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Besoin
APPLICATION MOBILE :
la note de frais en un flash
Application mobile de gestion des notes de frais
La meilleure solution pour vos dépenses professionnelles
N2F est une solution conçue pour la gestion des dépenses professionnelles de votre entreprise. Elle combine une appli mobile, accessible depuis tous vos devices, et une plateforme web.
Le pari de N2F ? Offrir à vos collaborateurs un outil simplifiant leur déclaration de notes de frais, et qui offre aussi des fonctionnalités comptables.
Sommaire :
#2 – Pourquoi une application de notes de frais ?
#3 – L’appli mobile : essentielle pour votre mobilité
#4 – Application mobile et cartes bancaires professionnelles
La solution N2F en quelques secondes
Lors de leurs déplacements ou en mission, vos collaborateurs sont confrontés à de nombreux frais professionnels. N2F leur offre une application efficace pour la saisie de leurs dépenses, y compris les frais kilométriques.
Une solution complète :
- Scan intelligent qui remplit les notes de frais à votre place
- Gestion simplifiée de l’indemnité kilométrique grâce à Google Maps
- Conversion automatique en 170 devises selon le taux de change de référence
- Interface disponible en 11 langues et traduction des justificatifs, de quoi satisfaire vos collaborateurs internationaux
- Fonctionne hors ligne : sauvegarde des données même sans réseau
- Synchronisation des données sur tous les appareils
Une gestion des notes de frais efficace :
- Comptabilité analytique optimisée grâce aux tableaux de bord et reportings synthétiques
- Archivage à valeur probante et dématérialisation naturellement intégrée
- Module de cartes bancaires, pour plus de souplesse dans la gestion des frais professionnels.
Finie la gestion fastidieuse et chronophage ! Facilitez les déplacements professionnels et choisissez N2F, le logiciel note de frais qui fait gagner du temps à tout le monde.
N’attendez plus la fin de mois pour enregistrer vos frais professionnels et déplacements professionnels. Notre application mobile permet un gain de temps grâce à la dématérialisation. Complétée par notre logiciel web en mode SaaS, la synchronisation automatique permet l’intégration dans votre logiciel de comptabilité, la récupération de la TVA et la gestion des véhicules personnels…
C’est par ici pour obtenir un essai gratuit de notre application de gestion notes de frais :
Pourquoi choisir une application de notes de frais ?
Traditionnellement, les entreprises réalisent leurs notes de frais sur Excel, dans un tableau comportant plusieurs colonnes. A la fin d’une période donnée (ex : chaque fin de mois), les salariés ayant réalisé des déplacements professionnels remplissent ce document et y joignent leurs reçus et justificatifs de dépenses.
Résultat ? La comptabilité se retrouve noyée sous les papiers, le traitement est laborieux, le délai de remboursement long, sans compter le risque de perte du justificatif.
La promesse de N2F ? Faciliter le traitement des notes de frais pour les salariés et la comptabilité grâce à une application simple, intuitive et puissante.
Ne perdez plus de temps à saisir vos notes de frais, le scan intelligent le fait pour vous !
A la terrasse du restaurant, dans votre chambre d’hôtel ou au terminal de l’aéroport, prenez simplement une photo de votre justificatif de paiement depuis votre smartphone ou votre tablette, N2F s’occupe de tout !
Grâce au scan intelligent (OCR – reconnaissance optique des caractères), N2F reconnaît et extrait instantanément les données de votre justificatif pour compléter votre note de frais :
- Date
- Montant
- Marchant
- Taux de TVA, même multiples
- Calcul de la distance et des indemnités kilométriques
De plus, l’application gère automatiquement la catégorisation de vos dépenses.
N2F, une application de notes de frais complète et sans concession
L’app N2F offre un gain de temps appréciable pour tous les collaborateurs impliqués dans la gestion de la note de frais. Depuis la création de la dépense professionnelle jusqu’à son remboursement, en passant par toutes les étapes de suivi, N2F vous décharge de cette corvée :
- Pour le déclarant, qui créé sa note de frais en quelques secondes
- Pour le valideur, qui reçoit une notification lorsque la note de frais est soumise et peut en un clic l’approuver, la rejeter ou demander des modifications
- Pour la comptabilité, qui bénéficie de multiples fonctionnalités lui permettant de gagner du temps (vérification prédictive, filtre anti-fraude, connexion bancaire, intégration en comptabilité…).
Laissez-vous guider par l’interface simple et intuitive de N2F et simplifiez votre gestion des notes de frais !
L'appli mobile : l’essentiel pour votre mobilité
#1 – Gestion des indemnités kilométriques
L’application N2F facilite le remboursement de vos indemnités kilométriques, grâce au module connecté avec Google Maps [lien vers la page IK].
#2 – Gestion des véhicules
Vos salariés utilisant l’application N2F peuvent simplement ajouter des véhicules et fournir les documents nécessaires. Ils peuvent ensuite sélectionner directement dans l’appli le véhicule utilisé lors d’une mission.
