessen und enorm viel Zeit und Nerven sparen.
Der Vorteil einer digitalisierten Buchhaltung ist, dass Sie den Papierbergen auf Wiedersehen sagen können. Alle wichtigen Unterlagen liegen in digitaler Form auf Ihrem Computer. Bei Anfragen finden Sie mit dem richtigen Suchsystem genau das, was Sie brauchen – und das innerhalb weniger Augenblicke. Auch das Versenden und Teilen von Informationen wird viel einfacher. Statt mit der internen Post können Sie alles Wichtige bequem per Mail verschicken oder in kollaborativen Programmen teilen.
2. Fehler können leichter vermieden werden
Fehler sind zunächst einmal menschlich. Wir sind keine Roboter und unsere Leistungsfähigkeit unterliegt starken Schwankungen. Dennoch können Fehler in der Buchhaltung schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben und im schlimmsten Fall zu seinem Bankrott führen. An der Ausstattung der Buchhaltung sollte daher nicht gespart werden.
Geeignete Buchhaltungssoftware kennt viele Fallen und hilft Ihnen, nicht in genau diese zu treten. Sie assistiert von der Dateneingabe bis zur Umsatzüberprüfung und sorgt so dafür, dass Tipp- und Rechenfehler gar nicht erst entstehen oder schnell erkannt werden.
Im Idealfall informiert Sie das Programm sogar, falls schwerwiegende Fehler auftreten. So haben Sie immer einen digitalen Wächter an Ihrer Seite.
Mit einer digitalisierten Buchhaltung haben Sie bereits einige Sorgen weniger und leben nicht in ständiger Alarmbereitschaft!
3. Transparenz und Kontrolle sind garantiert
Während manche Fehler aus Versehen geschehen, passieren andere mutwillig. Täuschungsversuche sind gar nicht so selten, wie Sie denken, und haben schon vielen Unternehmen ein Ende bereitet.
Mit einer digitalen Buchhaltung behalten Sie die Kontrolle, ohne regelmäßig stundenlang Akten zu überprüfen. Moderne Systeme beinhalten bereits Kontrollsysteme. So bleibt keine nicht abgeklärte Änderung der Zahlen unerkannt. Benötigen Sie eine bestimmte Information, ist diese schnell gefunden. Ein Gefühl von Intransparenz entsteht häufig genau dann, wenn die Buchhaltung wie ein Hochsicherheitstrakt wirkt. Geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern ein Gefühl von Erreichbarkeit und Effizienz, indem Sie jederzeit genau wissen, wo Informationen zu finden sind.
4. Datensicherheit steht an erster Stelle
Würden Sie Ihr privates Tagebuch offen herumliegen lassen? Sicherlich nicht. Genauso sollten Sie auch mit Ihrer Buchhaltung verkehren. Als Unternehmen haben Sie die Pflicht, Daten sicher vor Zugriff auf Unbefugte aufzubewahren. Nur so schützen Sie sensible Daten vor Missbrauch oder gar Zerstörung.
Geregelt ist dies unter anderem in derDatenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu). Informationen zur richtigen Aufbewahrungsdauer finden Sie hierin unserem Artikel zum Thema Langzeitarchivierung.
Eine digitale Buchhaltung kann bei richtiger Gestaltung sehr viel sicherer sein als die altmodische Papierversion. Mit den passenden digitalen Helfern haben Sie die Möglichkeit genau zu bestimmen, wer wann und wie Zugriff auf welche Daten hat.
Schließen Sie nicht nur die Bürotür ab, sondern schützen Sie sich durch Passwörter!
5. Flexibilität wird zum Alltag
Haben Sie schonmal fünf dicke Aktenordner auf einmal getragen? Dann wissen Sie, dass Sie das nicht lange durchhalten. Aktenordner und die damit verbundenen Papierberge sind nicht nur eine physische, sondern auch mentale Last am Arbeitsplatz.
Die digitale Buchhaltung brauchen Sie nicht mit sich herumzuschleppen. Sie finden alles was Sie brauchen in wenigen Klicks auf Ihrem Rechner.
Sie sind auf Geschäftsreise und brauchen Zugang zu wichtigen Unterlagen? Auch dann möchten Sie vermutlich nicht Ihr halbes Büro mit im Gepäck haben. Mit geeigneten VPNs oder Cloudlösungen haben Sie immer Zugriff auf alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen. Zugleich minimiert sich so auch das Risiko, wichtige Dinge zu vergessen oder zu verlieren.
Sparen Sie Raum, Zeit und Personal, indem Sie sich langfristig von Ihren Papierbergen verabschieden!
So kann N2F Ihnen helfen, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren
Nachdem Sie nun alle Vorteile gehört haben, fragen Sie sich, wie Sie denn nun die Digitalisierung der Buchhaltung angehen könnten. Keine Sorge: Sie müssen nicht von heute auf morgen Ihr gesamtes Unternehmen umstellen.
Überlegen Sie zunächst, welche Prozesse in Ihrer Buchhaltung große Zeitfresser sind. Gehen Ihre Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen, könnte beispielsweise ein Tool zur digitalen Reisekostenabrechnung Ihren Arbeitsalltag erleichtern.
Ein solches Tool ist die App N2F, die wir Ihnen hier als Beispiel eines digitalen Helfers vorstellen möchten. In unserer App vereinen sich alle genannten Vorteile der Digitalisierung zur idealen All-in-One-Lösung. N2F begleitet Ihre Reisekostenabrechnung durch den gesamten Prozess der Digitalisierung und macht Papier völlig überflüssig.
Als praktische App konzipiert, begleitet N2F Ihre Mitarbeiter von der Planung bis zum Ende der Geschäftsreise und lässt sie alle Dokumente in digitaler Form an Sie übermitteln. Die Reisenden müssen dazu lediglich mit der Smartscan-Funktion ein Foto der Rechnungen aufnehmen. Das Praktische: Die App spricht mehrere Sprachen, wodurch sogar Auslandsreisen keinerlei Problem darstellen.
Durch die Scanfunktion und schnelle Kostenerfassung wird zudem das Fehlerpotenzial minimiert: Die Mitarbeiter und das Unternehmen behalten die volle Kostenkontrolle; zu hohe Ausgaben werden sofort erkannt.
Auch das Thema Rechtssicherheit ist mit der N2F-App kein Problem. N2F ist ein wahrer Rechtsexperte und kennt alle wichtigen Gesetze und Vorschriften. Schwerwiegende juristische Fehler können so leichter vermieden werden.
Falls Sie N2F einfach mal ausprobieren möchte, kommen Sie hier zur Demo.
