L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels ouvre droit au salarié, sous conditions, au remboursement des frais kilométriques par l’employeur, sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel. Le calcul des frais kilométriques et de l’indemnité kilométrique répond à des normes strictes.
Rappel des règles et conseils pour faciliter la tâche aux collaborateurs et au service comptable.
Sommaire
1/ Remboursement des frais kilométriques par l’employeur
2/ Frais réels ou indemnité kilométrique forfaitaire ?
3/ Barème de frais kilométriques 2025
4/ Remboursement des frais kilométriques hors voitures
5/ Frais kilométriques et indemnités kilométriques : sortir du casse-tête
6/ FAQ
Remboursement des frais kilométriques par l’employeur
Frais kilométrique : qu’est-ce que c’est ?
Les frais professionnels correspondent aux dépenses que les salariés engagent dans le cadre de leur activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement de ces frais est encadré et peut prendre différentes formes. Les indemnités kilométriques appartiennent à cette catégorie dès lors que les déplacements sont dûment justifiés et qu’ils entrent dans le cadre législatif.
Les frais kilométriques, ou indemnité kilométrique, désignent les dépenses engagées par les salariés et dirigeants à l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de l’exercice d’une mission professionnelle.
En application du barème de calcul des frais kilométriques établi par l’administration fiscale, le salarié ou le dirigeant peut déduire ses dépenses (carburant, usure, assurance…) du montant de son impôt sur le revenu. Cet avantage fiscal bénéficie sous conditions aux collaborateurs de l’entreprise qui se servent de leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle, peu importe leur statut ou leur niveau de rémunération. Ainsi, le cadre dirigeant est concerné au même titre que le salarié au SMIC ou encore l’ETAM.
Indemnités kilométriques : les conditions pour en bénéficier
Les frais kilométriques ne peuvent être remboursés que sous certaines conditions.
- Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société. En effet, dans ce cas, les frais engagés sont déjà pris en charge par l’entreprise, le salarié ne peut donc prétendre à une indemnisation.
- Le salarié doit pouvoir justifier ses frais de déplacements en informant l’entreprise de la date, du lieu de déplacement, du nombre de kilomètres parcourus et du nom du client concerné par ce déplacement.
- Il est important de rappeler que les indemnités kilométriques ne peuvent correspondre qu’à des déplacements dans le cadre professionnel lorsque le salarié utilise son véhicule personnel.
Si ces conditions sont réunies, le salarié pourra être indemnisé selon le barème des frais kilométriques publié chaque année.
Une indemnisation kilométrique pour les trajets domicile/travail ?
De manière générale, il est considéré que le trajet domicile/travail n’est pas remboursé en tant que frais professionnel. Certains employeurs décident de prendre en charge tout ou partie des frais de déplacement de leurs salariés, mais ce n’est pas obligatoire.
Toutefois, selon l’URSSAF, le remboursement du trajet domicile – travail peut se faire s’il est avéré que le salarié doit prendre son véhicule personnel pour se rendre au travail en raison :
- D’horaires ne lui permettant pas de prendre les transports en commun
- Ou si ces transports ne lui permettent pas de se rendre à proximité de son lieu de travail (article L3261-3 du Code du Travail).
🚨 Attention : pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques par l’employeur, il doit cependant être prouvé que l’éloignement impliquant l’obligation de prendre son propre véhicule n’est pas lié à des convenances personnelles. Notez en outre que le salarié doit attester qu’il ne transporte pas un collègue qui bénéficie lui-même de ces indemnités kilométriques.
Quel remboursement des abonnements sur les transports en commun ?
Tous les salariés du secteur privé, y compris à temps partiel, stagiaires et apprentis, bénéficient d’un remboursement total ou partiel des frais d’un abonnement s’ils prennent les transports en commun ou des services de location de vélo pour se rendre sur leur lieu de travail (source : travail-emploi.gouv.fr)
Peut-on cumuler prise en charge de l’abonnement de transport en commun et remboursement du trajet domicile/travail ?
