Geschäftsreisen richtig zu buchen und abzurechnen, kostet Unternehmen Zeit und Nerven: Belege müssen gesammelt und Vorschriften eingehalten werden. Die richtige Reisekostenabrechnungs-Software übernimmt genau das und macht den Prozess für alle Beteiligten einfacher.
Wir stellen Ihnen 11 Top-Anbieter für Reisekosten-Software vor. Erfahren Sie, wie diese Tools Fehler reduzieren und Ihre Teams entlasten.
Vorteile einer Reisekostenabrechnungs-Software
Eine Software für die Reisekostenabrechnung bietet Managern und Reisenden viele Vorteile:
- Keine unübersichtlichen Stapel an Belegen mehr
- Weniger Fehler und bessere Übersicht durch automatisierte Prozesse
- Zeitsparende Erfassung und Bearbeitung per mobiler App oder am PC
- Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung
- Schnellere Rückerstattung für mehr Mitarbeiterzufriedenheit
Hauptfunktionen einer Reisekosten-Lösung
Ohne eine digitale Lösung sind Reisekostenabrechnungen meist sehr aufwendig. Reisekostenabrechnungs-Software ersetzt die herkömmliche Praxis von Excel-Listen und Beleg-Bergen.
Durch automatische Ermittlung der Reisekosten und Zuordnung der Belege wird die Reisekostenabrechnung zu einem schnellen Prozess. Mit wenigen Klicks landen die Daten im Buchhaltungsprogramm und in der Lohnabrechnung.
Mit einer Reisekostenabrechnungs-Lösung können Sie in der Regel Fahrtkosten, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie die Reisenebenkosten abrechnen. Weitere Funktionen können sein:
- Unkomplizierte Beantragung und Genehmigung
- Vorschusszahlungen
- Digitale Speicherung und Übermittlung aller Belege (z. B. per mobiler App mit Scanner-Funktion)
- Verwaltung von Dienstfahrzeugen
- Import von Kreditkartenumsätzen
- Automatische Berechnung von Steuersätzen, Pauschalen usw.
- Workflows und Berichte
- Archivierung mit Beweiswert
Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand umfasst sämtliche zusätzlichen Kosten für Verpflegung während Auswärtstätigkeiten, wie etwa für den Kaffee am Morgen, das Mittagessen in einer firmenexternen Kantine oder das Abendessen im Restaurant.
Vor der Auswahl den Bedarf klären
Bevor Sie verschiedene Anbieter für Reisekostenabrechnungs-Software in die engere Auswahl nehmen, sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen genau definieren:
- Wie viele Mitarbeitende sollen die Software benutzen können?
- In welche vorhandenen Systeme soll die Lösung integriert werden?
- Wie werden Auslagen während der Reisen bezahlt?
- Wird für Dienstfahrzeuge ein integriertes Fahrtenbuch benötigt?
- In welche Länder führen Geschäftsreisen?
- Sollen Mitarbeitende speziell geschult werden?
Reisekosten im öffentlichen Dienst
Für Dienstreisen von Beschäftigten im öffentlichen Dienst gelten die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), das auch von vielen kommunalen Arbeitgebern übernommen wird. Zudem verweist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) meistens auf diese Regelungen. Die Erstattungshöhen können aber je nach Bundesland variieren.
Gemäß § 2 BRKG muss eine Dienstreise grundsätzlich vor Antritt schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden.
Auswahlkriterien für Softwarelösungen
Das Angebot an Software für Reisekostenabrechnungen ist groß. Ein Softwarevergleich hilft dabei, die passende Lösung zu finden. Eine Checkliste mit den wichtigsten Kriterien erleichtert die Entscheidung.
Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Software lässt sich schnell im Arbeitsalltag einsetzen. Achten Sie auf folgende Punkte:
- Onboarding: Werden neue Nutzer verständlich durch die Anwendung geführt?
- Benutzeroberfläche: Ist die Bedienung übersichtlich und einfach?
- Mobile App: Können Mitarbeitende Belege und Reisedaten unterwegs erfassen? Eine mobile App kann die manuelle Eingabe deutlich erleichtern.
- Auswertungen: Bietet die Software Dashboards mit wichtigen Kennzahlen?
Funktionen und Sicherheit
Achten Sie darauf, dass die Lösung steuerliche Vorgaben und Anforderungen der GoBD erfüllt. Dazu gehören die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und ein geregelter Datenzugriff. Auch die geltenden Datenschutz- und Sicherheitsstandards sollten erfüllt sein.
