Quelle que soit la taille de votre entreprise, bien tenir sa comptabilité fait partie des fondamentaux pour la pérenniser. N2F vous donne quelques conseils pour une gestion optimale de votre structure, de la mise en place de tableaux de bord à l’utilisation d’une application de gestion des notes de frais.
Comptabilité : un travail quotidien
Tenir sa comptabilité à jour est un élément important. Non seulement cela vous permet de savoir en permanence où vous en êtes sur le plan financier, mais c’est aussi une solution pour ne pas prendre de retard. En effet, lorsque les factures et les courriers s’accumulent, les entrepreneurs n’ont qu’une envie : fuir. À moins d’avoir un service de comptabilité dans votre entreprise qui gère cela à plein temps, soyez vigilant et rigoureux, mettez en place une routine pour ne jamais vous sentir dépassé.
Mettre en place les prélèvements automatiques
Cela fait partie des petits détails, mais au final, le temps gagné peut être conséquent sur l’année. La mise en place du prélèvement automatique pour ses charges permet d’être certain de ne pas oublier de payer à l’échéance. En optant pour cette solution, non seulement vous serez certain de ne pas avoir de pénalités de retard, mais vous gagnerez aussi du temps. De fait, vous limiterez les réceptions de courriers de relance et les fastidieuses démarches pour tenter de vous soustraire aux pénalités de retard.
Utiliser des tableaux de bord
De nombreux outils vous permettent d’optimiser votre comptabilité. C’est une solution essentielle pour gagner un temps précieux et pérenniser votre entreprise. Le tableau de bord est un outil de gestion sera votre meilleur allié pour visualiser en un instant votre chiffre d‘affaires, votre bénéfice, votre trésorerie et ainsi identifier les axes d’évolution.
Faire un prévisionnel
Bien gérer sa comptabilité, c’est savoir anticiper. Pour cela, rien de mieux qu’un prévisionnel. Si vous avez une visibilité à moyen ou long terme, réalisez un tableau pour bien visualiser vos futures rentrées d’argent, mais aussi vos dépenses. Naturellement, cela n’est pas possible pour toutes les entreprises, certaines n’ont qu’une visibilité limitée sur leur chiffre d’affaires.
Ne pas mélanger chiffre d’affaires et bénéfice
Aujourd’hui, il est possible d’ouvrir très simplement une entreprise sans avoir de notion de comptabilité. Cette liberté n’est pas négligeable, mais force est de constater que cela comporte des risques. De fait, certains entrepreneurs confondent chiffre d’affaires et bénéfices. Or, cela peut mettre en péril votre entreprise, mieux vaut prendre le temps de se former, a minima, à la comptabilité si vous n’avez pas de comptable en interne.
Utiliser des logiciels de comptabilité
Oubliez le vieil Excel et passez à l’étape supérieure. Il existe aujourd’hui des logiciels de comptabilité plus ou moins élaborés selon la dimension de votre structure. De la microentreprise à la grande société en passant par la PME, les logiciels de comptabilité s’adaptent à vos besoins et au volume de vos écritures. De plus, un bon logiciel de comptabilité vous proposera d’éditer vos devis et factures afin d’être dans les règles et de renvoyer une image professionnelle à vos clients. Le choix est vaste et il y en a pour tous les budgets, certains logiciels vous proposent un essai gratuit, ce sera la meilleure solution pour trouver l’outil de comptabilité qui vous correspond.
Bien choisir son expert-comptable
Optimiser sa comptabilité, c’est aussi bien s’entourer. Le choix d’un
expert-comptable n’est en rien anodin. De fait, ce professionnel doit être à
vos côtés à chaque instant, gérer votre comptabilité et être force de
conseil. Il aura à la fois une vision plus globale et plus précise et saura
anticiper. Sa fonction va bien plus loin que l’établissement d’un bilan. Un bon
expert-comptable doit être en mesure d’optimiser votre fiscalité et de
trouver les solutions adéquates. Vous payez trop de charges et trop
d’impôts ? Votre expert-comptable devra vous proposer des solutions
d’optimisation. Vous n’avez pas assez de charges dans votre entreprise ?
Là encore, il saura faire en sorte de réduire votre bénéfice pour limiter votre
imposition.
Bien choisir son comptable, c’est choisir des compétences, mais c’est aussi et
surtout choisir un service. Nous vous conseillons de ne pas systématiquement
aller au moins cher. Pourquoi ? Tout simplement parce que les
experts-comptables proposant des offres trop attractives vous facturent bien
souvent des suppléments. Aller à la course au moins cher, c’est prendre le
risque de se voir facturer les mails et les appels échangés au cours de
l’année. C’est aussi s’engager auprès d’un professionnel qui ne prendra pas le
temps de vous conseiller pour faire les meilleurs choix.
Optimiser sa gestion des notes de frais
Autre point important pour optimiser la gestion de sa comptabilité : une gestion optimale des notes de frais. Quelle que soit la taille de votre structure, dès lors que vos salariés se déplacent dans le cadre de leur travail et établissent des notes de frais, vous êtes confronté à un travail chronophage. La gestion de notes de frais « à l’ancienne » n’est que perte de temps. Selon les études, il ressort que la gestion d’une simple fiche de frais prend en tout 20 minutes et coûte 53 €. Imaginez, ne serait-ce qu’à l’échelle d’une petite ou moyenne entreprise ce que cela peut représenter. Mais ce n’est pas tout. En n’optimisant pas votre gestion de notes de frais, vous courrez le risque d’être confronté à des erreurs. Et, une fois de plus, cela a un coût. Il est estimé que les entreprises rencontrent des erreurs dans 19 % des cas. Cela représente un surcoût de 48 €.
Avez-vous réellement envie de jeter votre argent par les fenêtres ? Nous ne le croyons pas. C’est pourquoi N2F vous propose, dès 3 € HT par mois, une application de gestion de notes de frais en ligne capable de vous faire gagner un temps précieux. Vos collaborateurs scannent leur reçu et créent une note de frais sur leur application. Le service comptabilité est informé en temps réel et peut traiter en un clin d’œil cette note. Tout est rapide, transparent et de nombreux garde-fous permettent de limiter le risque d’erreur ou de fraude. Faites gagner du temps à votre comptable, optez pour une application de gestion note de frais performante et pas chère.