L’employeur peut refuser la prise en charge totale ou partielle de l’abonnement de transports publics si le salarié perçoit déjà des indemnités pour le déplacement domicile/travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50% de l’abonnement de transport public.
Frais réels ou indemnité kilométrique forfaitaire, que choisir ?
Calcul des frais réels en application du barème kilométrique ou indemnité kilométrique forfaitaire pour la gestion de son véhicule personnel : la question revient régulièrement pour calculer la déduction fiscale applicable au moment de la déclaration de revenus.
Deux possibilités existent en effet :
- La déduction forfaitaire de 10%, appliquée automatiquement par l’administration fiscale pour les frais professionnels.
- La déduction des frais kilométriques pour leur montant réel, sur justificatifs, lorsqu’ils dépassent le montant de la déduction forfaitaire.
La déduction forfaitaire sur les indemnités kilométriques
L’indemnité kilométrique vise à couvrir toutes les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Sont considérés comme des déplacements professionnels :
- Une visite client
- Un déplacement sur un salon ou évènement
- Les trajets liés à la prospection
- Une livraison
- Une visite sur un chantier
- Etc.
Que rembourse l’indemnité kilométrique ?
Les indemnités kilométriques remboursent :
- Les frais kilométriques liés à l’usure du véhicule : nettoyage et entretien, changement des pneus, frais de réparation et dépréciation du véhicule
- Le coût de l’assurance auto
- Le carburant
🔎 A noter : si un salarié doit se rendre à un rendez-vous professionnel et qu’il se gare sur un parking payant, il peut se faire rembourser sur présentation de la facture. En revanche, s’il travaille en plein centre-ville et qu’il est contraint de se garer sur un parking payant pour se rendre au travail, les frais ne seront pas pris en charge par l’entreprise. Il existe toutefois des exceptions – remboursement des frais liés au déplacement domicile/travail (contraintes horaires et implantation géographique), notamment.
Les frais réels
Le salarié qui opte pour les frais réels peut déduire l’ensemble des dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle, sur justificatif : déplacement, repas, hébergement, etc.
Lorsque le montant des dépenses engagées à but professionnel sont supérieures à la déduction forfaitaire de 10%, l’administration fiscale autorise le calcul des indemnités kilométriques sur la base des frais réels.
Ainsi, le collaborateur peut déduire ses frais kilométriques réellement engagés, en application du barème kilométrique, pour bénéficier d’un avantage fiscal.
Le calcul des frais réels, en tant que frais professionnels, est effectué eu égard aux dépenses engagées par le collaborateur dans le cadre de son travail, pour leur montant exact. Pour le collaborateur, l’avantage fiscal peut être plus intéressant.
💡 Attention : les frais kilométriques doivent pouvoir être dûment justifiés.
Déduction forfaitaire ou calcul des frais réels : les règles de cumul
Il n’est pas possible de cumuler la déduction forfaitaire de 10% et la déduction des frais réels.
Si vous choisissez le régime des frais réels, vous pouvez évaluer vos frais de déplacement en appliquant le barème kilométrique officiel, publié chaque année par l’administration fiscale.
Toutefois, certains frais non inclus dans le barème peuvent être déduits en complément, notamment :
- Frais de péage.
- Frais de parking et de garage.
- Frais de réparation en cas d’accident survenu au cours d’un déplacement professionnel, s’ils ne sont pas pris en charge par l’assurance.
Barème des indemnités kilométriques 2025
Le barème kilométrique 2025 est publié par l’administration fiscale entre mars et avril : en attendant, c’est toujours le barème de l’année précédente qui s’applique. Pour tous vos calculs, c’est donc à celui-ci que vous devez vous référer.
