¿Qué son los gastos empresariales?

Los gastos empresariales forman parte inevitable del día a día de cualquier negocio. El alquiler de una oficina, la compra de materias primas, las nóminas o una campaña de publicidad. Pero no todos se comportan igual ni tienen el mismo impacto en las cuentas. Clasificarlos correctamente permite entender dónde se emplean los recursos, y ayuda a tomar decisiones financieras con bastante más criterio.

En esta guía pondremos orden a los principales tipos de gastos. Veremos qué diferencia a los gastos fijos y variables, cómo identificar los gastos directos e indirectos, qué ocurre cuando aparece un gasto extraordinario y qué gastos son deducibles.

Definición de gastos empresariales

Los gastos empresariales son los consumos de recursos y obligaciones que se generan como consecuencia de la actividad de una empresa. En términos contables, el Plan General de Contabilidad los define como disminuciones del patrimonio neto producidas durante el ejercicio, ya sea por la salida o pérdida de valor de activos o por el reconocimiento o aumento de pasivos.

En la práctica, hablamos de partidas muy cotidianas: salarios, alquileres, suministros, servicios profesionales, publicidad o materias primas. Ahora bien, hay un matiz importante: gasto y pago no son lo mismo. Un gasto se reconoce cuando se produce o devenga, con independencia de cuándo salga el dinero de la cuenta bancaria. Una factura recibida hoy y pagada el mes próximo es un ejemplo sencillo.

Tampoco debemos confundir gasto contable con gasto deducible. Que una partida se registre como gasto no implica automáticamente que pueda reducir la base imponible, ya que la normativa fiscal establece partidas que no son fiscalmente deducibles.

A partir de aquí podemos ordenar los distintos tipos de gastos según su comportamiento o su relación con la actividad. Esta clasificación ayuda a entender mejor qué cuesta mantener el negocio en marcha y dónde se están utilizando sus recursos.

Tipos de gastos: fijos y variables

Una de las clasificaciones más útiles de los gastos empresariales distingue entre fijos y variables según cómo reaccionan ante los cambios en el nivel de actividad. No es una cuestión menor: entender esta diferencia ayuda a elaborar presupuestos más realistas y a anticipar qué ocurrirá con los costes si la empresa produce o vende más.

Los gastos fijos se mantienen relativamente estables aunque cambie el volumen de actividad. El alquiler de una oficina, determinadas pólizas de seguro o una cuota mensual de software son buenos ejemplos. La empresa tendrá que afrontarlos aunque ese mes venda menos. Eso sí, «fijo» no significa inmutable para siempre: un alquiler puede actualizarse o una tarifa renegociarse.

Los gastos variables, en cambio, evolucionan en función de la actividad. Pensemos en una empresa que fabrica muebles: si recibe más pedidos, necesitará más madera, embalajes y posiblemente más transporte. Si la producción disminuye, también lo harán buena parte de estos costes.

Distinguir correctamente entre gastos fijos y variables permite calcular mejor las necesidades financieras y analizar cómo afecta un aumento de las ventas a la rentabilidad. Además, una misma partida no siempre se comporta igual en todas las empresas.

Ejemplo:

Una pyme paga 2.000 euros mensuales por el alquiler de su nave y 15 euros de embalaje por cada pedido enviado. El primero es fijo; el segundo, variable. Separarlos permite saber cuánto cuesta simplemente mantener la estructura y cuánto añade cada nueva venta.

Tipos de gastos: directos e indirectos

Otra forma de clasificar los gastos empresariales consiste en observar su relación con el producto o servicio que ofrece la empresa. Distinguir entre gastos directos e indirectos permite calcular con mayor precisión cuánto cuesta producir, prestar un servicio o ejecutar un proyecto.

• Los gastos directos pueden vincularse de forma clara con aquello que la empresa produce o vende. En una fábrica de muebles, por ejemplo, la madera utilizada para fabricar una mesa sería un coste directo. También puede serlo la mano de obra empleada específicamente en su producción. Cuanto más sencillo sea identificar qué recurso ha consumido cada producto, servicio o proyecto, más fácil será asignarle su coste.
• Los gastos indirectos también son necesarios para que el negocio funcione, pero no pueden asociarse de manera tan inmediata a una unidad concreta de producción. Pensemos en el alquiler de las oficinas, los servicios administrativos o determinados gastos de gestión y comercialización.

Ejemplo

Una consultora asigna 40 horas de un profesional a un proyecto para un cliente. Ese trabajo constituye un coste directo del proyecto. En cambio, el software de contabilidad utilizado por toda la empresa es indirecto: resulta necesario, pero beneficia al conjunto de la actividad.

Y un detalle importante: directo no significa variable, ni indirecto significa fijo. Son clasificaciones distintas. Los gastos fijos y variables describen cómo cambia el coste según el nivel de actividad; los directos e indirectos indican a qué producto, servicio o actividad puede atribuirse.

Gastos empresariales extraordinarios

Hay gastos empresariales que no forman parte del funcionamiento habitual del negocio y aparecen de manera excepcional. Un incendio, una inundación o una sanción pueden generar costes importantes que la empresa no esperaba encontrar en su presupuesto. Conviene identificarlos por separado para evitar que distorsionen el análisis de los gastos ordinarios.

