Verpflegungsmehraufwand 2026 in Österreich: Aktuelle Tagegelder & Abrechnung  

Wer beruflich reist, kennt den Verpflegungsmehraufwand – doch viele Details sind unklar. Welche Pauschalen gelten? Wie werden Reisekosten korrekt abgerechnet?

Ob ein Meeting in Wien, eine Messe in Linz oder ein Geschäftstermin in Lyon – je nach Reisedauer und Ziel gelten unterschiedliche Tagesgelder.

Erfahren Sie, welche Sätze für die Verpflegungspauschale 2026 in Österreich und im Ausland gelten und wie das Abrechnungssystem funktioniert. So behalten Sie den Überblick über Ihre Reisekosten!

Aktualisiert im Oktober 2026: Tagesgelder, Kürzungsregeln und Zwölftelung nach § 26 Z 4 EStG geprüft (Stand 1.1.2026).

1- Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?

Wenn man den üblichen Arbeitsplatz wegen einer Dienstreise verlassen muss, ist es nicht nur eine Frage der Entfernung vom eigenen Heim. Es geht auch um Mehraufwand. Frühstück und Kaffee zum Mitnehmen, Mittagessen im Restaurant, Getränke am Abend: Auswärtstermine kosten mehr. Genau dafür sorgt der Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt.

In Österreich funktioniert das Vergütungssystem als Tagesgeld. Je nach Dauer der Reise gilt ein gewisser Betrag – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer tatsächlich mehr oder weniger ausgibt. Belege sind dafür nicht nötig. Entscheidend ist, dass die Dienstreise genehmigt und dokumentiert ist.

Es muss aber klar sein, dass der Verpflegungsmehraufwand nichts mit der Deckung der Reisekosten zu tun hat. Er ist zusammen mit den Übernachtungskosten und den Fahrtkosten Teil der Reisekosten. Solche Kosten werden vom Unternehmen getrennt und voll übernommen. Hier ist also nur vom Mehraufwand die Rede, da der Mitarbeiter nicht zuhause ist.

2- Dienstreisen im Steuerrecht

Das österreichische Steuerrecht unterscheidet bei Dienstreisen zwischen zwei Situationen:

1.      Mitarbeitende verlassen im Auftrag des Arbeitgebers den gewöhnlichen Dienstort, sei es ein Büro, eine Betriebsstätte, ein Lager oder eine feste Werkstätte. Das gilt auch für Einsätze in der näheren Umgebung.

2.     Der Einsatzort ist so weit von der regelmäßigen Arbeitsstätte entfernt, dass eine tägliche Heimfahrt nicht zumutbar ist. Als unzumutbar gilt jedenfalls eine Entfernung von 120 Kilometern.
Für die erste Variante dürfen Tagesgelder steuerfrei gezahlt werden, solange kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Bei durchgehender oder regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am selben Ort (mindestens einmal pro Woche) ist das nach den ersten 5 Tagen der Fall, bei unregelmäßiger Tätigkeit nach den ersten 15 Tagen pro Kalenderjahr.
Bei der zweiten Variante sind steuerfreie Tagesgelder für denselben Ort bis zu sechs Monate lang möglich.

Rechtsgrundlage ist § 26 Z 4 EStG 1988. Die Sätze für das Inland stehen direkt im Gesetz, die Auslandssätze richten sich nach der Reisegebührenvorschrift des Bundes (Verordnung BGBl. Nr. 483/1993). Die Details erläutert das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in den Lohnsteuerrichtlinien.

3- Häufige Fehler bei der Abrechnung

Beim Verpflegungsmehraufwand entstehen in der Praxis immer wieder dieselben Fehler. Die drei häufigsten im Überblick.

Pauschale und tatsächliche Kosten verwechselt

Das Tagesgeld ist eine feste Größe und keine Erstattung von Restaurantrechnungen. Wer die Pauschale bereits vollständig erhält, darf zusätzlich anfallende Mahlzeiten nicht separat abrechnen. Das kann zu einer steuerlichen Korrektur führen.

