Ah, la politique de frais, tout un poème ! Si elle est plutôt claire pour vous, en tant que DAF, il y a fort à parier que vos collaborateurs n’en connaissent qu’une partie !
Or, les notes de frais peuvent rapidement devenir un sujet de tension, par exemple lorsque des salariés souhaitent se faire rembourser des dépenses ayant excédé le cadre de la politique de frais, consciemment ou non.
Pourquoi établir une politique de frais ?
Tout d’abord, pour avoir un cadre de dépenses ! C’est le meilleur moyen pour vous de faire des économies, mais aussi de déterminer les postes de dépenses à surveiller et de vous assurer que les salariés restent bien dans les clous !
D’ailleurs, sachez que selon une étude interne à N2F, le coût de la fraude ou des erreurs sur les notes de frais reviendrait à 747€ par salarié et par an ! Lorsqu’on sait qu’en plus les risques sont élevés en cas de contrôle URSSAF, on comprend l’importance bien communiquer sur sa politique de frais pour qu’elle soit respectée.
De plus, avoir une politique de frais claire et cadrée est aussi le meilleur moyen de bien récupérer la TVA par la suite.
Qu’entend-on par politique de frais ?
La politique de frais est tout simplement une charte des dépenses professionnelles qui doit être respectée par vos collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels, visites clients, etc. C’est notamment là que vous allez définir :
- Les règles en matière de plafonds (restaurant, nuit d’hôtel, etc.)
- Les types de dépenses autorisées
- Les barèmes
- Les justificatifs attendus
- Les modalités de remboursement.
Cette charte vous permettra aussi d’ajouter les spécificités de votre entreprise liées à la convention collective ou à des accords.
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Quels peuvent être les axes de la politique de frais ?
Plus précisément, la politique de frais va être un document dans lequel vous allez pouvoir lister par exemple les règles suivantes :
- Repas au restaurant plafonné à 15€
- Utilisation du véhicule personnel pour un déplacement si le trajet est inférieur ou égal à deux heures
- Voyage en train en seconde classe
- Nuitées d’hôtel plafonnées à 50€ en province et 100€ à Paris
- Etc.
La politique de frais est évidemment propre à chaque entreprise. Ainsi, certaines peuvent avoir une grille par ville, avec des montants déterminés, ou encore des ordres de mission. D’autres peuvent aussi avoir des particularités, par exemple des plafonds de restauration de 15€ le midi, 20€ le soir ou 25€ le week-end.
Les règles et plafonds peuvent également différer selon le statut du collaborateur : technicien, commercial, cadre ou encore membre du Comité de Direction, ces deux derniers pouvant avoir des plafonds plus élevés, voire pas de plafond du tout.
💡 Mais la politique de frais ne concerne pas que les dépenses ! C’est aussi dans ce document que vous allez indiquer à quel moment doivent être soumises les notes de frais (ex : avant le 8 du mois), mais aussi leurs modalités de remboursement.
Politique de frais : créer un document simple et accessible
Quelle que soit la taille de votre entreprise, que vous soyez dans une PME, une ETI ou un grand groupe, vous avez très certainement déjà posé sur le papier votre politique de frais. D’ailleurs, c’est très certainement un document que vous transmettez à chaque nouveau collaborateur susceptible de se déplacer !
Beaucoup d’entreprises disposent d’ores et déjà de ce document. Mais, enrichi de plusieurs années de modifications, il est souvent complexe et illisible, à peu près aussi attractif qu’un document juridique. Inutile de vous dire que la plupart des salariés ne se donnent pas la peine de le lire, ou ne s’en souviennent pas !
En ce qui concerne la politique de frais, soyons honnêtes : tout comme vous, les collaborateurs ne vont se souvenir que de ce qui les concerne le plus souvent. Plafonds au restaurant, à l’hôtel, remboursement des frais kilométriques… Ce qui augmente le risque d’erreurs en cas de dépenses inhabituelle.
Afin que ces informations soient transmises aux salariés, vous devez vous assurer qu’elles soient compréhensibles et simple, malgré la complexité des organisations.
Comment faire connaître la politique de frais auprès des salariés ?
C’est ici qu’il va falloir mettre les mains dans le cambouis ! Nous vous conseillons avant tout de remettre au propre votre politique de frais, et de la présenter aux collaborateurs sous une forme simple et lisible. Dites adieu au board fouillis !
Si possible, remaniez votre document pour le présenter plutôt sous la forme d’une infographie afin qu’il soit plus facilement lisible, et que les salariés puissent accéder directement aux parties qui les intéressent.
💡 Notre astuce : nous vous conseillons de faire un rappel de la politique de frais en quelques minutes chaque année, par exemple lors du séminaire annuel. Il peut aussi s’agir d’une courte vidéo envoyée à l’ensemble de vos collaborateurs dans laquelle vous récapitulez les points importants et les changements !
Et parce que la politique de frais, ce ne sont pas que des restrictions, nous vous conseillons aussi de donner des conseils. Vous pouvez par exemple proposer une liste des hôtels partenaires, ou encore fournir des adresses d’hôtels ou restaurants ayant un bon rapport qualité/prix.
Faire appliquer la politique de notes de frais sans stress
Pour éviter les malentendus et tensions entre services au moment d’approuver ou de se faire rembourser une note de frais, le mieux est encore de se doter d’un outil permettant de présenter la politique de frais de manière intuitive aux collaborateurs.
C’est le cas d’une solution de gestion de note de frais telle que N2F, qui vous assure que les dépenses réalisées respectent la politique de frais. Ainsi, si un collaborateur rentre une dépense de 18€ pour un repas au restaurant, l’application va lui signaler que seuls 15€ sont remboursables sur ce type de dépense.
Mais, comme nous l’avons précisé, la politique de frais, ce ne sont pas que les dépenses. Justement, en utilisant une application de gestion de notes de frais, vos salariés seront notifiés pour soumettre leur note dans les temps, et les managers recevront une alerte pour les approuver avant qu’elles ne basculent en comptabilité.
Enfin, un logiciel de gestion de note de frais vous permettra de mettre en place des règles automatiques. Vous connaissez certainement ce casse-tête des données obligatoires, que de nombreux collaborateurs oublient et qui vous obligent à aller à la pêche aux informations ! Typologie de véhicule pour le carburant, nom du client visité ayant nécessité une nuit d’hôtel, etc. En utilisant une application de gestion des notes de frais telle que N2F, vous allez pouvoir indiquer le caractère obligatoire de ces informations : le salarié ne pourra soumettre sa note qu’une fois qu’elles seront complétées.
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