#2 – Conversion des devises
En déplacement à l’étranger ? Plus besoin de convertir vos notes de frais d’une devise à une autre ! N2F utilise le taux de change de référence de la Banque de France en temps réel et calcule naturellement la conversion dans 170 devises.
#3 – Utilisation multilingue
La langue de l’interface ne convient pas à vos collaborateurs internationaux ? N2F est disponible en 11 langues.
#4 – Des justificatifs dématérialisés
Oubliez la corvée des notes de frais à l’ancienne ! Plus besoin de scanner vos justificatifs ou de les agrafer à votre fichier Excel imprimé. Prenez simplement une photo de votre ticket de caisse et retrouvez-le directement au format PDF dans l’application N2F.
#5 – Une application disponible même hors connexion
Quand on part en déplacement professionnel, que ce soit à l’international ou en France, disposer d’une connexion internet n’est pas toujours évident.
Partez sereinement en déplacement avec N2F : votre application note de frais fonctionne également hors ligne. Saisissez vos notes de frais au gré de vos déplacements sans vous soucier du réseau. Vos données seront synchronisées (et sécurisées) sur tous vos appareils (smartphones, tablettes et ordinateurs) dès que vous retrouverez du réseau.
#6 – App disponible sur vos devices professionnels ou personnels
L’application N2F peut être installé sur autant de périphériques que vous voulez, pratique lorsqu’on cumule équipement pro et perso. De plus, elle est disponible sous iOS et Android.
#7 – Respect de la politique de frais
Au moment de la saisie d’une dépense, l’application N2F avertit le salarié en cas de dépassement de plafond. Les plafonds peuvent être bloquants ou avertissants, et être configurés en fonction :
- Du type de dépense (nuitée, repas du midi ou du soir)
- Du pays
- De la typologie de salarié (directeur, commercial, collaborateur).
Avec ou sans réseau, en train ou en avion, l’application N2F se mobilise pour vous faire gagner du temps.
Application mobile et carte bancaire professionnelle
L’application N2F est utilisable avec un module de cartes affaires, pour une gestion à 360° des dépenses professionnelles.
Depuis l’application N2F, le salarié porteur de carte peut ainsi :
- Recevoir une notification rappelant de soumettre les factures et justificatifs directement après paiement
- Payer via Apple Pay, Google Pay, smartphone ou montre connectée
- Choisir son propre code PIN
- Suspendre sa carte N2F en cas de besoin.
Côté comptabilité, le rapprochement bancaire est automatique et la gestion de la flotte de carte se font depuis le logiciel N2F.
Suivez efficacement vos notes de frais de A à Z
Une fois votre dépense professionnelle créée, visualisez simplement son statut depuis l’application mobile :
- En cours
- En traitement
- Approuvée
- Remboursée
Un système de code couleurs vous permet d’identifier facilement chaque étape du processus de validation, et aux valideurs de repérer les tâches à effectuer :
- Notes à contrôler
- Notes à rembourser
- Commentaires éventuels dans la messagerie interne.
Pour une vérification complète des notes de frais soumises par vos collaborateurs, il vous suffit de visualiser la photo du ticket de caisse sous format PDF.
FAQ
Toutes les réponses aux questions que vous vous posezQu’est-ce que l’application N2F ?
N2F est une appli en ligne efficace pour la gestion des frais professionnels et frais kilométriques des collaborateurs du privé ou du public, et pour les bénévoles d’associations.
Comment comptabiliser les frais depuis une application de notes de frais ?
Si votre appli de notes de frais le permet, vous pouvez la connecter directement à votre logiciel comptable afin que les dépenses professionnelles soient automatiquement injectées en comptabilité. Sinon, vous pouvez extraire les fichiers comptables pour les importer ensuite manuellement en comptabilité.
Quelle appli pour gérer les notes de frais ?
Nous vous conseillons de faire un cahier des charges de vos besoins pour choisir une application de notes de frais. Il existe plusieurs acteurs sur le marché, selon vos demandes et besoin : N2F, Expensya, SAP Concur…
Comment rentrer ses notes de frais sur l’appli N2F ?
La saisie des notes de frais sur l’appli N2F se fait simplement à partir d’une photo du justificatif de paiement. Les données sont extraites, la catégorie sélectionnée automatiquement : il suffit ensuite de valider la dépense, qui sera validée par un manager puis envoyée en comptabilité pour remboursement.
Quelle appli antifraude aux notes de frais ?
N2F est une application de notes de frais dotée de plusieurs dispositifs antifraude : plafonds avertissants ou bloquants (empêchant la soumission de la note), connexion du module d’indemnités kilométriques avec Google Maps pour un calcul juste des distances, avertissement en cas de dépense réalisée sur un jour non travaillé, score de fiabilité accordé à chaque dépense.
