Facturation électronique : les 25 questions que vous vous posez

La réforme de la facturation électronique en France soulève de nombreuses questions. Plateformes agréées, Concentrateur, obligations des entreprises, en particulier en ce qui concerne les notes de frais, de nombreux points restent flous.

En tant qu’acteur de cette réforme, il nous semblait important de pouvoir vous apporter un éclairage sur ces zones d’ombre.

Nos échanges avec vous, comptables, DAF, assistants administratifs et experts-comptables, nous ont permis de mieux cerner vos questions et zones d’ombre concernant la facturation électronique.

Dans cet article, nous répondons à vos 25 questions les plus courantes.

#1 – Réforme de la facturation électronique et Plateformes Agréées (anciennement PDP)

• Est-il obligatoire de passer par ChorusPro ?

ChorusPro est la plateforme utilisée dans le secteur public, pour les flux B2G (Business to Government). Si vous réalisez uniquement des échanges B2B et B2C, vous n’avez donc pas besoin d’utiliser ChorusPro.

• Existe-t-il uniquement Plateformes Agréées payantes ?

Pour l’ensemble de vos flux B2B et B2C, une Plateforme Agréée est obligatoire. Certains outils de facturation ou banques pourront proposer des solutions gratuites, notamment pour les micro-entreprises ou autoentrepreneurs.

• Quel est approximativement le prix d’une plateforme agréée ?

Les coûts peuvent varier d’une PA à l’autre, mais aussi en fonction des services additionnels proposés. Nous vous conseillons de réaliser des devis auprès de plusieurs acteurs du marché, afin de trouver la solution qui répond le mieux à vos besoins.

• Y a-t-il un coût à la transaction lors des échanges avec le Concentrateur ?

Non, l’Etat ne prélève pas de commission lors des échanges avec le Concentrateur.

• Les solutions compatibles (anciennement Opérateurs de Dématérialisation) doivent-elles être certifiées ISO27001 ?

Non, l’obligation d’être certifié ISO27001 incombe uniquement aux Plateformes Agrées. Les solutions compatibles n’ont pas cette obligation.

• Est-ce que toutes les Plateformes Agréées traitent l’ensemble des cas d’usage ?

Non, actuellement, aucune Plateforme Agrée ne traite l’ensemble des cas d’usage.

• Quels sont les statuts du cycle de vie reconnus par les Plateformes Agrées ?

L’administration fiscale exige deux niveaux de statuts :

1. Statuts obligatoires : Rejetée, Déposée, Refusée, Encaissée
2. Statuts facultatifs : au nombre de 10, ils peuvent par exemple être : Emise par la plateforme, Reçue par la plateforme, Approuvée, En litige, Paiement Transmis…

Chez N2F, nous avons fait le choix de gérer l’ensemble des statuts, obligatoires ainsi que facultatifs, afin de faciliter le travail des équipes administratives.

• L’information d’un paiement est-elle transmise à la Plateforme Agréée ?

Oui, lors du paiement d’une facture, la PA réceptrice peut indiquer que le paiement a bien été transmis (en utilisant notamment le statut facultatif « Paiement transmis » défini dans la réforme). La PA émettrice, elle, se doit d’indiquer que l’encaissement a bien eu lieu, grâce au statut obligatoire « Encaissée ».

#2 – Cas particuliers de factures

• Les factures exonérées (vente de formation) passent par une Plateforme Agréée (PDP) ?

Oui, une plateforme agréée est obligatoire pour tous les flux B2B et B2C, et l’ensemble des factures entre asujettis doivent transiter par les PA.

• La facture sera-t-elle rejetée si le SIREN ne correspond pas à la société facturée (différence entre SIREN et numéro de TVA) ?

Oui, il est possible que la facture soit rejetée, car les PA doivent contrôler la cohérence des données. Selon la norme XP_Z12-012 (Rejet sur contrôle – Cohérence de données), la facture basculera automatiquement en statut « Rejetée à l’émission » si le SIREN ne correspond pas à la société facturée.

• Que se passe-t-il lorsqu’une facture fournisseur est refusée ? Un avoir est-il émis automatiquement par le fournisseur ?

En cas de refus d’une facture fournisseur, le statut de la e-facture passera en « Refusée ». La réforme n’oblige pas le fournisseur à émettre automatiquement un avoir. Dans le cas d’émission d’un avoir par un fournisseur, celui-ci est considéré comme une e-facture à part entière et suivra le même cycle de vie qu’une e-facture (vérification par la PA émettrice, transmission par la PA réceptrice, etc.).

• Qu’en est-il de la génération des avoirs ?

Les avoirs sont traités comme des factures classiques.

#3 – Notes de frais et e-facturation

• Que se passe-t-il si le créateur de la note de frais n’envoie pas sa facture ?

Si un salarié fait la demande d’une e-facture à un fournisseur, celui-ci est dans l’obligation d’émettre la e-facture. Si le fournisseur n’envoie pas la facture, le ticket de caisse est suffisant pour la déclaration de TVA, mais une régularisation sera nécessaire car l’administration n’aura pas connaissance de cette transaction.

• Chaque note de frais doit-elle être associée à une e-facture ?

Si le salarié demande une e-facture, l’émetteur a l’obligation de la générer et de la transmettre. Il existe cependant des dérogations :

1. Péages : les tickets rentrent dans le champ d’application de la facture électronique, mais il existe une tolérance administrative. Ainsi, ces opérations peuvent s’apparenter à du B2C, et donc faire l’objet d’un e-reporting.
2. Parking et autres automates : les tickets entrent dans le cadre de la facturation électronique. Les automates devront être équipés d’une fonctionnalité permettant d’indiquer les informations nécessaires à la réception d’une e-facture. Pour le cas où l’automate ne serait pas à jour, ces opérations s’apparenteront temporairement à des opérations B2C, et feront donc l’objet d’un e-reporting.

