Spesenbetrug macht 14 % aller Betrugsfälle in Unternehmen aus, mit einem mittleren Schaden von 33.000 $ (Quelle: Association of Certified Fraud Examiners, Report to the Nations 2024). Mit den rasanten Fortschritten der künstlichen Intelligenz befürchten CFOs und Buchhalter eine Zunahme von Betrugsversuchen.

Früher brauchte es Bildbearbeitungssoftware, um unauffällig einen Betrag auf einem Tankbeleg oder einer Restaurantrechnung zu ändern. Heute genügt ein einfacher Prompt an eine beliebige KI, um einen gefälschten Beleg zu erzeugen.

Die Sorge von Buchhaltern und CFOs: Betrüger nutzen das aus, um ihre Ausgaben künstlich aufzublähen und eine unberechtigte Erstattung vom Unternehmen zu erhalten. Gefälschte Belege wirken teils so echt, dass selbst erfahrene Prüfer sie kaum erkennen.

Spesenbetrug mit KI umfasst vor allem zwei Formen: die Fälschung von Angaben auf Belegen (Betrag, Datum, Tankmenge etc.) oder die vollständige Erstellung gefälschter Ausgabenbelege.

Wie funktioniert Spesenbetrug mit KI?

Generative KI-Tools ermöglichen es, bestehende Dokumente zu verändern oder gefälschte Belege komplett neu zu erstellen, teils völlig unauffällig.

„Am Anfang waren die häufigsten Betrugsfälle Änderungen am Gesamtbetrag. Heute werden sogar Mehrwertsteuersätze oder genaue Angaben wie Tankmengen manipuliert“, erklärt Bertrand Muth, General Manager of International bei N2F.

„Wir beobachten außerdem mehr Betrug rund um die IBAN: Manche Betrüger ändern die Kontonummer auf Rechnungen, um Zahlungen auf ihre eigenen Konten umzuleiten“, ergänzt er.

Laut einer SAP-Concur-Studie zu Geschäftsreisen vermuten mehr als zwei Drittel der Finanzverantwortlichen und Reisemanager KI-gestützten Betrug in ihrer Organisation, und jeder Zehnte ist sich dessen sicher.

Die Studie ordnet dieses Phänomen in einen größeren Trend ein: Spesenbetrug nimmt seit der Pandemie insgesamt zu.

Betrug durch KI: ein Risiko, das Sie kennen sollten

Bereits 2021 zeigte eine weitere SAP-Concur-Studie, dass Mitarbeitende im Schnitt 114 € nicht belegte Ausgaben für „akzeptabel“ hielten. Die Association of Certified Fraud Examiners hebt zudem hervor, dass Betrug durch Eigentümer oder Geschäftsführung dreimal schneller eskaliert als Betrug durch Mitarbeitende oder mittleres Management.

Für Finanzteams wird dieses Thema umso kritischer, je stärker sich KI verbreitet und je schwerer sie zu erkennen ist. Unternehmen, die Spesenabrechnungen noch manuell prüfen und freigeben, sind entsprechend stärker gefährdet.

„Wenn ein Beleg auf den ersten Blick echt aussieht, kann er die Kontrollen leicht passieren“, warnt Bertrand Muth.

KI gegen KI: Technologie zur Betrugserkennung

KI hat die Fälschung von Belegen und Rechnungen zugänglicher, aber auch raffinierter gemacht. Genau diese Technologie wird nun eingesetzt, um Betrug zu bekämpfen.

Lösungen wie N2F setzen automatisierte Kontrollen auf Basis von KI und maschinellem Lernen ein, um verdächtige Dokumente zu identifizieren. Diese Prüfungen beschränken sich nicht auf Beträge: Sie analysieren auch Mehrwertsteuersätze, die Literangabe auf Tankbelegen und weitere Details.

Bei IBAN-Betrug gleicht das System die Kontonummer mit früheren Rechnungen ab und meldet Abweichungen. Trotzdem bleibt menschliche Wachsamkeit der erste Filter.

