Que ce soit pour une visite client, un déplacement sur site ou encore une conférence, les voyages d’affaires font partie de la vie d’une entreprise, et sont essentiels à sa croissance.
Avec les réglementations fiscales appliquées aux déplacements professionnels, gérer le remboursement des collaborateurs peut être complexe.
Déplacements professionnels, de quoi parle-t-on ?
Le terme de “déplacement professionnel” recoupe une multitude de réalités, aussi bien des visites sur une journée que des missions à l’autre bout du monde pendant plusieurs semaines.
De fait, les déplacements à proximité de l’entreprise et ceux qui se font à une plus grande distance rentrent dans la même catégorie.
Pour autant, ils ne vous soumettent pas aux mêmes obligations !
Quelle gestion des frais professionnels ?
Un salarié en déplacement réalise de frais de plusieurs natures :
- Transport (avion, train, taxi…)
- Péage, parking, carburant
- Repas
- Nuitée
Comment rembourser les frais de déplacement ?
Vous pouvez choisir de rembourser les frais de déplacement de deux façons :
- Soit au réel : le salarié est remboursé de ses dépenses sur présentation de justificatifs conformes et valides
- Soit au forfait : l’indemnité forfaitaire est déterminée en fonction du lieu de déplacement et de la durée du séjour, selon un barème annuel.
Vous pouvez aussi réaliser une avance de frais, c’est-à-dire avancer au salarié la somme destinée à couvrir ses frais de déplacement.
Si le salarié se déplace avec son véhicule personnel, vous devrez le rembourser sur la base du barème kilométrique en vigueur, ou tout autre barème spécifique à l’entreprise (mais qui ne peut pas être moins avantageux). Le remboursement des frais de transport, d’hébergement et de restauration devra se faire en accord avec la politique de frais de l’entreprise.
4 astuces pour des déplacements professionnels en toute sérénité
#1 – Définissez la politique de frais de votre entreprise
La politique de frais est un document de référence couvrant tous les aspects des déplacements et voyages d’affaires : procédures, plafonds de dépenses, liste de lieux affiliés, gestion des notes de frais, etc.
Ce document doit être disponible pour tous les salariés susceptibles de réaliser des déplacements, afin qu’ils aient une meilleure compréhension des contraintes financières et légales de leurs voyages d’affaires.
💡 A lire aussi : DAF, comment faire appliquer la politique de frais de votre entreprise ?
#2 – Automatiser les remboursements
Pour gagner du temps et éviter les erreurs, nous vous conseillons d’automatiser le processus de remboursement des frais de déplacement. Grâce à une solution de note de frais disponible sur mobile, vous facilitez la collecte des justificatifs et le traitement comptable des notes de frais. Vous pouvez aussi suivre les dépenses en temps réel, et donc mieux maîtriser vos coûts.
#3 – Être conscient des contraintes fiscales et légales
Les voyages d’affaires ont des implications fiscales et légales spécifiques. Ainsi, les comptables doivent s’assurer que la politique de remboursement respecte les exigences fiscales. Les RH, de leur côté, doivent s’assurer que les employés sont conscients des obligations légales, notamment en cas de déplacement à l’étranger.
#4 – Se doter d’outils facilitant les déplacements professionnels
La digitalisation des entreprises n’est plus un futur lointain : aujourd’hui, de nombreuses solutions existent pour faciliter le quotidien de vos collaborateurs en déplacement, mais aussi pour les services support. Ainsi, des solutions telles que la gestion de flotte automobile, une agence de voyage ou encore une solution de notes de frais permettent de gagner un temps considérable dans la gestion des déplacements, tout en réduisant le risque d’erreur.
FairJungle, par exemple, est une agence de voyage centralisant l’ensemble des factures liées aux déplacements professionnels, et N2F prend le relai en soumettant automatiquement les notes de frais à l’administrateur des voyageurs.
Vous le comprenez, la gestion des voyages d’affaires est un réel défi pour les entreprises. Ça tombe bien, nos experts ont réalisé pour vous ce guide pratique des déplacements professionnels ! Vous y découvrirez toutes nos astuces pour :
- Gérer au mieux les déplacements de vos collaborateurs conformément aux exigences fiscales et légales
- Optimiser les coûts des déplacements
- Simplifier les processus des voyages d’affaires
- Bien intégrer les nouvelles technologies dans vos processus.
Téléchargez dès à présent notre guide et contribuez à la réussite de votre entreprise tout en proposant une expérience agréable à vos collaborateurs en déplacement ! 👇