• Que se passe-t-il si une note de frais est présentée sans e-facture ?

Bien que le ticket de caisse soit suffisant pour la déclaration de TVA, vous devrez effectuer une régularisation de TVA car l’administration fiscale n’aura pas connaissance de cette transaction.

• Pourquoi devoir scanner le justificatif papier, si la facture est ensuite reçue ?

Si l’entreprise ne reçoit que la e-facture, elle sera dans l’impossibilité de faire le lien avec le salarié, puisque la CNIL n’autorise actuellement pas le partage des données personnelles des salariés. L’enregistrement de la dépense par le salarié reste donc nécessaire, avec les différents analytiques mis en place par l’entreprise. Les contrôles de respect de la politique de frais de l’entreprise pourront aussi être appliqués via le scan du justificatif papier.

• Comment faire si le fournisseur n’a pas développé le e-reporting pour ses notes de frais ?

Le e-reporting ne s’applique pas sur les notes de frais.

• Certaines factures, telles que les frais de télépéage, sont un mélange de frais personnels et professionnels. Sera-t-il encore possible de supprimer une partie des lignes personnelles, avant de transmettre la facture ?

Oui, ce traitement reste le même qu’avant la réforme. C’est aussi pour cela qu’il est important de continuer à faire ses notes de frais. Pour pouvoir continuer à déduire les frais personnels des salariés, la méthode idéale sera de réaliser une note de frais et de faire envoyer la e-facture au logiciel de notes de frais, afin qu’il puisse automatiquement réconcilier les pièces.

#4 – Plateforme Agréée N2F

• La Plateforme Agréée N2F est-elle connectée à Chorus Pro ? Les factures transmises via Chorus Pro seront-elles également transmises par N2F ?

Non, la plateforme N2F n’est pas connectée à ChorusPro.

• Pouvons-nous prendre N2F comme Plateforme Agréée, même si nous ne gérons pas de notes de frais ?

N2F propose différentes offres pour la Plateforme Agréée :

1. N2F Conformité : utilisation uniquement de N2F en tant que Plateforme Agréée
2. N2F Factures : utilisation de la Plateforme Agréée et du module Factures Fournisseurs
3. N2F Factures et Notes de frais : utilisation de la Plateforme Agréée et du module Notes de frais.

• Pouvons-nous avoir une PA pour N2F Notes de frais et une autre PA pour les autres frais ?

Oui, il est tout à fait possible de sélectionner plusieurs Plateformes Agréées (PA). La contrainte vient dans les adresses électroniques fournies, qui doivent nécessairement être différentes afin que les factures soient routées vers la plateforme adéquate.

• Comment se fait la réconciliation entre note de frais et e-facture reçue ?

La réconciliation entre note de frais et e-facture est automatisée via N2F.

• L’écriture comptable de la e-facture peut-elle être intégrée dans un ERP ?

Oui, N2F s’interface aujourd’hui avec plus de 300 logiciels comptables et ERP.

• Est-il possible d’avoir plusieurs niveaux de validation sur N2F PA (par exemple conformité de la facture, date de paiement) ?

Bien sûr, il est possible d’ajouter autant d’approbateurs que vous le souhaitez, et d’organiser le workflow de validation dans l’ordre qui vous convient le mieux. Dans le cas d’une approbation de la e-facture par plusieurs personnes, c’est seulement lorsque tous les approbateurs auront validé la e-facture que le statut du cycle de vie de celle-ci passera en « Approuvée ».

• Si je possède déjà N2F – Notes de frais, mais pas N2F – Factures fournisseurs, comment déclarer N2F – Notes dans l’annuaire ? Est-ce que le fait d’utiliser N2F – Notes de frais équivaut à une PA pour les notes de frais ?

Afin de déclarer N2F en tant que PA pour les notes de frais, vous devez simplement mettre en place une adresse électronique de facturation permettant de dissocier les flux des e-factures liées aux notes de frais et des autres e-factures.

Cela passe par exemple par la création de deux adresses électroniques de facturation :

[SIREN]_N2F

Devra être utilisée par vos collaborateurs qui demandent une e-facture dans le cas d’une note de frais

[SIREN]_FRAIS_GENERAUX

Devra être utilisée pour toutes les autres e-factures.

Lorsque nous réaliserons ensemble le déploiement de N2F, il vous sera demandé de saisir les adresses électroniques de facturation dont vous souhaitez nous confier la gestion. Dans cet exemple, vous pourrez nous donner l’adresse électroniques [SIREN]

• N2F – Factures fournisseurs fonctionne-t-il sur le point d’accès PEPPOL pour la réforme de la facturation électronique en Belgique ?

N2F – Factures fournisseurs sera compatible avec la réforme de la facturation électronique en Belgique. Notre point d’accès PEPPOL, qui permettra la récupération des e-factures belges, est en cours de certification afin d’être prêt à recevoir ces e-factures à partir du 1er janvier 2026.

Vous sentez-vous prêt pour la réforme de la facturation électronique ? Avez-vous encore des questions ? Nous avons réalisé pour vous ce guide complet de la facturation électronique, qui vous donne toutes les informations pour anticiper et être prêt pour septembre 2026 ⬇️