Bei N2F empfehlen wir deshalb, die Bankdaten eines neuen Lieferanten vor der ersten Überweisung telefonisch zu bestätigen. Dieser Ansatz ist als Human in the Loop bekannt.

Betrug mit gefälschten Belegen: Was erkennt KI?

Lösungen wie N2F, die KI zur Erkennung von Betrugsversuchen und Unregelmäßigkeiten einsetzen, warnen unter anderem bei:

  • Ungewöhnlicher Struktur oder Layout
  • Uneinheitlichen Logos, Schriftarten oder Typografie
  • Artefakten in generierten Bildern
  • Unplausiblen Beträgen
  • Belegen aus Ländern, die nicht zu den Reisedaten passen
  • Ausgaben an einem arbeitsfreien Tag
  • Doppelten Ausgaben, auch wenn sie von einem anderen Mitarbeitenden erfasst wurden

Künftig könnten autonome Agentensysteme sogar prüfen, ob Belege steuerliche Anforderungen erfüllen. KI wird damit zu einem strategischen Verbündeten im Kampf gegen Spesenbetrug.

Das Katz-und-Maus-Spiel

Für Bertrand Muth ist die Erkennung KI-gefälschter Belege ein ständiger Wettlauf:

„Es ist ein echtes Katz-und-Maus-Spiel, vergleichbar mit dem Wettlauf zwischen Viren und Antivirensoftware“, erklärt er.

Betrüger entwickeln ihre Methoden laufend weiter, um Kontrollen zu umgehen. Unternehmen müssen ihre Erkennungsmethoden im Gegenzug kontinuierlich anpassen.

Wie Bertrand Muth erläutert, besteht der beste Schutz vor Betrug darin, alle Ausgaben über eine Firmenkarte zu bündeln, mit automatischer Verknüpfung von Belegen und Kartentransaktionen.

Wir empfehlen außerdem einen mehrschichtigen Ansatz aus Technologie, menschlicher Prüfung und Sensibilisierung der Teams.

Best Practices gegen Spesenbetrug

Um Spesenbetrug wirksam zu bekämpfen, empfehlen wir Ihnen:

  • Verwenden Sie ausschließlich Firmenkarten für geschäftliche Ausgaben
  • Verknüpfen Sie Belege von Kartenzahlungen direkt mit den Kartentransaktionen für einen vollständigen Abgleich
  • Prüfen Sie die Daten neuer Lieferanten manuell, bevor Sie deren Rechnung bezahlen
  • Kombinieren Sie KI-gestützte Erkennung mit menschlicher Kontrolle
  • Schulen Sie Ihre Teams zu Risiken und Folgen von Betrug

N2F: KI für effizienteres und intelligenteres Ausgabenmanagement

Bei N2F beschränken wir KI nicht auf die Betrugserkennung. Mit der von N2F entwickelten Technologie wird die Prüfung von Spesenabrechnungen schneller, zuverlässiger und transparenter.

Jede Ausgabe erhält einen Zuverlässigkeits-Score, Anomalien und Unregelmäßigkeiten werden automatisch markiert. So können sich Buchhaltungsteams auf die Fälle konzentrieren, die wirklich Aufmerksamkeit erfordern.

Betrug mit KI-generierten Belegen ist keine ferne Bedrohung mehr. Er zwingt Unternehmen dazu, ihr Ausgabenmanagement zu modernisieren, interne Kontrollen zu stärken und ihre Chancen, Betrug rechtzeitig zu erkennen, deutlich zu erhöhen.

Welche Vorteile bietet KI bei der Ausgabenkontrolle? Eingesetzt in professionellen Tools für das Ausgabenmanagement, ermöglicht KI Folgendes:

  • Problematische Ausgaben sofort erkennen
  • Betrug und Unregelmäßigkeiten aufdecken
  • Erfassungsfehler korrigieren
  • Bearbeitungszeit und Erstattungsdauer von Spesenabrechnungen verkürzen

Möchten Sie mehr erfahren und herausfinden, wie Digitalisierung und Automatisierung Sie bei der Ausgabenkontrolle und Betrugsprävention unterstützen können? Vereinbaren Sie eine persönliche Demo mit dem N2F-Team.