In vielen Unternehmen nimmt die Buchhaltung viel zu viel Raum im Tagesgeschäft ein. Durch mangelnde Automatisierung von Prozessen kommt es zu Zeitverlust und Fehlern. Viele Unternehmen suchen daher nach Wegen, Ihre Buchhaltungsprozesse mithilfe von Buchhaltungssoftware zu vereinfachen und weniger fehleranfällig zu machen. Viele dieser Programme bedienen sich heutzutage einer sogenannten Künstlichen Intelligenz (KI), welche die Grundlage vieler Automatisierungsprozesse darstellt. Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie auch Sie sich KI zu Nutzen machen können, um so bei der Buchhaltung an Ressourcen einsparen zu können.
Was bedeutet Künstliche Intelligenz?
Den Traum der Entwicklung einer Künstlichen Intelligenz (KI) gibt es schon seit Jahrzehnten und man findet ihn in vielen Science Fiction-Romanen und Filmen wieder. KI bedeutet, dass eine Maschine – nach heutigem Maßstab ist dabei an einen Computer zu denken – ähnlich intelligent denkt wie ein Mensch. Das menschliche Gehirn ist sehr komplex und zu Unglaublichem fähig. Computer können bis heute viele menschliche Denkleistungen nicht komplett ersetzen. Dennoch hat sich in Sachen KI in den letzten Jahren einiges getan. Es wird viel daran geforscht, wie man KI programmieren und einsetzen kann.
Was unterscheidet nun eine KI von einem klassischen Programm, wie wir es bereits seit vielen Jahren kennen? Bei einem normalen Programm schreibt die programmierende Person einen Satz aus mehr oder minder komplexen Anweisungen nach dem Schema: „Wenn X dann Y“. Bei einer KI hingegen wird ein Algorithmus erstellt, der selbstständig in der Lage ist, solche Schritte zu erstellen. Genau dies macht sie so „intelligent“ – die KI kann in gewissem Rahmen selbst denken.
Worin besteht nun aber der Zusammenhang zwischen KI und Ihrer Buchhaltung?
Buchhaltungsdaten mithilfe von KI sammeln
In der Buchhaltung haben Sie mit großen Mengen an Daten zu tun. Sei es die Gehaltsabrechnung mit unterschiedlichen Gehältern, die Reisekostenabrechnung mit Rechnungen aus zehn verschiedenen Ländern oder die Verwaltung der Mehrwertsteuer – in der Buchhaltung kann man schnell den Überblick verlieren. Umso wichtiger ist es, Prozesse durch Automatisierung zu vereinfachen. Es gibt inzwischen gerade im Bereich der Information Governance zahlreiche Hilfen durch KI.
Viele KI-basierte Lösungen für die Buchhaltung sind in der Lage, Informationen für Sie zu sammeln und auszuwerten. Dabei sind teils relativ komplexe Prozesse von Nöten, die Dank moderner KI zum Kinderspiel werden. N2F ermöglicht Ihnen beispielsweise, Rechnungen, die bei einer Geschäftsreise anfallen, mithilfe eines KI-basierten Scans zu digitalisieren und komplett auszuwerten. Mehr dazu erfahren Sie im letzten Abschnitt unseres Artikels.
Informationen werden gesammelt, ausgewertet und automatisch aufbereitet. Dadurch wird das Fehlerrisiko stark minimiert. So komplex das menschliche Gehirn auch ist, es macht leider Fehler. Bei KI sind Fehler weitestgehend ausgeschlossen und eine menschliche Überprüfung am Ende bleibt natürlich weiter möglich.
KI kann sogar Eingabefehler und menschliche Fehler im Allgemeinen erkennen. Nehmen wir als Beispiel wieder die Reisekostenabrechnung. Eine KI kann erkennen, falls Mitarbeitende auf Geschäftsreise das festgelegte Budget überschreiten, indem Rechnungen überprüft werden. So kann auch Betrug schneller erkannt werden.
Mithilfe von KI können Sie Ihre Daten nicht nur schneller auslesen, sondern diese auch in Form von Berichten und Analysen schnell zusammenfassen. So erhalten Sie einen klaren Überblick über alle Ihre Daten und sparen sich viel Zeit, die Sie sonst in die Erstellung von Tortendiagrammen oder weiteren zeitaufwendigen Graphiken gesteckt hätten.
