Neben den üblichen Reisekosten entstehen bei Geschäftsreisen auch häufig sogenannte Reisenebenkosten. Bereits die Verwaltung und Abrechnung klassischer Reisekosten stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Papierberge, komplizierte gesetzliche Vorgaben und immer internationalere Unternehmensstrukturen sorgen für einen stetigen Optimierungsbedarf. Reisenebenkosten können diese vielschichtigen Prozesse schnell noch komplexer machen, denn ihre Definition und Handhabung ist weitaus weniger klar geregelt. Im Folgenden möchten wir Ihnen erklären, was genau Reisenebenkosten sind, wie Sie am besten mit diesen umgehen und welche Möglichkeiten bei der Verwaltung von Reisenebenkosten bestehen.
Was genau sind Reisenebenkosten?
Als Reisenebenkosten gelten alle bei einer Reise entstehenden Kosten, die nicht in die Kategorien Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten fallen.
Reisenebenkosten sind häufig so gering, dass sie in der Reisekostenverwaltung übersehen werden. Dauert eine Geschäftsreise lange oder geht ein Mitarbeiter in sehr regelmäßigen Abständen auf berufliche Reisen, können sich diese jedoch summieren und zu einer relevanten finanziellen Belastung werden, die Sie als Unternehmen nicht ignorieren sollten.
Zu den üblichen Reisenebenkosten gehören:
- Gepäckgebühren (Transport, Übergepäck durch berufliches Material, Taxikosten durch schweres Gepäck)
- Telefon- und Postgebühren (für geschäftliche Korrespondenz; bei langen Geschäftsreisen können jedoch auch private Telefongespräche mit der Familie gerechtfertigt sein)
- Parkgebühren und Straßengebühren (Maut, Fährkosten etc.)
- Eintrittsgebühren in Zusammenhang mit geschäftlichen Veranstaltungen
- Trinkgelder im Restaurant oder Hotel
- Schadensersatz bei Verkehrsunfällen während der Geschäftsreise (im Rahmen der Fahrtkostenerstattung)
- Diebstahl und Beschädigung von beruflich relevanten Gegenständen oder Gepäck
Bei diesen Kosten gilt jedoch stets, die Verhältnismäßigkeit im Auge zu behalten: Nimmt Ihr Mitarbeiter seinen halben Kleiderschrank mit auf die Reise und benötigt zwei extra Koffer oder zahlt horrende Trinkgelder an den Kellner, übersteigt dies das vertretbare Maß an Reisenebenkosten.
Die gesetzlichen Regelungen zur Erstattung von Reisenebenkosten
Sie haben bei der Erstattung der Reisenebenkosten grundsätzlich zwei Optionen: Entweder Sie erstatten die real entstandenen Kosten oder Sie erstatten die Reisenebenkosten gar nicht.
Bei der Abrechnung von Reisenebenkosten sollten Sie wissen, dass es keine gesetzliche Pflicht zur Erstattung dieser gibt. Genauso wenig ist die Erstattung in ihrer Höhe geregelt. Dennoch sollten Sie die Erstattung der Reisenebenkosten nicht unter den Tisch kehren, denn Ihre Mitarbeiter könnten dies als undurchsichtig oder unfair empfinden.
Sie sollten ebenfalls wissen, dass die Erstattung von Reisenebenkosten für das Unternehmen steuerfrei ist. Wenn Sie die Kosten nicht erstatten, können Ihre Mitarbeiter diese trotzdem bei der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Ist der Pauschalbetrag von 1000 Euro in der Steuererklärung überschritten, müssen die Kosten mit Belegen nachgewiesen werden.
Einige auf Geschäftsreisen entstehende Kosten gehören laut Gesetz nicht zu den Reisenebenkosten und können nicht erstattet werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um den Kauf von Kleidung oder Koffern, Extrakosten im Hotel wie Pay-TV oder Massagen im Spa-Bereich, Verlust von privatem Geld oder Schmuck sowie Bußgelder, die außerhalb der beruflichen Tätigkeiten entstanden sind. Reisenebenkosten sind nicht dafür gedacht, Luxusgüter oder private Fehltritte zu finanzieren.
