El fraude en notas de gastos representa el 14 % de los casos de fraude en empresas, con una pérdida mediana de 33 000 $ (fuente: Association of Certified Fraud Examiners, Report to the Nations 2024). Con los avances de la inteligencia artificial, los directores financieros y los contables temen un aumento de los intentos de fraude.
Antes hacía falta dominar programas de retoque de imagen para modificar discretamente un importe en un tique de gasolina o una cuenta de restaurante. Hoy basta un simple prompt en cualquier IA para generar un recibo falsificado.
¿Qué temen los contables y los directores financieros? Que los defraudadores aprovechen para inflar artificialmente sus gastos y obtener un reembolso indebido de la empresa. Los recibos falsos son a veces tan convincentes que ni siquiera los controladores más experimentados logran detectarlos.
El fraude en notas de gastos por IA incluye la falsificación de datos en los justificantes (importe, fecha, litros de combustible, etc.) o la creación de justificantes de gasto completamente falsos.
Cómo funciona el fraude en notas de gastos con IA
Las herramientas de IA generativa permiten modificar documentos existentes, e incluso crear recibos falsos desde cero, a veces de forma totalmente indetectable.
«Al principio, los casos de fraude más habituales eran modificaciones del importe total. Hoy se alteran incluso los tipos de IVA o detalles precisos, como los litros de combustible», explica Bertrand Muth, General Manager of International en N2F.
«También observamos un aumento del fraude relacionado con el IBAN: algunos defraudadores cambian el número de cuenta en las facturas para redirigir los pagos a sus propias cuentas», añade.
Según un estudio de SAP Concur sobre viajes de negocios, más de dos tercios de los responsables financieros y gestores de viajes sospechan de fraudes impulsados por IA en su organización, y uno de cada diez tiene la «certeza» de que existen.
El mismo estudio sitúa este fenómeno dentro de una tendencia más amplia: el fraude en gastos ha crecido desde la pandemia.
Fraude por IA: un riesgo que hay que tener presente
Ya en 2021, otro estudio de SAP Concur revelaba que los empleados consideraban «aceptable» declarar una media de 114 € en gastos no justificados. La Association of Certified Fraud Examiners, por su parte, señala que el fraude cometido por un propietario o directivo avanza tres veces más rápido que el cometido por un empleado o un mando intermedio.
Para los equipos financieros, este tema es cada vez más crítico a medida que la IA se democratiza y resulta más difícil de detectar. Las organizaciones que todavía verifican y validan las notas de gastos de forma manual son aún más vulnerables.
«Si un recibo o justificante parece auténtico a simple vista, puede pasar fácilmente los controles», advierte Bertrand Muth.
IA contra IA: la tecnología al servicio de la detección del fraude
La IA ha hecho la falsificación de recibos y facturas más accesible, pero también más sofisticada. Y es esa misma tecnología la que ahora se usa para combatir el fraude.
Soluciones como N2F aplican controles automatizados basados en IA y machine learning para identificar documentos sospechosos. Estas verificaciones no se limitan a los importes: también analizan los tipos de IVA, los litros en los tiques de combustible y otros detalles.
En caso de fraude con el IBAN, el sistema compara el número de cuenta con el historial de facturas anteriores para señalar cualquier anomalía. Aun así, la vigilancia humana sigue siendo el primer filtro.
Por eso, en N2F recomendamos verificar por teléfono con el proveedor que sus datos bancarios son correctos antes de la primera transferencia. Este enfoque se conoce como human in the loop.
Fraude por justificante falso: ¿qué detecta la IA?
Soluciones como N2F, que usan IA para detectar intentos de fraude e irregularidades, alertan especialmente ante:
- Estructura o maquetación inusual
- Logotipos, tipografías o fuentes incoherentes
- Artefactos en imágenes generadas
- Importes ilógicos
- Recibos de países que no coinciden con los datos del viaje
- Gastos registrados en un día no laborable
- Gastos duplicados (incluso si los registra otro empleado)
En el futuro, los sistemas basados en agentes autónomos podrían incluso comprobar si los recibos cumplen los requisitos fiscales. La IA se convertirá así en una aliada estratégica en la lucha contra el fraude en gastos.
El juego del gato y el ratón
Para Bertrand Muth, detectar justificantes falsificados con IA es una batalla constante:
«Es un auténtico juego del gato y el ratón, comparable a la lucha entre virus y antivirus», explica.
Los defraudadores innovan sin parar para sortear los controles; las empresas, por su parte, deben adaptar continuamente sus métodos de detección.
Según Bertrand Muth, la mejor protección contra el fraude consiste en centralizar todos los gastos mediante una tarjeta bancaria profesional, con una vinculación automática entre los recibos y las transacciones bancarias.
También recomendamos un enfoque de varias capas, que combine tecnología, verificación humana y formación de los equipos.
Buenas prácticas contra el fraude en notas de gastos
Para combatir eficazmente el fraude en notas de gastos, estos son nuestros consejos:
- Usar exclusivamente tarjetas bancarias profesionales para los gastos de empresa
- Vincular los recibos y justificantes de los pagos con tarjeta a las transacciones bancarias, para una conciliación completa
- Verificar manualmente los datos de cualquier proveedor nuevo antes de pagar su factura
- Combinar herramientas de detección con IA y control humano
- Formar a los equipos sobre los riesgos y las consecuencias del fraude
N2F: la IA para una gestión de gastos más eficaz e inteligente
En N2F no limitamos la IA a la detección de fraude. Con la tecnología desarrollada por N2F, el control de las notas de gastos es más rápido, fiable y transparente.
Cada gasto recibe una puntuación de fiabilidad, y las anomalías e irregularidades se señalan automáticamente. Así, los equipos contables pueden centrarse en los casos que realmente requieren su atención.
El fraude por justificante falso creado con IA no es una amenaza lejana. Es una realidad que obliga a las empresas a modernizar la gestión de sus gastos, reforzar sus controles internos y aumentar considerablemente sus posibilidades de detectar el fraude a tiempo.
¿Qué ventajas aporta la IA al control de gastos? Utilizada en las herramientas de gestión de gastos profesionales, la IA permite:
- Identificar de inmediato los gastos problemáticos
- Detectar fraudes e irregularidades
- Corregir posibles errores de captura
- Reducir el tiempo de tramitación y reembolso de las notas de gastos
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