🔎 Pour rappel, l’arrêté du 1er février 2022 a modifié le barème des indemnités kilométriques de 2021 en appliquant une majoration de 10 % sur les véhicules à essence ou diesel.
| Barème des indemnités kilométriques 2025 pour les voitures | |||
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316€) + 1065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340€) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357€) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374€) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394€) + 1 515 | d x 0,470 |
| Avec d = distance parcourue en km |
Côté véhicules électriques, même combat ! Les tarifs appliqués ont connu une majoration de 20 % en 2022.
Exemple : un collaborateur utilise sa voiture (6 chevaux fiscaux) lors de ses trajets professionnels. Il parcourt environ 30 000 km par an. En utilisant la solution N2F, l’employeur peut facilement faire le calcul.
Soit directement : 30 000 km x 0.447 = 13 410€
Soit au fil des kilomètres, et dans ce cas, le calcul est un peu plus complexe :
- Jusqu’à 20 000 km : (20 000 x 0,374) + 1 457 = 7 480 + 1 457 = 8 937€
- Pour les 10 000 km restants : 10 000 x 0,447 = 4 470€
- Total global : 8 937 + 4 470 = 13 407€
L’administration accepte les deux types de calcul.
🔥 Pour en savoir plus : Barème kilométrique 2025 pour les voitures et les deux-roues 🔥
Remboursement des frais kilométriques hors voitures
Remboursement des trajets à vélo
Depuis 2016, l’administration fiscale autorisait à rembourser les frais kilométriques, par le biais d’une indemnité kilométrique, pour les déplacements effectués à vélo.
Les règles de calcul des frais kilométriques étaient :
- Le remboursement était effectué sur la base de 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru.
- Chaque salarié pouvait prétendre à un remboursement d’un montant supérieur à 500 € par an.
Le versement de l’indemnité kilométrique dans le cadre de l’usage de son vélo personnel par le salarié n’était d’ailleurs pas obligatoire pour l’employeur.
La loi d’orientation des mobilités de mai 2020 a introduit la notion de mobilité douce dont l’objectif est de promouvoir les moyens de transport propres et peu coûteux. Le forfait mobilités douces (FMD) remplace désormais l’indemnité kilométrique vélo mais l’employeur peut continuer de verser cette dernière. L’entreprise peut ainsi prendre en charge les frais de trajets domicile-travail de ses collaborateurs ayant recours à un moyen de transport alternatif (vélo classique et vélo électrique, mais aussi covoiturage, trottinette…). Le vélo personnel du salarié est évidemment inclus dans le FDM contrairement aux véhicules ou vélos de fonction.
Le FMD peut prendre la forme d’un montant forfaitaire conditionné à la pratique du vélo ou alors à un montant forfaitaire par kilomètre parcouru.
Le FMD est fixée à 700 € par employé et par an pour 2022 et 2023. Il peut aller jusqu’à 800 € par an et par employé avec exonération d’impôt et des cotisations sociales, en cas de cumul avec l’abonnement aux transports publics de personnes ou services publics de location de vélos.
L’employeur peut également cumuler le FMD avec la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, dans la limite globale de 800 € par an en 2022 et 2023.
L’employeur peut accorder un forfait supérieur aux 800 € ; il devra toutefois s’acquitter des cotisations sociales et des impôts y afférents.
A noter : l’utilisation d’un vélo électrique est intégrée au forfait mobilités douces dans les mêmes conditions que les vélos classiques.
Remboursement des trajets en trottinette
Les trottinettes électriques en location ou en libre-service sont désormais éligibles au forfait mobilités douces au même titre que les scooters en libre-service. Les scooters et deux-roues ont leur propre barème d’indemnités kilométriques.
Remboursement des trajets en covoiturage
Le covoiturage est également considéré comme une solution mobile douce. Dès lors il rentre dans le champ d’application du dispositif FMD expliqué plus haut.
Frais kilométriques et indemnité kilométrique : sortir du casse-tête
La gestion des frais kilométriques peut s’avérer fastidieuse et représente souvent un travail administratif important. Or, tout ceci a un coût qu’il est possible de réduire en optimisant la gestion des frais kilométriques. Comment ? En utilisant une application complète pensée pour répondre aux attentes de chaque professionnel, quelle que soit la taille de la structure. N2F a été conçue à cet effet.
