Au fur et à mesure de la croissance d’une entreprise, le nombre de notes de frais se multiplie. Si leur gestion reste faisable manuellement pour les TPE, lorsque l’on arrive au stade de la PME, c’est une autre histoire ! Pour gagner en productivité, mais aussi en sécurité, les PME ont tout intérêt à adopter une application de gestion de notes de frais.
Les limites d’une gestion des notes de frais avec Excel
Outil jusqu’alors indispensable dans les PME, Excel connaît cependant certaines limites, notamment dans la gestion des notes de frais.
La perte de temps
La gestion classique des notes de frais sur un tableau Excel entraîne dans son sillage à la fois de multiples saisies manuelles et un manque de flexibilité. Pour les collaborateurs comme pour les comptables, il s’agit d’une perte de temps perpétuelle avec une durée de traitement pour chaque note de frais qui peut dépasser les 30 minutes ! Les premiers doivent réunir leurs justificatifs, les scanner, les faire vérifier, quand les autres doivent les vérifier à leur tour, les saisir à plusieurs reprises, puis les intégrer dans leur base de données.
Le délai de remboursement
Quant au remboursement, il s’allonge au point que la moyenne est aujourd’hui de 30 jours entre l’édition de la note et son remboursement. Vos collaborateurs ne doivent donc pas s’attendre à être remboursés rubis sur l’ongle le même mois que leurs dépenses. Ce qui peut bien sûr être problématique, voire un motif de litige, en cas d’avance de frais importants.
Les sources d’erreurs
La saisie manuelle des données chiffrées s’avère particulièrement délicate et les erreurs sont légion. Que ce soit dans la saisie elle-même ou dans le calcul, 1 note de frais sur 5 en moyenne doit être revérifiée.
Un coût très important
Au temps passé par chaque salarié et comptable, une note de frais coûte à elle seule 53 € à l’entreprise selon une étude de la Global Business Travel Association. Si, en plus, sa saisie contient une erreur, il vous en coûtera 48 € supplémentaires. Sans compter qu’il n’est pas toujours évident de constater les dépassements de plafond et que la récupération de la TVA sur les notes de frais est bien souvent approximative.
Des risques d’abus
Parmi les abus courants des collaborateurs les plus répertoriés, on trouve : les frais kilométriques, les doublons volontaires, ou encore les dépassements du plafond. Ces fraudes surviennent au nez et à la barbe des PME qui n’utilisent pas de solutions de gestion automatisée qui détectent les notes de frais suspectes et alertent les comptables.
Les avantages d’une application de gestion de notes de frais pour les PME
La transformation digitale des entreprises ne concerne pas seulement les grands groupes. De l’entreprise individuelle à la PME, chacune peut bénéficier de l’automatisation des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Pour les notes de frais, une application de gestion offre donc de multiples avantages.
Le gain de temps
Une application de gestion de note de frais est l’assurance de diviser le temps de traitement par 4 et, par conséquent, de gagner en productivité sur les tâches à forte valeur ajoutée.
- Pour les salariés, une application mobile permet un scan intelligent des notes de frais, qui extrait automatiquement toutes les données de la photo du ticket : date, montant, TVA, taxe de séjour, volume de carburant … sans saisie dans Excel en fin de mois, et encore moins de mise sous enveloppe des justificatifs. Ce procédé est d’autant plus pratique que l’URSSAF accepte désormais les justificatifs numériques. Les salariés mobiles profitent aussi de cette façon d’une application qui les suit dans leurs déplacements.
- Pour les managers, l’application permet de ne plus attendre les justificatifs. Tout comme elle entraîne un affichage en temps réel des alertes : dépassement de plafond, doublon de dépense, etc.
- Pour les comptables, l’application offre un contrôle automatique de la TVA, une récupération de celle-ci simplifiée et plus juste, et une injection automatisée dans la comptabilité sans avoir à saisir les données une nouvelle fois.
Une centralisation des données et leur sécurisation
Une application de gestion de notes de frais est aussi le moyen le plus efficace et le plus sûr de digitaliser et donc de centraliser les données en toute sécurité, si vous la choisissez bien. Vous pouvez ensuite générer des reportings et y voir plus clair dans les dépenses de vos collaborateurs.
L’application vous permet en outre de gérer au fil de l’eau les notes de frais, vous évitant les « rushs » en fin de mois ou la procrastination de vos salariés. De même, elle facilite le traitement et donc le délai de remboursement.
La gestion sur application est par ailleurs l’assurance d’une harmonisation des processus. De plus, en cas de contrôle de l’URSSAF, tous les justificatifs et tous les calculs apparaissent clairement et sans doute possible.
Comment choisir une application de gestion de notes de frais adaptée aux PME ?
Pour choisir la meilleure application de gestion de notes de frais, vous devez d’abord déterminer les besoins de votre PME. S’agit-il de :
- Déterminer et faire respecter les plafonds ?
- Déterminer un workflow de validation différent selon vos collaborateurs ?
- De faire des rapprochements bancaires automatisés ?
- D’archiver vos données à valeur probante ?
- De proposer un scan intelligent ?
- D’avoir un logiciel de notes de frais supportant bien la connexion automatique avec le logiciel de comptabilité ?
- D’avoir un logiciel de note de frais sachant bien gérer tous vos analytiques.
- De pratiquer une gestion d’avance ?
- De rembourser automatiquement vos collaborateurs ?
- De gérer les indemnités kilométriques et les véhicules ?
En répondant à toutes ces questions, vous pouvez évaluer l’application/le logiciel dont vous avez besoin pour automatiser la gestion de vos notes de frais. Sur le marché, il existe des solutions aux fonctionnalités différentes et plus ou moins complètes : avec ou sans plafond, avec carte de paiement directement intégrée, ou encore des fonctionnalités pour utiliser la solution à l’internationale. L’important est de choisir celle qui répond véritablement à vos besoins, ni plus ni moins, et pour un prix intéressant.
N2F vous propose son application de gestion de notes de frais en ligne pour en finir avec cette tâche chronophage, tout en sécurisant vos données. Vos collaborateurs scannent chaque reçu, qui arrive en temps réel au service comptabilité. Le justificatif est alors traité rapidement, avec un risque d’erreur drastiquement diminué et une sécurité accrue. Vous cherchez la meilleure solution pour vos notes de frais ? Contactez-nous !