Aquí merece la pena hacer una precisión contable. Aunque coloquialmente se hable de gastos extraordinarios, el actual Plan General de Contabilidad utiliza la denominación «gastos excepcionales» para la cuenta 678. En ella se recogen pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que, por su naturaleza, no corresponda registrar en otras cuentas de gastos. Entre los ejemplos que menciona el propio PGC encontramos las inundaciones, los incendios, las sanciones y las multas.

Ejemplo

Una pyme sufre una inundación que obliga a reparar parte de sus instalaciones. Ese desembolso no responde a su actividad cotidiana ni debería analizarse como si fuera un alquiler, una nómina o cualquier otro coste recurrente.

Ejemplos comunes de gastos empresariales por categoría

En el día a día, un mismo negocio puede acumular muchos tipos de gastos. Así que clasificarlos nos ayuda a entender qué parte del dinero sostiene la estructura y cuál está más vinculada a la actividad. Y no existe una lista idéntica para todas las empresas, pues esta dependerá del sector, del modelo de negocio y de cómo se origine cada coste.

Algunos ejemplos habituales son:

• Personal: salarios, cotizaciones sociales, formación o determinados gastos asociados a los empleados.
• Instalaciones: alquiler de oficinas, locales, almacenes o naves.
• Suministros: electricidad, agua, telefonía e internet.
• Producción: materias primas, componentes, embalajes y otros recursos necesarios para fabricar un producto.
• Servicios externos: asesoría, consultoría, mantenimiento, diseño o servicios jurídicos.
• Comercialización: publicidad, campañas de marketing, comisiones comerciales y determinadas acciones promocionales.
• Viajes y desplazamientos: transporte, alojamiento, dietas y otros gastos vinculados a desplazamientos profesionales.
• Financieros: intereses de préstamos y determinadas comisiones bancarias.

Una vez definidas las categorías, establecer una política de gastos efectiva ayuda a fijar criterios comunes sobre qué gastos se permiten, cómo deben justificarse y quién debe aprobarlos.

Además, una partida puede pertenecer a varias clasificaciones a la vez. El alquiler mensual de una nave puede ser un gasto fijo e indirecto, mientras que la materia prima utilizada para fabricar un producto será normalmente variable y directa. Por eso, clasificar los gastos empresariales exige mirar qué función cumple cada partida y cómo se comporta dentro de ese negocio concreto.

Esta clasificación tampoco determina por sí sola qué gastos son deducibles fiscalmente. Esa cuestión la resuelve la normativa fiscal, como veremos a continuación.

Gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades

Un gasto deducible es el que la empresa puede restar de sus ingresos al calcular la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. El punto de partida es el resultado contable: la Ley 27/2014 lo toma como base y lo corrige con los ajustes que ella misma establece. Por eso un gasto bien contabilizado no siempre es deducible.

Con carácter general, para que un gasto sea deducible debe cumplir estos requisitos:

• Relación con la actividad: debe responder a una necesidad real del negocio, no a un consumo personal de socios o empleados.
• Registro contable: tiene que estar imputado en la cuenta de pérdidas y ganancias. Salvo excepciones concretas, la ley no admite como deducible un gasto que no se haya contabilizado.
• Imputación al ejercicio correcto: se deduce en el periodo en que se devenga, según la normativa contable, con independencia de cuándo se pague.
• Justificación documental: normalmente, una factura completa emitida conforme al Reglamento de facturación.

Además, el artículo 15 de la ley enumera gastos que no son deducibles aunque estén contabilizados. Los más habituales en una pyme son:

• Multas y sanciones: penales y administrativas, junto con los recargos del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
• Donativos y liberalidades: con excepciones. Las atenciones a clientes o proveedores sí son deducibles, con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios. Tampoco se consideran liberalidades los gastos que, según los usos y costumbres, se realizan con el personal, ni los destinados a promocionar las ventas.
• Retribución de los fondos propios: por ejemplo, los dividendos que se reparten a los socios.
• Gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.

Ejemplo

Una pyme recibe una sanción administrativa de 3.000 euros y la registra en la cuenta 678. En contabilidad es un gasto excepcional que reduce el resultado. En el Impuesto sobre Sociedades, en cambio, no es deducible: al calcular la base imponible habrá que sumar de nuevo esos 3.000 euros.

Los autónomos tributan por el IRPF, que tiene sus propios requisitos y límites para deducir gastos. Ante una partida dudosa, lo más prudente es consultar con el asesor fiscal.

Conclusión

Entender los distintos tipos de gastos permite saber qué consume recursos, cómo evoluciona cada partida y dónde conviene prestar más atención. Clasificar correctamente los gastos empresariales es, por tanto, el primer paso; el siguiente es convertir esa información en un verdadero control de gastos, con criterios claros, seguimiento y datos fiables. Los informes de gastos empresariales permiten reunir esa información y convertirla en una base útil para el seguimiento y la toma de decisiones.

Saber qué gasta la empresa y por qué es lo que permite detectar una desviación a tiempo y ajustar el presupuesto antes del cierre.

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