Zeitliche Voraussetzungen nicht erfüllt

Tagesgelder stehen nur zu, wenn die gesetzliche Mindestabwesenheit außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes erreicht wird. Häufig wird außerdem übersehen: Bei längeren oder wiederkehrenden Einsätzen am selben Ort kann der Anspruch entfallen, sobald dieser Ort als neuer dauerhafter Tätigkeitsmittelpunkt gilt.

Gestellte Mahlzeiten nicht abgezogen

Bezahlt der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner bei einer Inlandsreise ein Mittag- oder Abendessen, muss das steuerfreie Tagesgeld um 15 Euro gekürzt werden. Bei Auslandsreisen führt erst die zweite bezahlte Mahlzeit am selben Tag zu einer Kürzung. Fehlt diese Anpassung, kann die Zahlung ganz oder teilweise steuerpflichtig werden.

4- Steuerprüfung und Nachweispflichten

Wichtig: Auch wenn für Mahlzeiten bei der Pauschale keine Belege nötig sind, muss die Dienstreise klar dokumentiert werden.

Bei einer Prüfung muss die Dienstreise nachvollziehbar sein:

• Datum,
• Uhrzeiten,
• Zielort,
• Dauer der Abwesenheit
• Beruflicher Zweck gehören dazu.

Außerdem muss erkennbar sein, dass es sich um eine auswärtige Tätigkeit handelt und nicht um den regulären Arbeitsweg oder eine private Tätigkeit.

Klare interne Reiserichtlinien helfen Unternehmen, die Pauschalen einheitlich anzuwenden und Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden. 

Wann wird es steuerlich problematisch?

Kritisch wird es, wenn Tagesgelder ohne echte Dienstreise angesetzt oder gesetzliche Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden.

Typisches Beispiel:

Ein Einsatzort ist faktisch zum dauerhaften Arbeitsplatz geworden, wird aber weiterhin als Reisetätigkeit abgerechnet. In solchen Fällen entfällt der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.

Auch fehlende Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten oder überschrittene Pauschalgrenzen können dazu führen, dass Zahlungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn eingestuft werden. Die Folgen sind mögliche Nachzahlungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung.

5- Was Geschäftsführer:innen und Inhaber:innen von KMU wissen sollten

Ob und in welcher Höhe Mitarbeitende Anspruch auf Tagesgelder haben, regelt meist der Kollektivvertrag, sonst der Dienstvertrag oder eine Betriebsvereinbarung. Steuerfrei sind sie bis zu den gesetzlichen Höchstsätzen. Eine strukturierte Reiserichtlinie schafft Transparenz für Mitarbeitende und reduziert den Abstimmungsaufwand in der Buchhaltung. Gleichzeitig hilft sie, steuerliche Risiken zu minimieren, da alle Abrechnungen nach denselben Kriterien erfolgen. Digitale Lösungen vereinfachen den Prozess zusätzlich: Sie berechnen Tagesgelder automatisch, unterstützen bei der korrekten Zuordnung von Stunden und Tagen und dokumentieren Reisedaten lückenlos.

6-Tipps für Mitarbeitende

Reisedauer, Ziel und Zweck sollten stets genau dokumentiert werden. Wichtig ist außerdem, die geltenden Pauschalen korrekt anzuwenden und bereitgestellte Mahlzeiten zu berücksichtigen.
Fehler entstehen meist aus Unsicherheit: Ein kurzer Blick in die Reiserichtlinie des Unternehmens oder in die aktuellen Auslandsreisesätze hilft weiter. Auch das Verständnis der 1/12-Regelung für Österreich, etwa für kurze Reisen oder Teiltage, sorgt für eine saubere Abrechnung.

7- Reisen ins Ausland

Für beruflich bedingte Auslandsreisen gelten eigene Tagesgelder, die je nach Land deutlich variieren können. Entscheidend ist, dass die jeweiligen Auslandssätze für 2026 korrekt angewendet werden, sowohl für Haupttage als auch für An- und Abreisetage.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Aufteilung bei Reisen durch mehrere Länder oder bei gemischten Inlands- und Auslandstagen. Wer die offiziellen Pauschalsätze konsequent anwendet und sauber dokumentiert, ist auch für die Betriebsprüfung gut aufgestellt.