Vereinfachung der Dateneingabe mithilfe von KI
Neben dem Sammeln und Auslesen von Daten kann Ihnen die KI auch bei der Dateneingabe behilflich sein. Besonders bei der Abführung der Mehrwertsteuer ist KI eine große Hilfe. Die Software kann aus entstandenen Kosten oder generierten Einnahmen die Mehrwertsteuer extrahieren und Ihnen so leicht einen Überblick verschaffen.
Sie können Ihre KI-basierte Software ganz einfach mit anderen Programmen verbinden oder in andere Systeme integrieren. Auch externe Partner werden so ganz leicht in Ihre Prozessabläufe eingebunden. Zum Beispiel ist es möglich, Ihre Reisekosten-Software direkt mit Ihrer Bank oder einem Reisebüro zu verbinden. So können etwa viele SEPA-Überweisungen automatisiert werden und die Mehrwertsteuer ganz leicht an das Finanzamt abgeführt werden.
Insgesamt lässt sich feststellen, dass Sie mithilfe von KI Ihre Buchhaltungsprozesse ganz nach Ihren Bedürfnissen parametrisieren können. Die Individualisierbarkeit ist eine ganz große Chance der KI und einer der Gründe, warum KI-basierte Software immer beliebter wird. Nutzen Sie die Chance, mithilfe von KI Ihre Buchhaltungsprozesse weitgehend zu automatisieren. Sie werden sehen, dass Sie dadurch in vielerlei Hinsicht zeitliche und menschliche Ressourcen sparen:
- Es entstehen weniger Fehler, die Kosten verursachen können.
- Sie benötigen weniger Zeit für die Buchhaltung.
- Ihr Personal kann in anderen Bereichen und für wichtigere Aufgaben eingesetzt werden.
- Sie benötigen weniger zusätzliche Programme, die oft viele Kosten verursachen.
So hilft Ihnen N2F durch Künstliche Intelligenz bei Ihrer Reisekostenabrechnung
Nachdem wir Ihnen nun die vielen Vorteile der KI für Ihre Buchhaltung vor Augen geführt haben, ist es an der Zeit für ein konkretes Beispiel. Mit N2F können wir Ihnen einen Reisekosten-Software vorstellen, die Ihnen beim Kostenverwalten mithilfe von KI vieles erleichtern kann. ( Kostenverwalten, car Subsantivierung à cause de ‚beim‘)
Die Reisekostenabrechnung ist in vielen Unternehmen ein leidiges Thema. Bei einer Geschäftsreise fallen viele Kosten an, die per Rechnung nachgewiesen werden müssen. Dabei entstehen schnell unübersichtliche Papierberge, die der Buchhaltung Kopfzerbrechen bereiten. Aus diesem Grund wurde N2F mit einer KI versehen, die mitdenkt und Ihnen viele komplizierte Prozesse direkt abnimmt.
N2F ist als praktische und leicht verständliche mobile App konzipiert worden, die Ihre Angestellten auf der gesamten Geschäftsreise begleitet – von der Planung im Vorfeld bis zum Ende der Reise. Über die sogenannte SmartScan-Funktion können diese Ihre Kassenzettel und Rechnungen ganz einfach mithilfe eines Fotos einscannen. Die KI von N2F liest alle wichtigen Daten aus dem Foto aus, wie etwa die Mehrwertsteuer und die zu erstattenden Kosten. Zugleich ist N2F so intelligent, dass auch Fehler an dieser Stelle gleich erkannt werden. Der Mitarbeiter*innen und das Unternehmen werden gewarnt, wenn die digitalen Spesen das Budget überschreiten oder nicht erstattungsfähige Kosten eingereicht wurden.
N2F lässt sich ganz leicht mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpfen und hilft Ihnen so, alle Daten an einem Ort zu versammeln und auszulesen. So verlieren Sie nie wieder den Überblick.
Falls Sie weitere Fragen zu N2F haben, kontaktieren Sie uns gerne.
