A fraude em despesas representa 14% dos casos de fraude em empresas, com uma perda mediana avaliada em 33 000 $ (fonte: Association of Certified Fraud Examiners, Report to the Nations 2024). Com os avanços rápidos da inteligência artificial, diretores financeiros e contabilistas temem um aumento das tentativas de fraude.
Antigamente, era preciso dominar software de edição de imagem para alterar discretamente um valor num talão de combustível ou numa conta de restaurante. Hoje, basta um simples prompt em qualquer IA para gerar um recibo falsificado.
O receio de contabilistas e diretores financeiros? Que os fraudadores aproveitem para inflacionar artificialmente as suas despesas e obter um reembolso indevido da empresa. Os recibos falsos são por vezes tão convincentes que mesmo auditores experientes têm dificuldade em identificá-los.
A fraude em despesas por IA envolve sobretudo dois cenários: a falsificação de dados nos comprovativos (valor, data, quantidade de combustível, etc.) ou a criação de comprovativos de despesa totalmente falsos.
Como funciona a fraude em despesas com IA
As ferramentas de IA generativa permitem alterar documentos existentes, ou mesmo criar recibos falsos do zero, por vezes de forma completamente indetetável.
«No início, os casos de fraude mais comuns eram alterações ao valor total. Hoje, até as taxas de IVA ou detalhes precisos, como as quantidades de combustível, são alterados», explica Bertrand Muth, General Manager of International na N2F.
«Também observamos um aumento da fraude ligada ao IBAN: alguns fraudadores alteram o número de conta nas faturas, redirecionando os pagamentos para as suas próprias contas», acrescenta.
Segundo um estudo da SAP Concur sobre viagens de negócios, mais de dois terços dos responsáveis financeiros e gestores de viagens suspeitam de fraudes com IA na sua organização, e um em cada dez tem a certeza de que existem.
O mesmo estudo situa este fenómeno numa tendência mais ampla: a fraude em despesas tem aumentado desde a pandemia.
Fraude por IA: um risco a ter em conta
Já em 2021, outro estudo da SAP Concur revelava que os colaboradores consideravam «aceitável» declarar em média 114 € de despesas não justificadas. A Association of Certified Fraud Examiners destaca, por sua vez, que a fraude cometida por um proprietário ou administrador avança três vezes mais depressa do que a cometida por um colaborador ou um quadro intermédio.
Para as equipas financeiras, este tema torna-se cada vez mais crítico à medida que a IA se democratiza e se torna mais difícil de detetar. As organizações que ainda verificam e validam as despesas manualmente estão ainda mais vulneráveis.
«Se um recibo ou comprovativo parece autêntico à primeira vista, pode facilmente passar pelos controlos», alerta Bertrand Muth.
IA contra IA: a tecnologia ao serviço da deteção de fraude
A IA tornou a falsificação de recibos e faturas mais acessível, mas também mais sofisticada. E é essa mesma tecnologia que agora se usa para combater a fraude.
Soluções como a N2F realizam controlos automatizados, baseados em IA e machine learning, para identificar documentos suspeitos. Estas verificações não se limitam aos valores: analisam também as taxas de IVA, a quantidade de litros nos talões de combustível e outros detalhes.
Em caso de fraude com IBAN, o sistema compara o número de conta com o histórico de faturas anteriores para sinalizar qualquer anomalia. Ainda assim, a vigilância humana continua a ser o primeiro filtro.
Por isso, na N2F recomendamos confirmar por telefone junto do fornecedor que os seus dados bancários estão corretos antes da primeira transferência. Esta abordagem é conhecida como human in the loop.
Fraude com comprovativo falso: o que a IA deteta?
Soluções como a N2F, que usam IA para detetar tentativas de fraude e irregularidades, alertam sobretudo perante:
- Estrutura ou formatação invulgar
- Logótipos, tipos de letra ou tipografia inconsistentes
- Artefactos em imagens geradas
- Valores ilógicos
- Recibos de países que não correspondem aos dados da viagem
- Despesas registadas num dia não útil
- Despesas duplicadas, mesmo quando registadas por outro colaborador
No futuro, sistemas baseados em agentes autónomos poderão mesmo avaliar se os recibos cumprem os requisitos fiscais. A IA tornar-se-á assim uma aliada estratégica na luta contra a fraude em despesas.
O jogo do gato e do rato
Para Bertrand Muth, a deteção de comprovativos falsificados com IA é uma batalha permanente:
«É um verdadeiro jogo do gato e do rato, comparável à luta entre vírus e antivírus», explica.
Os fraudadores inovam constantemente para contornar os controlos; as empresas, por sua vez, têm de adaptar continuamente os seus métodos de deteção.
Como explica Bertrand Muth, a melhor proteção contra a fraude passa por centralizar todas as despesas através de um cartão bancário profissional, com uma ligação automática entre recibos e transações bancárias.
Recomendamos também uma abordagem em várias camadas, combinando tecnologia, verificação humana e sensibilização das equipas.
Boas práticas contra a fraude em despesas
Para combater eficazmente a fraude em despesas, eis os nossos conselhos:
- Usar exclusivamente cartões bancários profissionais para despesas da empresa
- Associar os recibos e comprovativos dos pagamentos por cartão às transações bancárias, para uma conciliação total
- Verificar manualmente os dados de qualquer novo fornecedor antes de pagar a respetiva fatura
- Combinar ferramentas de deteção com IA e controlo humano
- Formar as equipas sobre os riscos e as consequências da fraude
N2F: a IA para uma gestão de despesas mais eficaz e inteligente
Na N2F, decidimos não limitar a IA à deteção de fraude. Graças à tecnologia desenvolvida pela N2F, o controlo das despesas é mais rápido, fiável e transparente.
Assim, cada despesa recebe uma pontuação de fiabilidade, e as anomalias e irregularidades são sinalizadas automaticamente. As equipas de contabilidade podem assim concentrar-se nos casos que realmente exigem a sua atenção.
A fraude com comprovativos falsos criados por IA não é uma ameaça distante. É uma realidade que obriga as empresas a modernizar a gestão das suas despesas, a reforçar os controlos internos e, assim, a aumentar consideravelmente as suas hipóteses de detetar fraudes a tempo.
Quais são as vantagens da IA no controlo de despesas? Utilizada em ferramentas de gestão de despesas profissionais, a IA permite:
- Identificar de imediato despesas problemáticas
- Detetar fraudes e irregularidades
- Corrigir eventuais erros de introdução de dados
- Reduzir o tempo de processamento e reembolso das despesas
Quer ir mais além e descobrir como a digitalização e a automação podem ajudá-lo no controlo de despesas e na prevenção da fraude? Experimente o N2F gratuitamente por 20 dias.