Abrechnung von Reisenebenkosten
Falls Sie sich für die Erstattung der Reisenebenkosten entscheiden, sollten Sie klar definieren, welche Kosten Ihr Unternehmen erstattet und ab welcher Summe die Reisenebenkosten geltend gemacht werden können. Hierbei ist eine klare und frühzeitige Kommunikation gegenüber den Mitarbeitenden die Basis. Ihre Mitarbeiter sollten bereits im Vorfeld einer Geschäftsreise genau wissen, mit welchen Kosten zu rechnen ist und welche dieser Kosten aus eigener Tasche bezahlt werden müssen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter schon vorher eine sinnvolle Kostenplanung erstellen.
Wir empfehlen Ihnen, schriftlich die geltenden Regeln festzuhalten und Ihren Mitarbeiter als verbindliches Dokument auszuhändigen. Hierbei genügt es meist schon, eine simple Übersicht als PDF-Dokument per E-Mail im Unternehmen zu versenden. Wenn bereits vor der Geschäftsreise die Regeln klar sind, können Missverständnisse, Fehler und Betrugsversuche leichter unterbunden werden.
Um die Reisenebenkosten nachzuweisen, müssen Ihre Mitarbeiter Quittungen und Rechnungen sammeln und Ihnen diese nach der Geschäftsreise vorlegen. Hierbei kann es schnell chaotisch werden: Die Quittungen gehen verloren, sind in Fremdsprachen verfasst oder in einer fremden Währung.
Der Vorteil einer digitalen Abrechnung von Reisenebenkosten
Das Ziel einer jeden Reisekostenabrechnung sollte die Prozessvereinfachung und -optimierung sein. Dies erreichen Sie am schnellsten und bequemsten durch eine umfassende Digitalisierung Ihrer Fahrtkostenabrechnung. Diese muss jedoch zugleich ausreichend flexibel sein, um beispielsweise Reisenebenkosten erfassen zu können.
Die Umstellung auf eine digitale Reisekostenverwaltung muss nicht kompliziert sein. Sie benötigen lediglich die passende digitale Lösung, die eine Vielzahl Ihrer Bedürfnisse an einer zentralen Schnittstelle löst. Besonders hilfreich sind Reisekostensoftwares und -Apps, die von Reiseplanung bis Erstattung alle Schritte der Reisekostenabrechnung übernehmen.
Bei der Verwaltung von Reisenebenkosten kommt es wie erwähnt schnell zu einer großen Ansammlung von Quittungen und Rechnungen. Mit dem passenden Tool kann dieses Problem verringert werden. Können Ihre Mitarbeiter die Rechnungen und Quittungen leicht einscannen und somit Papierberge auf beiden Seiten vermeiden, ist schon viel gewonnen.
So kann N2F Ihnen bei der Abrechnung von Reisenebenkosten behilflich sein
Wie Ihnen nach dem Lesen dieses Artikels klar sein sollte, kann die Abrechnung von Reisenebenkosten schnell zum Stressfaktor mutieren, wenn Sie den Ablauf des Verwaltungsprozesses nicht genau definiert haben.
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Mit der N2F-App können Ihre Mitarbeiter auf der Reise ganz einfach Quittungen und Rechnungen einscannen und in der App speichern. Das Verlustrisiko wird so stark minimiert und der Mitarbeiter in seiner Arbeit erleichtert. Durch die praktische Kostenübersicht in der App ist zudem stets klar, welche Kosten bereits entstanden sind und wie viel Budget bleibt.
Die App kennt dabei alle relevanten gesetzlichen Vorgaben und bietet Ihnen somit auch juristische Sicherheit. Durch eine Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung können menschliche Fehler leichter vermieden und schneller behoben werden.
N2F ist dabei immer auch international orientiert, um der wachsenden Globalisierung gerecht zu werden. Ihre Mitarbeiter gehen häufig auf Geschäftsreisen ins Ausland oder Sie haben internationale Teams in verschiedenen Ländern? Kein Problem für die N2F-App. Sie spricht nicht nur 11 Sprachen, sondern kann auch 170 verschiedene Währungen ineinander umrechnen. Falls Sie mehr über N2F erfahren möchten oder eine individuelle Beratung benötigen, kontaktieren Sie unser Team hier. Auch eine Probeversion steht Ihnen zur Verfügung.
