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Reisekostenabrechnungen
– Software für Unternehmen
Die Lösung für jedes Unternehmen
Einfach und intuitiv zu bedienen, schnell und effizient
- Einfach Beleg fotografieren und die N2F App extrahiert und berechnet alle wichtigen Daten automatisch
- Automatische Berechnung von Verpflegungspauschalen (In- und Ausland) oder Kilometerpauschalen
- Verwaltung von Vorschusszahlungen und Reiseanträgen, Projekten, Kunden, Aufträgen, Bankabgleich, Freigabe-Prozessen, …
- Anbindung an alle marktüblichen ERP- und FiBu-Systeme möglich
- K.I.-gestütztes Fehlerwarnsystem und blitzschnelle Analysemöglichkeiten (inkl. Export-Dateien)
- Zu 100 % konfigurierbar für Ihre individuellen Bedürfnisse
- Verwaltung via synchronisierter App und Web-Version
Unser Smart-Scan
wird Ihr Leben verändern
Belegerfassung in unter einer Sekunde und mit 95 % Erkennungsrate
Unsere KI-unterstütze OCR-Technologie extrahiert und berechnet alle wichtien Daten aus Ihrem Beleg:
- Datum
- Betrag
- Rechnungssteller
- Steuern inkl. MwSt
- Trinkgelder
- Treibstoffverbrauch
- …
Maximale Sicherheit
Stellen Sie auf komplett digitale Prozesse um und profitieren Sie von unserer rechtssicheren Archivierung
- Mit N2F können Sie jeden gescannten Beleg entsorgen
- Wir bieten eine GoBD-zertifizierte, revisionssichere und rechtskonforme digitale Belegarchivierung für 10 Jahre
- DSGVO-konformes Datenhosting in Frankreich – abgesichert mit Twin-Hosting Technologie
- Software-Zugang mittels 2FA-Authentication
Höchste Kompatibilität zu Ihren bestehenden Systemen
Integrieren Sie N2F nahtlos mit Ihrer FiBu-Software, Ihrer Bank, Ihrem Reiseportal und mehr.
Verbindung zu Ihrem FiBu-System
N2F kommuniziert mit mehr als 200 Buchhaltungssoftware-Paketen: SAP (ECC, S/4HANA, Business etc.), Sage (100, 1000, X3, Cloud etc.), Abacus, Dynamics, Oracle JD Edwards, PeopleSoft, EBP, Divalto, Quadratus, Infor LN (ex BAAN), Datev, Odoo etc.
Mehr erfahren
Verbindung zu Ihrer Bank
Einen Bankabgleich Ihrer Reisekostenabrechnungen durchzuführen war nie einfacher. N2F kann sich mit 300 europäischen Banken verbinden, um Banktransaktionen automatisch abzufragen.
Verbindung zu Ihrem Reisebüro
Um häufig reisenden Kunden das Leben zu erleichtern, kann N2F alle Rechnungen von Ihren Reisebüros und Fahrzeugvermietungen abfragen. Es analysiert dann genau die Reisekosten von allen Angestellten und gibt sie automatisch in Ihr Buchhaltungssystem ein.
Rückerstattung an Ihre Angestellten
N2F kann auch SEPA Überweisungsdateien generieren, so dass Sie die Erstattung an Ihre Angestellten durchführen können (unter Berücksichtigung von Vorschüssen).
Reisekostenabrechnungen und Umsatzsteuer
Endlich eine Software für Reisekostenabrechnungen,
welche die USt-Verwaltung automatisiert.
N2Fs Smart Scan extrahiert automatisch die Umsatzsteuer aus dem Foto – sogar, wenn mehrere Sätze auf dem Beleg ausgewiesen sind.
Der abzugsfähige Betrag ist für jede N2F Reisekostenkategorie vorkonfiguriert auch für indivduelle Treibstoff-Regeln oder andere Verknüpfungen.
Über die Anbindung an Ihre FiBu-Software wird die Umsatzsteuer automatisch importiert – eine manuelle Eingabe wird somit überflüssig!
Intelligente Plausibilitätsprüfung
– Zeit sparen mit KI –
Unser System zur Prognose und Bewertung von Reisekosten
- Durch Untersuchung der Millionen von Reisekosten, die wir wöchentlich verarbeiten, kann unser KI-Mechanismus erkennen, ob Reisekosten Anomalien enthalten oder nicht
- Die Reisekosten werden nach einem Ampel-System kategorisiert und potentiell problematische Reisekosten (Doubletten, Fehler, Betrugsversuche, …) werden markiert
- Dadurch wird die Fehlerkorrektur stark vereinfacht und Ihre Verwaltung spart sehr viel Zeit und Kosten
- N2F erkennt auch Betrugsversuche mit gefälschten Rechnungen
Verwaltung von
pauschalen Zulagen
Automatische Berechnung von Verpflegungspauschalen
- Einfach Reisezeit und die von Ihnen besuchten Orte eingeben:
-
- N2F berechnet automatisch die pauschalen Zulagen (Tagessätze) auf Basis Ihrer eingegebenen Daten,
-
- und berücksichtigt dabei die Eigenheiten für in- und ausländischer Reisen.
