Wer beruflich reist, kennt den Verpflegungsmehraufwand – doch viele Details sind unklar. Welche Pauschalen gelten? Wie werden Reisekosten korrekt abgerechnet?
Ob ein Meeting in Wien, eine Messe in Linz oder ein Geschäftstermin in Lyon – je nach Reisedauer und Ziel gelten unterschiedliche Tagesgelder.
Erfahren Sie, welche Sätze für die Verpflegungspauschale 2026 in Österreich und im Ausland gelten und wie das Abrechnungssystem funktioniert. So behalten Sie den Überblick über Ihre Reisekosten!
Inhalt
- 1- Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?
- 2- Dienstreisen im Steuerrecht
- 3- Häufige Fehler bei der Abrechnung
- 4- Steuerprüfung und Nachweispflichten
- 5- Was Geschäftsführer:innen und Inhaber:innen von KMU wissen sollten
- 6-Tipps für Mitarbeitende
- 7- Reisen ins Ausland
- 8- Verpflegungsmehraufwand Österreich 2026 – Die Sätze im Inland
- Nächtigungsaufwand
- 9- Verpflegungsmehraufwand 2026 – Die Sätze im Ausland
1- Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?
Wenn man den üblichen Arbeitsplatz wegen einer Dienstreise verlassen muss, ist es nicht nur eine Frage der Entfernung vom eigenen Heim. Es geht auch um Mehraufwand. Frühstück und Kaffee zum Mitnehmen, Mittagessen im Restaurant, Getränke am Abend: Auswärtstermine kosten mehr. Genau dafür sorgt der Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt.
In Österreich funktioniert das Vergütungssystem als Tagesgeld. Je nach Dauer der Reise gilt ein gewisser Betrag – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer tatsächlich mehr oder weniger ausgibt. Belege sind dafür nicht nötig. Entscheidend ist, dass die Dienstreise genehmigt und dokumentiert ist.
Es muss aber klar sein, dass der Verpflegungsmehraufwand nichts mit der Deckung der Reisekosten zu tun hat. Er ist zusammen mit den Übernachtungskosten und den Fahrtkosten Teil der Reisekosten. Solche Kosten werden vom Unternehmen getrennt und voll übernommen. Hier ist also nur vom Mehraufwand die Rede, da der Mitarbeiter nicht zuhause ist.
2- Dienstreisen im Steuerrecht
DDas österreichische Steuerrecht unterscheidet bei Dienstreisen zwischen zwei Situationen:
1. Mitarbeitende verlassen im Auftrag des Arbeitgebers den gewöhnlichen Dienstort, sei es ein Büro, eine Betriebsstätte, ein Lager oder eine feste Werkstätte. Das gilt auch für Einsätze in der näheren Umgebung.
2. Der Einsatzort ist so weit von der regelmäßigen Arbeitsstätte entfernt, dass eine tägliche Heimfahrt nicht zumutbar ist. Als unzumutbar gilt eine Entfernung von mindestens 120 Kilometern.Für die erste Variante dürfen Tagesgelder steuerfrei gezahlt werden, sofern kein neuer dauerhafter Tätigkeitsmittelpunkt entstanden ist.
Bei der zweiten Variante sind steuerfreie Tagesgelder für denselben Ort bis zu sechs Monate lang möglich.
Die aktuellen Sätze für 2026 wurden vom österreichischen Bundesministerium für Finanzen (BMF) in seinem Schreiben bekannt gegeben, das die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im In- und Ausland enthält.
3- Häufige Fehler bei der Abrechnung
Beim Verpflegungsmehraufwand entstehen in der Praxis immer wieder dieselben Fehler. Die drei häufigsten im Überblick.
Pauschale und tatsächliche Kosten verwechselt
Das Tagesgeld ist eine feste Größe und keine Erstattung von Restaurantrechnungen. Wer die Pauschale bereits vollständig erhält, darf zusätzlich anfallende Mahlzeiten nicht separat abrechnen. Das kann zu einer steuerlichen Korrektur führen.
Zeitliche Voraussetzungen nicht erfüllt
Tagesgelder stehen nur zu, wenn die gesetzliche Mindestabwesenheit außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes erreicht wird. Häufig wird außerdem übersehen: Bei längeren oder wiederkehrenden Einsätzen am selben Ort kann der Anspruch entfallen, sobald dieser Ort als neuer dauerhafter Tätigkeitsmittelpunkt gilt.
Gestellte Mahlzeiten nicht abgezogen
Übernimmt der Arbeitgeber ein Mittagessen oder wird es vor Ort bereitgestellt, muss das Tagesgeld entsprechend gekürzt werden. Fehlt diese Anpassung, kann die Zahlung ganz oder teilweise steuerpflichtig werden.
4- Steuerprüfung und Nachweispflichten
Wichtig: Auch wenn für Mahlzeiten bei der Pauschale keine Belege nötig sind, muss die Dienstreise klar dokumentiert werden.
