Votre service comptable croule sous les factures fournisseurs ? Les validations d’achats traînent ? Les relances internes sont devenues votre sport quotidien ? Il est peut-être temps de revoir votre processus Purchase to Pay.

Le Purchase to Pay, ou P2P pour les intimes. Encore un anglicisme sorti tout droit d’un manuel de consultants ? Pas tout à fait.

Derrière ce terme un peu technique se cache en réalité l’ensemble du cycle d’achat jusqu’au paiement d’un fournisseur. Et c’est justement ce processus que de nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui d’optimiser, voire de dématérialiser, pour gagner en fluidité, en contrôle et en performance.

Car oui, le P2P n’est pas réservé aux grandes structures. Toute organisation qui souhaite améliorer sa gestion des achats et de la facturation a intérêt à s’y intéresser.

Pourquoi ? Parce qu’il ne s’agit pas uniquement de technologie, mais de stratégie. Un processus d’achat bien huilé, c’est un pilotage budgétaire plus précis, moins d’erreurs, des délais raccourcis… et des équipes libérées pour se concentrer sur l’essentiel.

Qu’est-ce que le Purchase to Pay (P2P) ?

Le Purchase to Pay, ou P2P, désigne l’ensemble du processus qui va de la demande d’achat d’un bien ou d’un service jusqu’à son paiement. Il s’agit d’un cycle complet, qui englobe plusieurs étapes clés :

  • la demande,
  • la validation,
  • la commande,
  • la réception,
  • la facturation,
  • le règlement.

L’objectif du P2P est simple : structurer et fluidifier les échanges entre les services internes et les fournisseurs, tout en assurant une parfaite traçabilité.

Ce processus concerne autant les équipes opérationnelles que les services achats, comptabilité et finance. Il permet de centraliser les données liées aux dépenses, de suivre les engagements budgétaires en temps réel, et de sécuriser les flux financiers.

Le P2P est souvent confondu avec d’autres termes proches, notamment le Procure to Pay ou le Source to Pay. Pourtant, il possède des spécificités qu’il est important de bien comprendre pour identifier la solution la plus adaptée à son entreprise.

Quelle différence entre Purchase to Pay et Source to Pay ?

À première vue, les termes Purchase to Pay (P2P) et Source to Pay (S2P) semblent interchangeables. Pourtant, ils ne désignent pas exactement la même chose. Comprendre la nuance entre les deux peut aider une entreprise à mieux structurer ses processus et à choisir les bons outils.

Le Purchase to Pay se concentre sur le cycle opérationnel de l’achat jusqu’au paiement. Il démarre généralement à partir d’un besoin identifié ou d’une demande d’achat, puis se déroule jusqu’au règlement de la facture fournisseur. C’est un processus essentiellement transactionnel, qui vise à automatiser les tâches administratives, réduire les erreurs et améliorer le suivi des dépenses.

Le Source to Pay, quant à lui, intègre une dimension plus stratégique. Il englobe l’ensemble du cycle d’approvisionnement, en y ajoutant l’étape de sourcing, c’est-à-dire la recherche, l’évaluation et la sélection des fournisseurs. Autrement dit, le S2P commence plus tôt dans la chaîne : il ne s’agit pas seulement d’exécuter des achats, mais aussi d’optimiser en amont les relations fournisseurs, les appels d’offres et les négociations contractuelles.

En résumé : le Source to Pay est plus large. Il inclut le Purchase to Pay, tout en y ajoutant une couche de stratégie d’achats. Pour les entreprises qui cherchent à automatiser leurs tâches comptables et à mieux contrôler leurs dépenses, le P2P suffit souvent. Celles qui souhaitent structurer leurs politiques d’achat dans leur globalité s’orienteront vers le S2P.

Purchase to pay : les étapes

1. La demande d’achat

Tout commence par l’identification d’un besoin. Un collaborateur ou un service exprime une demande : il peut s’agir de matériel informatique, de fournitures, de prestations… Cette demande est saisie dans un outil ou via un formulaire, avec les détails nécessaires (quantité, fournisseur, prix estimé).

2. La validation interne

Une fois la demande formulée, elle doit être approuvée. Cette étape permet de vérifier la légitimité de l’achat, le respect du budget et la conformité avec la politique interne. Les circuits de validation sont souvent personnalisés selon le montant ou le type de dépense.

3. La commande fournisseur

Une fois validée, la demande est convertie en commande formelle, transmise au fournisseur. L’envoi d’un bon de commande permet de cadrer les engagements : prix, délais de livraison, conditions de règlement… Cette étape évite les achats non maîtrisés ou les écarts entre commande et facture.

4. La réception et le contrôle

Lorsque les biens ou services sont livrés, il est essentiel de vérifier leur conformité avec la commande. C’est ce qu’on appelle le contrôle de réception. En cas de non-conformité ou d’anomalie, un processus de retour ou de réclamation peut être enclenché.

5. La facturation et le rapprochement

Le fournisseur émet sa facture. Celle-ci est rapprochée avec la commande et la réception pour s’assurer qu’il n’y a pas d’écart (prix, quantité, TVA…). Ce contrôle automatisé dans un système P2P permet de détecter rapidement les anomalies et d’éviter les erreurs de paiement ainsi que les litiges.

6. Le paiement

Dernière étape : le règlement de la facture selon les conditions convenues (immédiat, à 30 jours, etc.). Une fois le paiement effectué, l’opération est enregistrée dans les systèmes comptables et les données sont archivées.

Quels sont les bénéfices du P2P pour l’entreprise ?

Mettre en place un processus Purchase to Pay structuré permet de fluidifier les achats et la gestion des factures. L’automatisation réduit les erreurs, les délais de traitement, et améliore la productivité des équipes.

Le P2P offre également une meilleure visibilité sur les dépenses et facilite le pilotage budgétaire. En centralisant les données et en assurant la traçabilité, il renforce la conformité et limite les risques de fraude.

Côté fournisseurs, les relations sont plus saines grâce à des paiements respectés et des échanges plus fluides.

En bref, le P2P allie gain de temps, économies, sécurité et performance.

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Pour aller plus loin : ressources utiles sur le sujet

Le processus Purchase to Pay s’inscrit dans une démarche plus large de modernisation des fonctions financières. Pour approfondir le sujet et explorer des aspects complémentaires, voici quelques ressources utiles à consulter :

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