MODÈLE EXCEL GRATUIT

Formulaire de demande d’achat : le modèle Excel

Avant de commander, le demandeur décrit son besoin, le justifie et chiffre le montant. Ce fichier Excel donne à chaque demande le même format, puis garde une trace de toutes les demandes dans un tableau de suivi.

Un formulaire d’une page : demandeur, besoin, fournisseur, montant HT, TVA et TTC
Trois niveaux de validation : N+1, service financier, direction au-delà de 1 000 €
Un tableau de suivi pour toutes les demandes de l’année

3 onglets · 3 niveaux de validation · 10 colonnes de suivi

Le contenu

Ce que contient le modèle

Un formulaire à remplir pour chaque achat, un registre pour les suivre et une liste de services à adapter.

Onglet Formulaire Demande. Date du jour, référence, nom et service du demandeur, nature de la dépense (équipement, fourniture, service, autre), description, justification, fournisseur proposé, montants et date souhaitée.
Bloc Validation. Le responsable N+1, le service financier, puis la direction si la demande dépasse 1 000 €, chacun avec un statut : en attente, validé ou refusé.
Onglet Suivi Demandes. Un registre en 10 colonnes, de la référence aux commentaires, en passant par le montant HT, le statut et la date de validation.
Onglet Services. Neuf lignes à renommer avec les services de votre organisation.

Ce que le modèle vous évite

Pour les petites structures qui n’ont pas encore d’outil achats, et pour les services généraux, comptables ou financiers qui valident les dépenses.

Des demandes envoyées par e-mail en trois lignes

Chaque demande arrive avec sa justification, son fournisseur et son montant estimé : le valideur a tout sous les yeux.

Des achats engagés sans accord

Le circuit est écrit dans le formulaire. Au-delà de 1 000 €, la direction signe aussi, et vous pouvez changer ce seuil.

Des demandes impossibles à retrouver

Le registre de suivi garde la date, le demandeur, le statut et la date de validation de chaque demande.

Téléchargez le modèle gratuit

Recevez le fichier par e-mail juste après l’envoi du formulaire.

Un fichier Excel de 3 onglets
Un formulaire et un registre de suivi
Des champs à adapter à vos services et à vos seuils

Télécharger le modèle

Pourquoi formaliser vos demandes d’achat

La demande d’achat est la première étape du circuit achats : un collaborateur exprime un besoin, un responsable l’approuve, puis l’achat devient une commande et, plus tard, une facture fournisseur. Formaliser cette étape permet de savoir qui a engagé quelle dépense, et pourquoi, avant même de recevoir la facture.

De la demande d’achat à la facture

Une fois la commande passée, la facture du fournisseur doit reprendre les éléments convenus. Pour la contrôler, gardez en tête la liste des mentions obligatoires sur une facture publiée par Service Public Entreprendre.

Gérer les demandes d’achat dans N2F

N2F intègre un module de gestion des achats pour suivre tout le processus, de la demande d’achat jusqu’à la commande. Les factures sont ensuite rapprochées automatiquement des bons de commande approuvés, pour être alerté au plus tôt d’un dépassement. Avec N2F Budget, les budgets se pilotent selon la structure de l’entreprise : services, centres de coûts, projets, codes activité ou axes analytiques.

Les autres ressources pour la direction financière

Pour suivre vos dépenses face au prévisionnel, consultez le guide de la gestion de budget en entreprise. Pour vérifier vos contrôles internes, utilisez la checklist pour auditer le risque de fraude. Toutes nos ressources sont gratuites.

Télécharger le modèle de demande d’achat