Idealerweise übernimmt die Software Änderungen der gesetzlichen Vorgaben automatisch. Dazu zählen zum Beispiel Inlands- und Auslandspauschalen, Mehrwertsteuersätze und Kilometerpauschalen.
Weitere Auswahlkriterien sind:
- Support und Kundenservice
- Regelmäßige Aktualisierungen
- Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen
- Preis und Vertragsbedingungen
Einige Anbieter verbinden die Reisekostenabrechnung zusätzlich mit Firmenkarten und einer Lösung für Eingangsrechnungen. So können Sie verschiedene Ausgaben einfach zentral verwalten und Freigabeprozesse automatisieren.
Vergleich von Anbietern für Reisekosten-Software
In diesem Vergleich stellen wir 11 Anbieter von Reisekostenabrechnungs-Tools vor, die sowohl für KMU als auch für große Unternehmen geeignet sind.
Circula
Circula ermöglicht eine mobile Erfassung von Reisekosten und berechnet Fahrtkosten automatisch über einen Abgleich mit Google Maps.
Schulungen für Mitarbeitende werden nicht angeboten; die Website hat aber einen FAQ-Bereich für häufige Fragen.
Die Software ist als Web-App sowie für iOS und Android verfügbar.
DATEV
DATEV Reisekosten classic deckt den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung ab, von der Genehmigung über die Abrechnung bis zur Auszahlung. Besonders gut eignet sich die Lösung für Unternehmen, die bereits andere DATEV-Anwendungen nutzen, etwa Arbeitnehmer online.
Weitere Pluspunkte sind das DATEV-Rechenzentrum in Deutschland und der deutschsprachige Support.
HRworks
Diese Reisekostenabrechnungs-Software ist eine webbasierte SaaS-Lösung, die von jedem mobilen Endgerät aus genutzt werden kann.
Sie ist für alle Unternehmensgrößen skalierbar und lässt sich in bestehende ERP-Lösungen integrieren. Außerdem werden gesetzliche Änderungen automatisch übernommen.
Lexware
Diese Software integriert ein GoBD-konformes Fahrtenbuch, das zusätzliche Tools überflüssig macht.
Je nach Version können drei bis 500 Reisende verwaltet werden.
Die Lösung ist für die Nutzung auf Windows verfügbar und bietet eine mobile Erfassung über die Web-App Lexware myCenter.
Mobilexpense
Mobilexpense ermöglicht es Mitarbeitenden, Reiseanträge digital einzureichen und über einen Freigabeworkflow prüfen zu lassen. Belege lassen sich unterwegs per Foto erfassen und auslesen, außerdem unterstützt die Software die Kilometerabrechnung und kann mit einem Online-Buchungstool für Geschäftsreisen verbunden werden. Mit Declaree und Expense bietet Mobilexpense zudem Lösungen für den Mittelstand.
N2F
N2F ist eine webbasierte Lösung mit mobiler App für die digitale Reisekostenabrechnung. Sie lässt sich an verschiedene Anforderungen anpassen und bietet individuelle Freigabe-Workflows sowie automatische Berechnungen.
Die Software unterstützt unter anderem Kilometerpauschalen, eine Google-Maps-Anbindung, mehrere Währungen und Sprachen sowie die Anbindung an ein Reisebüro. Außerdem können die Daten in gängige Buchhaltungssysteme exportiert werden.
Je nach Konfiguration lassen sich auch eigene Tagespauschalen und Reiserichtlinien hinterlegen.
| Anbieter | Circula | DATEV | HRworks | Lexware | Mobilexpense | N2F |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Abrechnung für Inlands- und Auslandsreisen | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Automatische Kontierung | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Schnittstelle zur Buchhaltung | DATEV und weitere Systeme | DATEV-Anwendungen | ERP und Buchhaltung, Details zu prüfen | DATEV und weitere Schnittstellen | FiBu und ERP, Details zu prüfen | FiBu, ERP und Lohnbuchhaltung |
| Geeignet für kleine, mittlere und große Unternehmen | Ja | Vor allem Unternehmen im DATEV-Umfeld | Vor allem für den Mittelstand | Vor allem KMU | Ja | Ja |
| GoBD-konform | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Rechenzentrum | Deutschland | Deutschland | Irland | Deutschland | Deutschland | Frankreich |
| Deutschsprachiger Support | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Mobile Nutzung | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kostenlose Testphase | Ja | Nein, Demo auf Anfrage | Ja | Ja | Nein, Demo auf Anfrage | Ja |
| Preis | Ab 15 Euro pro Lizenz / Monat | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Ab 9,90 Euro / Monat (bis 08/2026) | Ab 8 Euro / Monat | Ab 6,60 Euro / Monat |
Hinweis: Die mobile Nutzung erfolgt je nach Anbieter über eine eigene App oder über eine browserbasierte Anwendung.