Bei einer Prüfung muss die Dienstreise nachvollziehbar sein:
- Datum,
- Uhrzeiten,
- Zielort,
- Dauer der Abwesenheit
- Beruflicher Zweck gehören dazu.
Außerdem muss erkennbar sein, dass es sich um eine auswärtige Tätigkeit handelt und nicht um den regulären Arbeitsweg oder eine private Tätigkeit.
Klare interne Reiserichtlinien helfen Unternehmen, die Pauschalen einheitlich anzuwenden und Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden.
Wann wird es steuerlich problematisch?
Kritisch wird es, wenn Tagesgelder ohne echte Dienstreise angesetzt oder gesetzliche Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden.
Typisches Beispiel:
Ein Einsatzort ist faktisch zum dauerhaften Arbeitsplatz geworden, wird aber weiterhin als Reisetätigkeit abgerechnet. In solchen Fällen entfällt der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.
Auch fehlende Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten oder überschrittene Pauschalgrenzen können dazu führen, dass Zahlungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn eingestuft werden. Die Folgen sind mögliche Nachzahlungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung.
5- Was Geschäftsführer:innen und Inhaber:innen von KMU wissen sollten
Tagesgelder werden in Österreich in vielen Unternehmen freiwillig gewährt. Eine strukturierte Reiserichtlinie schafft Transparenz für Mitarbeitende und reduziert den Abstimmungsaufwand in der Buchhaltung. Gleichzeitig hilft sie, steuerliche Risiken zu minimieren, da alle Abrechnungen nach denselben Kriterien erfolgen. Digitale Lösungen vereinfachen den Prozess zusätzlich: Sie berechnen Tagesgelder automatisch, unterstützen bei der korrekten Zuordnung von Stunden und Tagen und dokumentieren Reisedaten lückenlos.
6-Tipps für Mitarbeitende
Reisedauer, Ziel und Zweck sollten stets genau dokumentiert werden. Wichtig ist außerdem, die geltenden Pauschalen korrekt anzuwenden und bereitgestellte Mahlzeiten zu berücksichtigen.
Fehler entstehen meist aus Unsicherheit: Ein kurzer Blick in die Reiserichtlinie des Unternehmens oder die aktuelle BMF-Tabelle hilft weiter. Auch das Verständnis der 1/12-Regelung für Österreich, etwa für kurze Reisen oder Teiltage, sorgt für eine saubere Abrechnung.
7- Reisen ins Ausland
Für beruflich bedingte Auslandsreisen gelten eigene Tagesgelder, die je nach Land deutlich variieren können. Entscheidend ist, dass die jeweiligen Auslandssätze für 2026 korrekt angewendet werden, sowohl für Haupttage als auch für An- und Abreisetage.
Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Aufteilung bei Reisen durch mehrere Länder oder bei gemischten Inlands- und Auslandstagen. Wer die offiziellen Pauschalsätze konsequent anwendet und sauber dokumentiert, ist auch für die Betriebsprüfung gut aufgestellt.
8- Verpflegungsmehraufwand Österreich 2026 – Die Sätze im Inland
Die Tagespauschalen 2026 in Österreich gelten für ausschließlich dienstlich bedingte Reisen:
- Für Reisen von 3 bis 11 Stunden: 2,20 Euro pro Stunde
- Ab 12 Stunden: 30 Euro pro Kalendertag (erhöht von 26,40 Euro in 2024)
Kürzungen bei Mahlzeiten
Die Kürzungsbeträge bei Mahlzeiten bei der Verpflegungspauschale betragen:
- Frühstück: 15% (4,50 Euro) der Tagespauschale
- Mittag- oder Abendessen: je 25% (7,50 Euro) der Tagespauschale
Diese Beträge werden von der Verpflegungspauschale von 30 Euro für einen vollen Tag abgezogen.
Nächtigungsaufwand
Diese Übernachtungspauschale beträgt:
- Inlandsreisen: 17 Euro Pauschalbetrag pro Nacht inklusive Frühstück (erhöht von 15 Euro in 2024)
- Auslandsreisen: 117 Euro Pauschalbetrag
Die meisten Firmen übernehmen die tatsächlichen Hotelkosten vollständig, sofern diese angemessen sind. Die Pauschale wird in der Praxis oft nur dann angewendet, wenn keine Belege vorhanden sind oder bei Übernachtungen bei Freunden oder Verwandten.
9- Verpflegungsmehraufwand 2026 – Die Sätze im Ausland
Die allgemeinen Pauschalen gelten als Basisregelung, wenn für das jeweilige Reiseland keine spezifischen Tagessätze festgelegt sind:
- Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 33 Euro
- Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 50 Euro
Abweichende Tagesgelder berücksichtigen die spezifischen Lebenshaltungskosten des jeweiligen Reiseziels und sind in den offiziellen Richtlinien definiert. Diese Unterscheidung ermöglicht eine realistische Abgeltung der tatsächlichen Mehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen.