Une application tout-en-un pour gérer vos indemnités kilométriques
#1 – Calcul automatique de la distance parcourue et des indemnités associées
Parmi les atouts de l’application N2F, évoquons le module Google Maps, intégré à la fois à l’application mobile et à l’application web, qui permet de gagner un temps précieux.
Il offre la possibilité de retrouver rapidement la distance parcourue, idéal si vous avez oublié de relever votre compteur lors de votre déplacement professionnel. Nul besoin de sortir de l’application pour obtenir les informations nécessaires au remboursement de vos indemnités kilométriques.
Vous saisissez les lieux de départ et d’arrivée, N2F calcule automatiquement la distance parcourue, avec intégration des étapes du parcours le cas échéant, ainsi que le montant des frais kilométriques à vous faire rembourser.
L’application en effet est en permanence à jour du barème des frais kilométriques en vigueur, et l’applique automatiquement eu égard à la puissance fiscale de votre véhicule.
Le + indéniable : un justificatif de déplacement est généré immédiatement et associé à votre déplacement.
#2 – Saisie rapide d’une entreprise et calcul automatique du trajet
Ce module permet de saisir le nom de l’entreprise sans avoir à rechercher vous-même son adresse. La distance sera automatiquement calculée.
Autre point essentiel de cette application dédiée aux frais kilométriques : la possibilité d’enregistrer des déplacements favoris. Si vous avez des clients récurrents, il n’est pas rare que vous leur rendiez visite régulièrement, inutile donc de perdre du temps à saisir une nouvelle fois ce trajet. Dès lors qu’il est enregistré, il vous suffit de le sélectionner et de l’ajouter à vos déplacements du mois.
Pour un restaurateur qui va se fournir tous les jours ou toutes les semaines au même endroit, cette fonctionnalité est incontournable.
#3 – Déduction de la distance domicile/travail
Mais nous avons choisi d’aller encore plus loin en considérant toutes les possibilités. Ainsi, N2F est à même de déduire la distance domicile/travail si l’un de vos collaborateurs part de chez lui et non de l’entreprise pour se rendre chez un client, grâce à la fonction « départ de mon domicile ».
Dans N2F, vous paramétrez très simplement votre véhicule : puissance fiscale, énergie… Vous pouvez même enregistrer en photo l’intégralité des documents réglementaires : carte grise et attestation d’assurance, notamment.
Optez pour une gestion plus simple et plus intuitive de vos frais kilométriques et oubliez les calculs d’apothicaire. N2F est une solution fiable qui vous assure d’être à jour de la réglementation en vigueur, pour vous préserver contre tout redressement fiscal. En effet, le barème kilométrique est modifié en temps réel dès sa publication.
Si toutefois vous choisissez d’appliquer votre propre barème, qui ne peut pas être moins intéressant que le barème en vigueur, vous pouvez tout à fait le personnaliser dans N2F.
FAQ
Si vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre d’une utilisation professionnelle (formation, déplacement sur site, etc.), vous pouvez vous faire rembourser les frais kilométriques.
L’indemnité kilométrique rembourse les frais liés à l’usure du véhicule (entretien, changement des pneus, frais de garage et dépréciation), l’assurance auto, le carburant.
Les indemnités kilométriques (ou IK) sont les frais remboursés à un salarié par une entreprise pour les déplacements qu’il réalise dans le cadre professionnel (mission, formation, etc.) avec son véhicule personnel : voiture, utilitaire, moto ou scooter.
Vous devez déclarer vos frais professionnels dans votre déclaration d’impôts, mais les indemnités kilométriques ne sont pas imposables.
La gestion des déplacements professionnels au sein des entreprises est soumise à de nombreuses réglementations. Pour ne rien rater et vous assurer d’être toujours dans la légalité, téléchargez dès à présent notre guide des déplacements professionnels !
