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Reisekosten Software
Abrechnungen einfach per App
Digitalisieren Sie Ihre Reisekosten und Spesen
Große Zeitersparnis für alle Beteiligten:
Außendienst, Vorgesetzte, Buchhaltung, Geschäftsführung und Selbstständige
- Belegerfassung einfach per Foto
- Automatische Verpflegungspauschalen und Kilometerpauschalen
- Integrierte Datenübertragung in alle marktüblichen Lohn-, FiBu- oder ERP-Systeme
- KI-gestützte Fehlererkennung (z. B. Doubletten, Betrugsversuche)
- Revisionssichere und rechtskonforme Belegarchivierung
- Grafische Analysen, inkl. Export-Dateien
- Verwaltung von Vorschusszahlungen und Reiseanträgen, Projekten, Kunden, Aufträgen, Bankabgleich
- Zu 100 % individuell konfigurierbar (bspw. Freigabe-Prozesse oder Richtlinien)
- Für jede Unternehmensgröße (Selbstständige, KMUs, Großunternehmen)
- Verwaltung via App und Web-Version
- Günstig und mit zwei Tarif-Optionen
- International verfügbar (inkl. Deutschland, Österreich, Schweiz)
Über 800.000 Nutzer in 86 Ländern und 11 Sprachen sparen bereits Zeit und Kosten mit N2F
Belegerfassung einfach per Foto
Spesenbelege digitalisieren und Zeit sparen
Unsere KI-gestützte OCR-Technologie extrahiert und berechnet alle wichtigen Daten aus Ihrem Beleg:
- Datum
- Betrag
- Rechnungssteller
- Trinkgelder
- Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer
Ein Foto, kurze Überprüfung, sowie mögliche Anpassungen und der Reisekosten-Beleg wird mit nur einem Klick in den individuellen Freigabe-Workflow Ihres Unternehmens geschickt.
Einfachster Freigabe-Workflow
Ihr Vorgesetzter bekommt eine Echtzeit-Benachrichtigung und kann den Beleg frei geben oder per Beleg-abhängigem Kommunikationskanal Rückfragen stellen. Für den Export in die Buchhaltung ist dank unserer IT-Integrationen keine erneute Eingabe mehr notwendig.
Maximale Sicherheit
Mit N2F können Sie jeden gescannten Beleg entsorgen
N2F erfüllt alle gesetzlichen Vorschriften für eine digitale Archivierung und ist zertifiziert nach GoBD.
„Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.“ (bfdi.bund.de)
Mit unserer beweiskräftigen Archivierung können Sie jeden gescannten Beleg entsorgen und sind im Falle einer Steuerprüfung geschützt. Zusätzlich ist es mittels digitaler Archivierung via N2F auch sehr viel einfacher die Daten überhaupt wieder zu finden. Durch unsere revisionssichere Archivierung ist außerdem jeder Einzelfall nachvollziehbar.
- Wir bieten eine GoBD-zertifizierte, revisionssichere und rechtskonforme digitale Belegarchivierung
- DSGVO-konformes Datenhosting mit Server-Standort in Frankreich (Lyon) – abgesichert mit Twin-Hosting Technologie
- Software-Zugang mittels 2FA-Authentication
Höchste Kompatibilität zu Ihren bestehenden Systemen
Integrieren Sie N2F nahtlos mit Ihrer FiBu-Software, Ihrer Bank, Ihrem Reiseportal und mehr.
Verbindung zu Ihrem FiBu-System
N2F kommuniziert mit mehr als 200 Buchhaltungssoftware-Paketen: SAP (ECC, S/4HANA, Business etc.), Sage (100, 1000, X3, Cloud etc.), Abacus, Dynamics, Oracle JD Edwards, PeopleSoft, EBP, Divalto, Quadratus, Infor LN (ex BAAN), Datev, Odoo etc.
Mehr erfahren
Verbindung zu Ihrer Bank
Einen Bankabgleich Ihrer Reisekostenabrechnungen durchzuführen war nie einfacher. N2F kann sich mit 300 europäischen Banken verbinden, um Banktransaktionen automatisch abzufragen.
Verbindung zu Ihrem Reisebüro
Um häufig reisenden Kunden das Leben zu erleichtern, kann N2F alle Rechnungen von Ihren Reisebüros und Fahrzeugvermietungen abfragen. Es analysiert dann genau die Reisekosten von allen Angestellten und gibt sie automatisch in Ihr Buchhaltungssystem ein.
Rückerstattung an Ihre Angestellten
N2F kann auch SEPA Überweisungsdateien generieren, so dass Sie die Erstattung an Ihre Angestellten durchführen können (unter Berücksichtigung von Vorschüssen).
Reisekostenabrechnungen und Umsatzsteuer
Endlich eine Software für Reisekostenabrechnungen,
welche die USt-Verwaltung automatisiert.
Unser Smart-Scan extrahiert automatisch die Umsatzsteuer aus dem Foto – sogar, wenn mehrere Sätze auf dem Beleg ausgewiesen sind.
Der abzugsfähige Betrag ist für jede Reisekostenkategorie vorkonfiguriert – und kann für Ihre Unternehmensrichtlinien (wie z. B. Treibstoff) individuell angepasst werden.
Über die Anbindung an Ihre FiBu-Software wird die Umsatzsteuer automatisch importiert – eine manuelle Eingabe ist somit nicht mehr nötig!