- N2F gestattet auch die Verwaltung möglicher Abzüge (vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten) und berechnet die Rückerstattungsraten für alle Länder automatisch
- Alternativ können Sie die Raten auch individuell für Ihr Unternehmen und Personen(-gruppen) festlegen
- In kurz: Die Belegverwaltung und pauschale Reisekosten in einem Tool kombiniert und automatisiert
Verwaltung von
Kilometerpauschalen
Entspannen Sie sich, N2F übernimmt das
- Dank unserer Google Maps Integration ist die Erfassung Ihrer Kilometerpauschalen kinderleicht
- N2F verwaltet Ihre Fahrzeugflotte und Rückerstattungssätze
- Das Fahrzeugblatt fasst alle Reisekosten je Fahrzeug zusammen
- N2F verfolgt die Fahrten und Reisebelege für Sie mit
- Alle Fahrzeugtypen (privat, Servicefahrzeug, Firmenwagen) sowie alle Treibstoffarten können verwaltet werden – für eine optimale USt-Rückerstattung.
Der Freigabeprozess
– zu 100 % konfigurierbar
Ein Prüfprozess, der sich an Ihre Organisation anpasst
- Legen Sie fest bei welchem Betrag, Projekt, Kunden, Weiterberechnung, Limitüberschreitung oder Gruppenzugehörigkeit der Prüfer informiert werden soll.
- Stellen Sie so viele Schritte ein, wie Sie wünschen.
- Verfolgen Sie jederzeit den Status der Reisekostenabrechnungen Ihres Teams mit
- Der gesamte Freigabeprozess – vom Einreichen Ihrer Reisekostenabrechnung bis hin zur Rückerstattung – ist komplett revisionssicher und somit nachvollziehbar
Ihre Reisekostenrichtlinie
ist vollständig konfigurierbar
Manuelle Überprüfungen sind nicht mehr nötig, N2F kümmert sich darum!
Ihre Reisekostenrichtlinie ist in unserer Reisekostenabrechnungs-Software vollständig konfigurierbar:
- Sperr- oder Warnlimits,
- Limits pro Zeitraum, pro Gast, pro Nacht,
- pauschale Reisekosten.
Passen Sie Ihre Richtlinien und Limits entsprechend eines Benutzertyps oder -gruppen an.
Die Analyse Ihrer Daten ist nie einfacher gewesen
Berichte, Statistiken, PDF, XLS - alles ist möglich
- Mit N2F greifen Sie mit einem Klick auf Ihre Daten zu
- Unser integriertes Berichtsmodul ermöglicht Ihnen das Extrahieren, Formatieren und Vergleichen Ihrer gesamten Unternehmensdaten
- Unsere PDF, XLS und CSV Exporte sind klar, konfigurierbar und leicht zu teilen
- Bei Ihren Geschäftsreisekosten wird Ihnen nichts mehr entgehen!
Eine Lösung, die sich zu 100 %
konfigurieren lässt
Ob Einzelunternehmer, Mittelständler oder Großunternehmen – N2F passt sich Ihren Bedürfnissen an
- Mehrere Unternehmen in verschiedenen Ländern?
- Ihre Unternehmensgruppe nutzt unterschiedliche FiBu-Softwares?
- Unterschiedliche Währungen und Zeitzonen?
- Unterschiedliche Sprachen und Reisekostenrichtlinien?
- Sie benötigen eine Anbindung von N2F an Ihr Reisebüro oder Ihre Fahrzeugvermietung?
Alles machbar und kein Problem!
Verwaltung von Vorschusszahlungen und
Reiseanträgen
Weil es ein Leben vor den Reisekostenabrechnungen gab
N2F beinhaltet ein komplett konfigurierbares Modul für Reiseanträge, welches Ihnen mit einem speziellen Workflow die Genehmigung einer Reise ermöglicht, bevor die Reisekosten tatsächlich anfallen.
Einmalige oder regelmäßige Vorschusszahlungen sowie Anfragen für Vorschusszahlungen sind ebenfalls möglich. Die tatsächliche und unmittelbare Nutzung des Vorschusses steht dem Benutzer zur Verfügung.
Die Rückzahlung wird abgezogen und die Buchhaltungsdateien werden für die Übernahme ins FiBu-System vorbereitet.
Und für die Rechnungen meiner
Lieferanten?
Egal, ob Quittungen oder Rechnungen – senden Sie einfach den Beleg als Anhang von Ihrer N2F-E-Mail-Adresse an n2f@n2f.com und unsere Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wird die Reisekosten automatisch für Sie anlegen!