8- Verpflegungsmehraufwand Österreich 2026 – Die Sätze im Inland

Die Tagesgelder 2026 in Österreich gelten für ausschließlich dienstlich bedingte Reisen:

• Reisen bis 3 Stunden: kein Tagesgeld
• Reisen von mehr als 3 bis 11 Stunden: 2,50 Euro für jede angefangene Stunde (ein Zwölftel des vollen Satzes)
• Reisen von mehr als 11 Stunden: 30 Euro pro 24 Stunden (bis 2024: 26,40 Euro)

Kürzungen bei Mahlzeiten

Bezahlt der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner Mahlzeiten, wird das steuerfreie Tagesgeld im Inland so gekürzt:

• Mittag- oder Abendessen: minus 15 Euro je Mahlzeit
• Zwei bezahlte Mahlzeiten am selben Tag: kein steuerfreies Tagesgeld mehr
• Frühstück: keine Kürzung, es ist im Nächtigungsgeld enthalten

Das Tagesgeld kann dabei nicht unter null sinken.

Nächtigungsaufwand

Diese Übernachtungspauschale beträgt:

• Inlandsreisen: 17 Euro Pauschalbetrag pro Nacht inklusive Frühstück (erhöht von 15 Euro in 2024)
• Auslandsreisen: die Nächtigungsgebühr des jeweiligen Landes laut Tabelle unten (z. B. Deutschland: 27,90 Euro) oder die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten inklusive Frühstück

Die meisten Firmen übernehmen die tatsächlichen Hotelkosten vollständig, sofern diese angemessen sind. Die Pauschale wird in der Praxis oft nur dann angewendet, wenn keine Belege vorhanden sind oder bei Übernachtungen bei Freunden oder Verwandten.

9- Verpflegungsmehraufwand 2026 – Die Sätze im Ausland

In Österreich gibt es keine allgemeine Auslandspauschale. Für jedes Land gilt ein eigener Tagessatz (Tagesgebühr) und ein eigener Nächtigungssatz laut Reisegebührenvorschrift des Bundes. Für einige Großstädte und Grenzorte gelten abweichende Sätze.

Kürzere Auslandsreisen werden wie im Inland berechnet: Ab mehr als 3 Stunden steht für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Auslandssatzes zu, ab mehr als 11 Stunden der volle Satz.

Bei Dienstreisen ins Ausland unterscheiden sich die Sätze nicht nur von Land zu Land, sondern teilweise auch von Stadt zu Stadt. So gelten für Paris, Warschau oder Madrid sehr unterschiedliche Tagessätze. In der Regel liegen die Pauschalen im Ausland über den inländischen Beträgen.In der folgenden Tabelle finden Sie die Verpflegungspauschalen (in Euro) für häufige Auslandsreiseziele. Eine vollständige Übersicht aller Länder finden Sie hier: Verordnung der Bundesregierung.

Land	Tagesgebühr	Nächtigungsgebühr
Albanien	27,9	20,9
Belarus	36,8	31,0
Belgien	35,3	22,7
Brüssel	41,4	32,0
Bosnien und Herzegowina	31,0	23,3
Bulgarien	31,0	22,7
Dänemark	41,4	41,4
Deutschland	35,3	27,9
Deutschland: Grenzorte	30,7	18,1
Estland	36,8	31,0
Finnland	41,4	41,4
Frankreich	32,7	24,0
Paris und Straßburg	35,8	32,7
Griechenland	28,6	23,3
Großbritannien und Nordirland	36,8	36,4
London	41,4	41,4
Irland	36,8	33,1
Island	37,9	31,4
Italien	35,8	27,9
Rom und Mailand	40,6	36,4
Italien: Grenzorte	30,7	18,1
Kroatien	31,0	23,3
Lettland	36,8	31,0
Liechtenstein	30,7	18,1
Litauen	36,8	31,0
Luxemburg	35,3	22,7
Malta	30,1	30,1
Niederlande	35,3	27,9
Norwegen	42,9	41,4
Polen	32,7	25,1
Portugal	27,9	22,7
Rumänien	36,8	27,3
Russische Föderation	36,8	31,0
Moskau	40,6	31,0
Schweden	42,9	41,4
Schweiz	36,8	32,7
Schweiz: Grenzorte	30,7	18,1
Slowakei	27,9	15,9
Pressburg	31,0	24,4
Slowenien	31,0	23,3
Slowenien: Grenzorte	27,9	15,9
Spanien	34,2	30,5
Tschechien	31,0	24,4
Tschechien: Grenzorte	27,9	15,9
Türkei	31,0	36,4
Ukraine	36,8	31,0
Ungarn	26,6	26,6
Budapest	31,0	26,6
Ungarn: Grenzorte	26,6	18,1
Zypern	28,6	30,5