Bei Dienstreisen ins Ausland unterscheiden sich die Sätze nicht nur von Land zu Land, sondern teilweise auch von Stadt zu Stadt. So gelten für Paris, Warschau oder Madrid sehr unterschiedliche Tagessätze. In der Regel liegen die Pauschalen im Ausland über den inländischen Beträgen.In der folgenden Tabelle finden Sie die Verpflegungspauschalen (in Euro) für häufige Auslandsreiseziele. Eine vollständige Übersicht aller Länder finden Sie hier: Verordnung der Bundesregierung.
| Land | Tagesgebühr | Nächtigungsgebühr | Differenz- Aufwendungen ab 2026 |
| Albanien | 27,9 | 20,9 | – |
| Belarus | 36,8 | 31,0 | – |
| Belgien | 35,3 | 22,7 | – |
| Brüssel | 41,4 | 32,0 | – |
| Bosnien und Herzegowina | 31,0 | 23,3 | – |
| Bulgarien | 31,0 | 22,7 | – |
| Dänemark | 41,4 | 41,4 | – |
| Deutschland | 35,3 | 27,9 | – |
| Grenzorte | 30,7 | 18,1 | – |
| Estland | 36,8 | 31,0 | – |
| Finnland | 41,4 | 41,4 | – |
| Frankreich | 32,7 | 24,0 | – |
| Paris und Straßburg | 35,8 | 32,7 | – |
| Griechenland | 28,6 | 23,3 | – |
| Großbritannien und Nordirland | 36,8 | 36,4 | – |
| London | 41,4 | 41,4 | – |
| Irland | 36,8 | 33,1 | – |
| Island | 37,9 | 31,4 | – |
| Italien | 35,8 | 27,9 | – |
| Rom und Mailand | 40,6 | 36,4 | – |
| Grenzorte | 30,7 | 18,1 | – |
| Kroatien | 31,0 | 23,3 | – |
| Lettland | 36,8 | 31,0 | – |
| Liechtenstein | 30,7 | 18,1 | – |
| Litauen | 36,8 | 31,0 | – |
| Luxemburg | 35,3 | 22,7 | – |
| Malta | 30,1 | 30,1 | – |
| Niederlande | 35,3 | 27,9 | – |
| Norwegen | 42,9 | 41,4 | – |
| Polen | 32,7 | 25,1 | – |
| Portugal | 27,9 | 22,7 | – |
| Rumänien | 36,8 | 27,3 | – |
| Russische Föderation | 36,8 | 31,0 | – |
| Moskau | 40,6 | 31,0 | – |
| Schweden | 42,9 | 41,4 | – |
| Schweiz | 36,8 | 32,7 | – |
| Grenzorte | 30,7 | 18,1 | – |
| Slowakei | 27,9 | 15,9 | – |
| Pressburg | 31,0 | 24,4 | – |
| Slowenien | 31,0 | 23,3 | – |
| Grenzorte | 27,9 | 15,9 | – |
| Spanien | 34,2 | 30,5 | – |
| Tschechien | 31,0 | 24,4 | – |
| Grenzorte | 27,9 | 15,9 | – |
| Türkei | 31,0 | 36,4 | – |
| Ukraine | 36,8 | 31,0 | – |
| Ungarn | 26,6 | 26,6 | – |
| Budapest | 31,0 | 26,6 | – |
| Grenzorte | 26,6 | 18,1 | – |
| Zypern | 28,6 | 30,5 | – |
Auch bei Auslandsreisen ist eine Kürzung der Pauschalen vorgesehen, wenn Mahlzeiten im Preis inbegriffen sind. Es gelten dieselben Kürzungssätze wie im Inland:
- Frühstück: 15 %
- Mittag- oder Abendessen: je 25 %
Konkretes Beispiel: Dienstreise nach Deutschland
Herr Wagner arbeitet in Salzburg und wird für vier Tage nach Köln reisen. Das Frühstück ist im Hotelpreis enthalten und wird vom Unternehmen übernommen.
- Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand bis zu 35,30 Euro – je nach Abwesenheitsdauer gemäß dem Zwölftel-System
- Tag 2 und 3: 35,30 Euro pro voller Tag – abzüglich 12 Euro für das Frühstück → 23,30 Euro täglich
- Abreisetag: ebenfalls maximal 35,30 Euro, abhängig von der Abwesenheitsdauer, abzüglich 12 Euro für das Frühstück
Das Zwölftel-System
In Österreich erfolgt die Berechnung der Tagesgelder an An- und Abreisetagen anteilig. Der volle Tagessatz (z. B. 35,30 Euro) wird in zwölf Teile unterteilt:
- 8–9 Stunden Abwesenheit: 9/12
- 9–10 Stunden: 10/12
- 10–11 Stunden: 11/12
- mehr als 11 Stunden: voller Tagessatz (12/12)
Für jeden vollen Tag einer mehrtägigen Dienstreise gilt der komplette Satz.
Die Vorschriften rund um den Verpflegungsmehraufwand erscheinen erst einmal komplex: unterschiedliche Beträge je nach Ziel und Dauer, Abzüge für Mahlzeiten, zeitabhängige Berechnungen… Der Überblick geht dabei schnell verloren.
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