KOSTENLOSE CHECKLISTE · 7 SEITEN

Geschäftsreisen richtig planen: die Checkliste für Praxis und Abrechnung

Fehlende Belege, unklare Regeln, eine Abrechnung, die wochenlang auf sich warten lässt: Geschäftsreisen kosten oft nach der Rückkehr mehr Zeit als unterwegs. Diese Checkliste zeigt, was vor, während und nach der Reise geklärt sein sollte.

12 Punkte von der Genehmigung bis zur Abrechnung
Die Pauschalen 2026 für Verpflegung, Übernachtung und Kilometer
Die 3 Schlüssel für eine reibungslose Reise

12 Punkte · 4 Phasen der Reise · 3 Schlüssel zum Erfolg

Der Inhalt

Was Sie in dieser Checkliste finden

Zwölf Punkte in vier Phasen, mit den geltenden Pauschalen für Deutschland und einer Zusammenfassung zum Weitergeben an Ihre Teams.

Vor der Abreise. Zweck und Genehmigung der Reise, Budget, Spesenrichtlinie, Verpflegungspauschalen 2026: 14 Euro ab 8 Stunden, 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit.
Transport. Tickets früh und namentlich buchen, Privat- oder Firmenfahrzeug, Kilometerpauschale von 0,30 Euro je Kilometer, Park- und Mautkosten mit Beleg.
Unterkunft und Verpflegung. Hotelrechnung auf das Unternehmen, Angaben für den Vorsteuerabzug, Regeln für Bewirtungen, nicht erstattungsfähige Ausgaben.
Administrative Verwaltung. Digitale Belegerfassung, Frist für die Einreichung der Abrechnung, Versicherungen und Garantien.
Zusammenfassung: die 3 Schlüssel. Vorab klären, passende Tools nutzen, präzise nachverfolgen.

Was Ihnen diese Checkliste bringt

Ein Leitfaden für Reisende, Führungskräfte und Buchhaltung, der sich vor jeder Geschäftsreise wiederverwenden lässt.

Zeit bei der Abrechnung sparen

Wer vor der Abreise weiß, welche Belege und Angaben nötig sind, vermeidet lange Rückfragen nach der Rückkehr.

Fehler und Compliance-Risiken reduzieren

Pauschalen, Kürzungen und Rechnungsangaben sind an einer Stelle zusammengefasst, damit jede Ausgabe korrekt abgerechnet wird.

Klare Regeln für Ihre Teams

Zugklasse, Unterkunft, Bewirtung, private Ausgaben: Die Checkliste macht sichtbar, was erstattet wird und was nicht.

Bessere Zusammenarbeit mit der Buchhaltung

Eine feste Einreichungsfrist und vollständige Belege beschleunigen die Prüfung und die Erstattung.

14 € Verpflegungspauschale ab 8 Stunden Abwesenheit in Deutschland (2026)
28 € Verpflegungspauschale bei ganztägiger Abwesenheit (2026)
0,30 € Kilometerpauschale je Kilometer für Dienstfahrten mit dem Pkw

Laden Sie die kostenlose Checkliste herunter

Sie erhalten das PDF direkt nach dem Absenden des Formulars per E-Mail.

7 Seiten und 12 Punkte
4 Phasen: Abreise, Transport, Unterkunft, Verwaltung
Mit den Pauschalen 2026 für Deutschland

Checkliste kostenlos herunterladen

Warum Sie die Checkliste für Geschäftsreisen herunterladen sollten

Die meisten Probleme mit Reisekosten entstehen nicht unterwegs, sondern bei der Abrechnung: eine Hotelrechnung ohne Firmennamen, ein Parkticket ohne Beleg, eine Bewirtung ohne Angabe der Gäste. Wer diese Punkte vor der Reise klärt, rechnet schneller ab und sichert den Vorsteuerabzug.

Pauschalen und gesetzliche Grundlagen

Die Verpflegungspauschalen und ihre Kürzung bei gestellten Mahlzeiten (20 % für ein Frühstück, 40 % für ein Mittag- oder Abendessen, jeweils bezogen auf die Pauschale für 24 Stunden) sind in § 9 Abs. 4a EStG geregelt. Für Reisen ins Ausland gelten länderabhängige Pauschalen. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zum Verpflegungsmehraufwand.

Reisen und Spesen mit N2F verwalten

In der mobilen App von N2F erstellen und verfolgen Ihre Mitarbeitenden Reiseanträge, Vorschussanträge und Spesenabrechnungen, wo immer sie sind. Bei verdächtigen Ausgaben, Doppelungen oder steuerlichen Auffälligkeiten werden Ihre Teams automatisch gewarnt. Die Kilometerpauschalen und die GoBD-konforme Archivierung der Belege gehören ebenfalls dazu.