ONexpense
ONexpense ist eine cloudbasierte Lösung für die digitale Spesenabrechnung. Belege lassen sich per Foto erfassen und mithilfe von KI automatisch auslesen. Die App unterstützt außerdem die Kilometerabrechnung, Genehmigungsworkflows, die Erkennung von Duplikaten und den Export der Abrechnungen in verschiedene Formate.
Je nach Tarif stehen zusätzliche Funktionen wie individuelle Spesenkategorien, Richtlinien für Rückerstattungen und eine rechtskonforme Belegarchivierung zur Verfügung.
Perk (ehemals TravelPerk)
Perk ist eine cloudbasierte All-in-one-Plattform für Geschäftsreisen, Reisebuchungen und Reisekosten. Über die benutzerfreundliche Oberfläche lassen sich unter anderem Flüge, Zugreisen, Unterkünfte und Mietwagen buchen.
Unternehmen können individuelle Reiserichtlinien hinterlegen und Genehmigungsprozesse automatisieren. Außerdem bietet Perk Auswertungen, Integrationen und Funktionen für die Verwaltung von Reisekosten. Mit der mobilen App können Mitarbeitende ihre Reisen auch unterwegs verwalten und bei Bedarf umbuchen.
Rydoo
Rydoo ist eine cloudbasierte Lösung für die digitale Reisekostenabrechnung. Die mehrsprachige Benutzeroberfläche und die internationale Ausrichtung machen die Software besonders für Unternehmen mit verteilten oder länderübergreifenden Teams interessant.
Je nach gewähltem Tarif stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise die automatische Prüfung von Ausgaben anhand der Unternehmensrichtlinien, die Übersetzung von Belegen sowie weitere Automatisierungs- und Kontrollfunktionen. Der Anbieter unterstützt Unternehmen außerdem beim Onboarding und bietet diesen Service auch auf Deutsch an.
SAP Concur
SAP bietet mit Concur Travel eine cloudbasierte Lösung für die Reisebuchung. Mitarbeitende können Reisen unterwegs ändern oder bei Bedarf umbuchen. Integrierte Reiserichtlinien unterstützen Unternehmen dabei, kostengünstige und regelkonforme Optionen auszuwählen.
In Verbindung mit Concur Expense lassen sich auch die Reisekosten zentral erfassen und prüfen.
Für Österreich und die Schweiz stehen spezifische Funktionen zur Verfügung.
Spendesk
Spendesk ist eine Plattform für Ausgabenmanagement, mit der sich Spesen, Karten und weitere Firmenausgaben zentral verwalten lassen. Belege können per App fotografiert und eingereicht werden, während das Finanzteam Rückerstattungen direkt auf der Plattform freigibt. Zusätzlich unterstützt Spendesk virtuelle und physische Firmenkarten sowie automatisierte Ausgaben-Workflows.
| Anbieter | ONexpense | Perk | Rydoo | SAP Concur | Spendesk |
|---|---|---|---|---|---|
| Abrechnung für Inlands- und Auslandsreisen | Ja | Ja | Ja | Ja | Teilweise |
| Automatische Kontierung | Ja | Über Integrationen möglich | Ja | Ja | Ja |
| Schnittstelle zur Buchhaltung | Export als PDF, Excel und CSV | Integrationen und API | Integration zu Buchhaltungssystemen | Umfangreiche ERP- und Buchhaltungsintegration | Integration und Exportfunktionen |
| Geeignet für kleine, mittlere und große Unternehmen | Vor allem Selbständige und KMU | Ja | Ja | Vor allem mittlere und große Unternehmen | Ja |
| GoBD-konform | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Rechenzentrum | EU | Deutschland und Irland | EU | EU | Irland |
| Deutschsprachiger Support | Nein, Website derzeit auf Englisch und Französisch | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Mobile Nutzung | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kostenlose Testphase | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Preis | Ab 3,40 Euro / Monat | Auf Anfrage | Ab 8 Euro / Monat | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
Mitarbeitende, Manager und die Buchhaltung verbringen unnötig viel Zeit mit der Spesenabrechnung. Fehler führen zu zusätzlichem Aufwand. Um diesen zu reduzieren und eine schnellere Rückerstattung zu ermöglichen, stellt Ihnen das N2F-Team eine kostenlose Spesenabrechnungsvorlage zur Verfügung.
