Chi non ha mai sognato di smaltire rapidamente le incombenze lavorative più macchinose per dedicarsi pienamente ai propri obiettivi di produttività e, di conseguenza, al soddisfacimento delle proprie ambizioni professionali? Un lavoratore più sereno e soddisfatto è, d’altra parte, più performante. Ed è l’intera azienda a trarne beneficio. Tra le operazioni che possono beneficiare di uno snellimento delle procedure amministrative c’è senza dubbio la gestione delle note spese.
Come convincere la direzione aziendale che la digitalizzazione delle note spese è quello che ci vuole per noi e per la nostra azienda? Ecco i nostri 5, inconfutabili, argomenti!
Obiettivo performance
Da qualche anno, la digitalizzazione delle note spese è entrata a far parte del quotidiano di molte aziende. Sebbene ci siano ancora delle resistenze, la digitalizzazione delle note spese si è rivelata un ottimo volano per il miglioramento della performance aziendale. Come? Ecco cinque punti chiave, validi tanto per un grande gruppo che per una PMI:
- Ridurre i costi
- Ridurre gli errori e i tentativi di frode
- Rispetto della politica di spese aziendale
- Migliorare il quotidiano di dipendenti e dirigenti
- Aumentare la produttività
Tempo, e denaro, sono ottimizzati
Conservare scontrini e fatture, inserire manualmente i dati per la compilazione della propria nota spese, aspettare la verifica da parte degli uffici amministrativi… molteplici passaggi che rallentano la procedura di rimborso. Con la digitalizzazione delle note spese, è possibile dire addio a tutti i documenti cartacei che spesso vanno persi o danneggiati durante le trasferte aziendali. Il dipendente può velocemente trasmettere i dati scannerizzando scontrini e fatture e gli uffici amministrativi possono controllare agevolmente le spese grazie al software prescelto. Un risparmio di tempo oggettivo per dipendenti, manager e servizi di contabilità.
Gli errori (involontari e non) sono ridotti
La compilazione manuale della nota spese può generare errori involontari dovuti ad una distrazione. In media, 1 nota spese su 5 deve essere ricontrollata con conseguente perdita di tempo degli uffici amministrativi e del dipendente coinvolto che sarà sollecitato per la verifica dei dati inseriti. A volte, invece, è possibile che ci sia stata una volontà fraudolenta nel gonfiare, ad esempio, una spesa. La conseguenza può essere la rottura del contratto di lavorio, come previsto dalla sentenza n. 10069 del 17 maggio 2016 della Corte di Cassazione che considera la falsificazione della nota spese come un atto che lede la fiducia tra dipendente e azienda.
La dematerializzazione, e automazione, delle note spese invece elimina il rischio di errori nell’immissione dei dati e limita le frodi. I software di gestione, infatti, sono in grado di identificare automaticamente le incongruenze presenti come, ad esempio, una spesa effettuata su un giorno festivo oppure se il limite di spesa prefissato viene superato.
La politica aziendale è rispettata
Ogni società ha la propria politica di spesa. Sceglie ad esempio come gestire i rimborsi chilometrici, a quale limite fissare i rimborsi forfettari e così di seguito. A volte, è difficile ricordarsi di tutti i dettagli durante una trasferta e può capitare di non rispettare le limitazioni prefissate.
Risultato? Le spese non sono rimborsabili e il dipendente si ritrova a dover prendere in carico la somma eccedente. Grazie alla digitalizzazione e all’automazione della gestione delle note spese, l’interfaccia elettronica guida il dipendente nell’inserimento dei dati e gli consente di verificare l’aderenza della spesa effettuata alla politica aziendale. Dal canto sui, l’azienda, definisce una politica di spesa chiara e precisa che non dia adito a malintesi e conseguenti malumori.
La produttività aumenta
Chi dice risparmio di tempo dice miglioramento della produttività. Un recente studio dell’Osservatorio Imprese Lavoro INAZ, afferma che circa l’81% dei direttori delle risorse umane delle imprese italiane hanno constatato un aumento della produttività dei dipendenti grazie alle tecnologie digitali.
Perché privarsene allora? Tutto il tempo e l’attenzione risparmiati nella compilazione manuale e nella verifica delle note spese saranno reinvestiti in altri incarichi e mansioni più utili all’azienda e più soddisfacenti per il dipendente.
Le relazioni tra colleghi migliorano
La maggiore fluidità dei processi ottenuta grazie alla digitalizzazione della gestione delle note spese partecipa al miglioramento delle relazioni tra colleghi di reparti differenti. L’amministrazione non si lamenterà più di note spese incomplete e giustificativi mancanti, e i lavoratori soggetti a trasferte regolari potranno contare su rimborsi più rapidi. Un clima di maggiore comprensione reciproca e distensione dei rapporti interpersonali giova al singolo come all’intera squadra!
N2F, la soluzione che si adatta alle esigenze aziendali
Il software N2F risponde ai 5 obiettivi sopracitati grazie alla flessibilità della soluzione informatica nonché alla declinazione dei propri servizi sull’APP per smartphone.
La tecnologia di scansione automatica (OCR), ad esempio, permette un risparmio di tempo notevole nonché una maggiore affidabilità dei dati trasmessi. Il risparmio di tempo, che sia per i dipendenti che compilano la nota spese, per i manager che la verificano o per il comparto amministrativo che la processa, è un fattore determinante per la produttività aziendale.
Il software N2F si adatta tanto alle PMI che ai grandi gruppi, ma non solo. La soluzione è adatta anche alle società di consulenza oppure agli studi di commercialisti che gestiscono la contabilità delle imprese che esternalizzano questo servizio.
L’applicazione N2F garantisce poi un’estrema personalizzazione delle funzionalità. In base ai diversi tipi di note spese o a determinate condizioni di allerta, come il superamento del limite di spesa oppure spesa non rimborsabile, è possibile attivare degli avvisi visivi per ottimizzare il controllo amministrativo.
I dati vengono poi esportati automaticamente nel software di contabilità aziendale, ed è possibile anche predisporre i bonifici SEPA per i rimborsi.
Convinti? I nostri esperti sono a disposizione per ogni ulteriore dettaglio!