Intelligente Plausibilitätsprüfung
– Fehler erkennen mit KI –
Durch Untersuchung der Millionen von Reisekosten, die wir verarbeiten, erkennt unsere KI, ob Reisekosten Anomalien enthalten oder nicht
Jeder Beleg erhält einen Plausibilitäts-Score bei dem potentiell problematische Reisekosten markiert werden
Die Buchhaltung spart sehr viel Zeit, da sie potentiell problematische Ausgaben (Doubletten, Fehler, Betrugsversuche, …) mit einem Blick erkennen kann
N2F erkennt Ausgaben, die geprüft werden müssen, Betrugsversuche werden hervorgehoben, die Bearbeitungszeit wird stark verkürzt und die Fehlerkorrektur vereinfacht
N2F erkennt auch Betrugsversuche mit gefälschten Rechnungen
Verpflegungsmehraufwand
Automatische Berechnung von pauschalen Zulagen
- Einfach Reisedaten (Start- und Zielort, sowie -zeiten und eventuelle Zwischenstopps) eingeben und
-
- N2F berechnet automatisch die Verpflegungspauschalen (Tagessätze),
-
- und berücksichtigt dabei die unterschiedlichen Sätze für in- und ausländische Reisen.
- N2F gestattet auch die Verwaltung möglicher Abzüge (vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten) und berechnet die Rückerstattungsraten für alle Länder automatisch
- Alternativ können Sie auch individuellen Raten für Personen(-gruppen) festlegen
- In kurz: Die gesamte Berechnung der Verpflegungsmehraufwände übernimmt die N2F Reisekosten App
Automatische Berechnung der
Kilometerpauschalen
Entspannen Sie sich, N2F übernimmt das
- Dank unserer Google Maps Integration ist die Erfassung Ihrer Kilometerpauschalen kinderleicht
- Einfach Reisedaten eingeben und N2F erfasst die Kilometerpauschalen je Firmenwagen automatisch
- N2F verwaltet Ihre Firmenwägen und Rückerstattungssätze
- Alle Fahrzeugtypen (Privat, Servicefahrzeug, Firmenwagen) sowie alle Treibstoffarten können verwaltet werden – für eine einfachste USt-Rückerstattung.
Der Freigabeprozess
– zu 100 % konfigurierbar
Ein Workflow, der sich an Ihr Unternehmen anpasst
- Legen Sie fest bei welchem Betrag, Projekt, Kunden, Weiterberechnung, Limit-Überschreitung oder Gruppenzugehörigkeit der Prüfer informiert werden soll.
- Der Prüfer erhält Echtzeit-Benachrichtigungen über den Status der Reisekostenabrechnungen seines Teams
- Stellen Sie so viele Freigabe-Schritte ein, wie Sie wünschen.
- Der gesamte Freigabeprozess – vom Einreichen Ihrer Reisekostenabrechnung bis hin zur Rückerstattung – ist komplett revisionssicher und somit nachvollziehbar
Ihre Reisekostenrichtlinie
ist vollständig konfigurierbar
Manuelle Überprüfungen sind nicht mehr nötig, N2F kümmert sich darum!
Ihre Reisekostenrichtlinie ist in unserer Reisekostenabrechnungs-Software vollständig konfigurierbar:
- Sperr- oder Warnlimits,
- Limits pro Zeitraum, pro Gast, pro Nacht,
- pauschale Reisekosten.
Passen Sie Ihre Richtlinien und Limits entsprechend eines Benutzertyps oder -gruppen an.
Die Analyse einer Reisekostenabrechnung war nie einfacher
Berichte, Statistiken, PDF, XLS - alles ist möglich
- Mit N2F greifen Sie mit einem Klick auf vordefinierte oder individuell konfigurierbare grafische Analysen zu (bspw. Reisekosten Mitarbeiter(-gruppe) A der letzten 6 Monate)
- Unsere Reisekosten-Analyse ermöglicht Ihnen das Extrahieren, Formatieren und Vergleichen Ihrer gesamten Reisekosten in verschiedensten Filtern und Zeiträumen
- Unsere Analysen sind übersichtlich strukturiert, frei konfigurierbar und exportierbar (PDF, XLS und CSV)
- Bei Ihren Reisekostenauswertungen wird Ihnen nichts mehr entgehen!
Eine Lösung, die sich zu 100 %
konfigurieren lässt
Ob Einzelunternehmer, Mittelständler oder Großunternehmen – N2F passt sich Ihren Bedürfnissen an
- Mehrere Unternehmen in verschiedenen Ländern?
- Ihre Unternehmensgruppe nutzt unterschiedliche FiBu-Softwares?
- Unterschiedliche Währungen und Zeitzonen?
- Unterschiedliche Sprachen und Reisekostenrichtlinien?
- Sie benötigen eine Anbindung von N2F an Ihr Reisebüro oder Ihre Fahrzeugvermietung?
Alles machbar und kein Problem!
Verwaltung von Vorschusszahlungen und
Reiseanträgen
Weitere praktische Funktionen, die Ihr Leben vereinfachen
N2F beinhaltet ein komplett konfigurierbares Modul für Reiseanträge, welches Ihnen mit einem speziellen Workflow die Genehmigung einer Reise ermöglicht, bevor die Reisekosten tatsächlich anfallen.
Einmalige oder regelmäßige Vorschusszahlungen sowie Anfragen für Vorschusszahlungen sind ebenfalls möglich. Die tatsächliche und unmittelbare Nutzung des Vorschusses steht dem Benutzer zur Verfügung.
Die Rückzahlung wird abgezogen und die Buchhaltungsdateien werden für die Übernahme ins FiBu-System vorbereitet.
Und für die Rechnungen meiner
Lieferanten?
Egal, ob Quittungen oder Rechnungen – senden Sie einfach den Beleg als Anhang von Ihrer N2F-E-Mail-Adresse an n2f@n2f.com und unsere Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wird die Reisekosten automatisch für Sie anlegen!
