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Geschäftsausgaben

In der aktuellen Krise ist die Rolle des CFOs wichtiger denn je. Ein wichtiger, in Gefahr befindlicher Punkt ist die Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens, um das Geschäft zu schützen, jedoch ist die Profitabilität ebenfalls essentiell, denn die Pandemie hat nicht alle Möglichkeiten zur Entwicklung des Unternehmens ausgeschlossen. Als CFO müssen Sie agil sein, um die besten strategischen Entscheidungen zu treffen und in perfekter Weise flexibel zu sein. Die gute Nachricht lautet, dass die Digitalisierung durchgestartet ist! Leistungsfähige Tools können Ihnen helfen, Ihre Mission zu optimieren. Finden Sie heraus, wie Sie diese zu Ihrem Vorteil nutzen.

Ihre neuen Herausforderungen in der Krise

Lockdown, Online-Konsum, das Aufkommen neuer digitaler Arbeitswerkzeuge… die Krise hat die Arbeitswelt massiv verändert. Die Organisation des gesamten Unternehmens wurde auf den Kopf gestellt und Ihre Herausforderungen ändern sich in beträchtlichem Ausmaß.

#1 Fernarbeit

Mit dem starken Einsatz von Fernarbeit sind Team physisch verstreut. Früher reisten Sie von einem Standort zum nächsten und sammelten die von Ihnen benötigten Informationen, um Ihr Unternehmen zu managen. Aber jetzt kommunizieren Sie anders, Ihr Austausch läuft virtuell, meistens in der Cloud.

Ihre neuen Herausforderungen:

  • Das Einrichten und Betreiben effektiver Kanäle für die Fernkommunikation. Zoom, Microsoft Teams, Slack… die Gesundheitskrise hat diese Plattformen zum bevorzugten Weg zur Organisation interner Meetings gemacht. Als CFO sind Sie nicht direkt in Projekte der betrieblichen Zusammenarbeit involviert. Aber das sollte Sie nicht daran hindern, Kontakt mit allen Angestellten zu halten, um Informationen zu erlangen und einen strategischen Fokus zu fördern. Es ist daher essentiell, dass Sie diese digitalen Kommunikationsplattformen nutzen.
  • Unternehmensdokumente auf flexible Weise managen. Wenn Angestellte von daheim arbeiten, ist es im besten Sinne des Unternehmens, ein sicheres und effizientes, internes IT-Netz zum Einsatz zu bringen. Unabhängig vom Medium der Datenerfassung müssen Sie in der Lage sein, schnell und einfach auf Informationen  zugreifen zu können , um Ihre Strategie zu managen. Bei der Fernarbeit sind Zuverlässigkeit und Echtzeit essentielle Konzepte, um Ihre Ergebnisse sicherzustellen.

#2 Reaktivität

Ihre Vorhersagen können sich im Moment in Folge der gesetzlichen Änderungen und medizinischen Entwicklungen rasch ändern. Die gesamte Wirtschaft kann sich von einer Regierungserklärung zur nächsten auf den Kopf stellen und Ihr Unternehmen muss sich anpassen.

Obwohl Sie gewohnt sind, Ihre finanziellen Pläne auf monatlicher oder Quartalsbasis zu überprüfen, müssen Sie noch reaktiver und flexibler sein, um mit den Marktänderungen Schritt zu halten. Wieder einmal kommt die Digitalisierung ins Spiel. Softwareentwicklungen mit neuen Funktionen zur Automation und Künstlichen Intelligenz können Ihnen helfen, Zeit zu sparen, wenn Sie sich schnell aktualisierende Daten verwenden: Sie erhalten sofort aktuelle Kennzahlen und können Ihre Strategie effizient anpassen.

Wie passen Sie Ihre Methoden und Tools im Kontext der Digitalisierung an?