Quelle: Auslandsreisesätze nach Verordnung BGBl. Nr. 483/1993, Beträge in Euro, Stand 1.1.2026.

Bei Auslandsreisen gilt für bezahlte Mahlzeiten eine eigene Regel:

• Ein bezahltes Mittag- oder Abendessen pro Tag: keine Kürzung
• Zwei bezahlte Mahlzeiten am selben Tag: nur noch ein Drittel des Auslandstagesgeldes ist steuerfrei
• Frühstück: keine Kürzung

Konkretes Beispiel: Dienstreise nach Deutschland

Herr Wagner arbeitet in Salzburg und wird für vier Tage nach Köln reisen. Das Frühstück ist im Hotelpreis enthalten und wird vom Unternehmen übernommen.

• Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand bis zu 35,30 Euro – je nach Abwesenheitsdauer gemäß dem Zwölftel-System
• Tag 2 und 3: 35,30 Euro pro vollem Tag. Das Frühstück im Hotel führt zu keiner Kürzung.
• Abreisetag: ebenfalls bis zu 35,30 Euro, je nach Abwesenheitsdauer gemäß dem Zwölftel-System

Lädt ein Kunde Herrn Wagner an einem Tag zum Mittag- und zum Abendessen ein, steht für diesen Tag nur ein Drittel steuerfrei zu: 11,77 Euro.

Das Beispiel zeigt die österreichischen Tagesgelder für eine Reise nach Deutschland. Für Arbeitnehmer mit Dienstort in Deutschland gelten die deutschen Pauschalen aus dem BMF-Schreiben. Sie finden sie in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand 2026 in Deutschland.

Das Zwölftel-System 

Dauert eine Dienstreise mehr als 3, aber nicht mehr als 11 Stunden, wird das Tagesgeld gezwölftelt: Für jede angefangene Stunde steht ein Zwölftel des vollen Satzes zu. Das gilt im Inland und im Ausland. Für das Inland (30 Euro) ergibt das:

• bis 3 Stunden: kein Tagesgeld
• mehr als 3 bis 4 Stunden: 4/12 = 10,00 Euro
• 4 bis 5 Stunden: 5/12 = 12,50 Euro
• 5 bis 6 Stunden: 6/12 = 15,00 Euro
• 6 bis 7 Stunden: 7/12 = 17,50 Euro
• 7 bis 8 Stunden: 8/12 = 20,00 Euro
• 8 bis 9 Stunden: 9/12 = 22,50 Euro
• 9 bis 10 Stunden: 10/12 = 25,00 Euro
• 10 bis 11 Stunden: 11/12 = 27,50 Euro
• mehr als 11 Stunden: 12/12 = 30,00 Euro

Bei Auslandsreisen wird derselbe Bruchteil auf den Satz des Reiselandes angewendet, für Deutschland also zum Beispiel 9/12 von 35,30 Euro = 26,48 Euro bei 8 bis 9 Stunden.

Für jeden vollen Tag einer mehrtägigen Dienstreise gilt der komplette Satz.

Die Vorschriften rund um den Verpflegungsmehraufwand erscheinen erst einmal komplex: unterschiedliche Beträge je nach Ziel und Dauer, Abzüge für Mahlzeiten, zeitabhängige Berechnungen… Der Überblick geht dabei schnell verloren.

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