Ihre drei Prioritäten unter dem Mikroskop:

  • Überwachung: Quantifizierte Indikatoren sind essentiell für Ihre Aufgaben als CFO. Sie helfen Ihnen sicherzustellen, dass die Konten des Unternehmens ordentlich vorbereitet sind, um Ausgaben zu überwachen und Ressourcen zu bewerten. Wenn die Alarmglocken zu läuten beginnen, weil beispielsweise Ausgaben steigen oder Ergebnisse sinken, müssen Sie eventuell Gegenmaßnahmen in Betracht ziehen, um die langfristige Solvenz des Unternehmens sicherzustellen.
  • Voraussicht: Die Verbesserung der Profitabilität des Unternehmens ist eines Ihrer Hauptziele. Um dies zu erreichen, müssen Sie in der Lage sein, Gelegenheiten (und Risiken) in Krisenzeiten vorauszusehen. Prädiktive Analysen können ein wertvolles Gut sein, nicht nur, um Zeit zu sparen, sondern auch, um verlässlichere Ergebnisse bei der Interpretation der Daten zu erhalten. Die Digitalisierung führt Ihre strategischen Entscheidungen.
  • Zusammenarbeit: Als strategischer Berater arbeiten Sie eng mit dem CEO zusammen. Aber im Kontext der Digitalisierung arbeiten Sie auch mit dem CIO zusammen. Während sich digitale Tools verbreiten, müssen Sie die Kosten zur Aufrüstung Ihres IT-Systems, zur Investition in neue Technologien, für Schulung Ihrer Teams und für den Umgang mit Cyber-Security abschätzen.

Ihre digitalen Tools:

65% der Arbeitszeit werden immer noch für manuelle Aufgaben aufgewendet. Jedoch sind die neuen Herausforderungen der Reaktivität und Flexibilität mit diesem manuellen Ansatz nicht kompatibel. Neue digitale Tools werden benötigt, um das Problem zu lösen.

  • Durch die Automatisierung manueller Aufgaben gewinnen Sie Zeit für strategische Missionen mit höherem Mehrwert.
  • KI berechnet umgehend Ihre Schlüsselzahlen und analysiert diese, um Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung an die zu verbessernden Bereiche heranzuführen.
  • EDM Systeme ermöglichen Ihnen, Ihre Unternehmensdaten zu zentralisieren und Echtzeitverarbeitung stellt sicher, dass Sie verlässliche Daten nutzen.

Fokus auf die Vorteile von Anwendungen zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen:

Eine Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist eines der wichtigen Tools für die Digitalisierung der CFO Aufgaben. Sie kümmert sich um die großen Herausforderungen des administrativen und finanziellen Managements:

  • Verwaltung großer Datenmengen: In Ihrer Rolle als CFO müssen Sie mit einer großen (und exponentiell wachsenden) Menge an Daten umgehen. Reisekostenabrechnungen sind ein großer Teil dieser Daten. Durch Zentralisierung der Reisekostenabrechnungen auf einer einzigen Verwaltungsplattform stellen Sie den Informationszugriff sicher. Sie gewinnen an Beweglichkeit und Sie vereinfachen das Management Ihrer Aktivität.
  • Zeitersparnis: Die manuelle Verwaltung der Reisekostenabrechnungen von Angestellten ist nicht nur mühsam, sondern auch zeitaufwändig. Dank der automatisierten Prozesse reduziert die Anwendung Ihren Arbeitsaufwand. Sie können die Einstellungen Ihrer Verwaltungsrichtlinie je nach Ihren Zielen anpassen für eine perfekte Kontrolle ohne Zeitverschwendung.
  • Kostenreduktion: KI macht Informationen zuverlässiger. Durch Qualitätsverbesserung vermeiden Sie das Risiko von Fehlern bei der Verarbeitung Ihrer Reisekostenabrechnungen, was Ihnen zu Einsparungen verhilft. Die automatisierte Management-Anwendung hilft auch bei der Erkennung von Betrug – einer Ursache von Verlusten. Und zu guter Letzt eröffnet die Umstellung auf papierlose Reisekostenabrechnungen den Weg zur digitalen Archivierung, welche viel weniger Geld kostet…

In Krisenzeiten tragen Sie eine bedeutende Verantwortung. Warum also nicht Ihre Arbeitsbelastung reduzieren, indem Sie von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren? Der Einsatz dieser neuen Tools wird ein entscheidender Faktor bei Ihren Ergebnissen und der Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sein.