La gestion de notes de frais doit être optimale pour plusieurs raisons. D’une part, cela offre un gain de temps précieux et permet de réaliser des économies, d’autre part cela engendre une relation plus saine entre les équipes. Ainsi, vous avez tout à gagner à optimiser la gestion de vos notes de frais. Faisons un petit tour d’horizon des solutions à mettre en place.
Déterminer des plafonds de remboursement
La première opération essentielle, lorsque l’on souhaite optimiser sa gestion de notes de frais, consiste à veiller à mettre en place des plafonds. En effet, les collaborateurs n’ont pas nécessairement la connaissance de leurs droits et devoirs en matière de notes de frais. Utiliser une application de gestion de notes de frais en ligne permet de mettre en place des limites qu’il est tout simplement impossible de dépasser. Votre budget est alors mieux maîtrisé.
Paramétrer les dépenses selon la fonction
Nous évoquions précédemment les plafonds de dépenses. Sachez que ceux-ci peuvent varier selon la fonction de vos salariés. Ainsi, un manager aura des plafonds plus élevés qu’un technicien. Là encore, cela doit être paramétré afin de limiter les risques de dépassement et de réduire les dépenses. Un simple paramétrage de votre application de notes de frais en ligne permet de personnaliser votre gestion.
Gérer les catégories de remboursements
Déplacements, hébergement, restauration, tout doit être catégorisé pour respecter les règles en matière de gestion de note de frais et, une fois de plus, pour respecter les plafonds. Cela offre également la possibilité d’avoir une vision précise des dépenses réalisées selon les catégories. Vous vous assurez que la mission de vos collaborateurs est bien rentable et que les dépenses sont cohérentes par rapport au chiffre d’affaires.
Bien vérifier les jours des dépenses
Améliorer sa gestion de notes de frais, c’est aussi faire la chasse aux dépenses frauduleuses. Vous devez pouvoir être alerté si un collaborateur a effectué une dépense un week-end, un jour férié ou durant ses vacances. Ainsi, vous ne rembourserez que les dépenses réellement effectuées dans le cadre d’une mission pour votre entreprise. Les économies, à terme, peuvent être très importantes.
Vérifier les doublons
Si vous envisagez de réduire vos frais, un autre point majeur est à évoquer : les doublons. Il n’est pas rare que, par mégarde, une dépense soit enregistrée deux fois. Or, ce type d’erreur a un coût majeur pour l’entreprise. Avec une application de gestion de frais en ligne, il devient impossible de commettre cette erreur. En effet, l’application vous alerte si une dépense est enregistrée deux fois, là encore de belles économies sont à la clé.
Etre transparent avec les collaborateurs pour limiter les litiges
La gestion des notes de frais peut être source de conflit dans une entreprise. Avec un logiciel de note de frais, la donne change. En effet, tout étant paramétré en amont, le collaborateur est au courant en permanence de ses droits et devoirs en la matière, à aucun moment il ne sera pris par surprise et se sentira trahi par sa direction. La transparence est un élément fondamental pour le bien-être des équipes et la création d’une atmosphère plus sereine.
Permettre aux salariés de suivre leur remboursement
Là encore, il est important de créer une relation de confiance entre les équipes. De fait, bien souvent, les collaborateurs n’ont qu’une vision très floue de l’évolution de la prise en charge de leurs dépenses personnelles dans le cadre professionnel. Une application de gestion de note de frais permet de suivre en temps réel les remboursements et ainsi de rassurer les collaborateurs.
Les atouts de l’application de gestion de note de frais en ligne
Aujourd’hui, il semble impossible d’optimiser sa gestion de notes de frais sans utiliser une application complète et intuitive. Vous l’aurez noté, les axes d’optimisation sont divers afin de gagner du temps, tant pour le service comptabilité que pour les collaborateurs en déplacement. A terme, l’objectif est d’être à même d’optimiser son budget.
Car, ne l’oublions pas, une gestion inefficace des notes de frais a un coût. Sans application, la gestion de note de frais prend 20 minutes et coûte 53 €. Dans 19 % des cas, il y a une erreur, cela prend 18 minutes supplémentaires et coûte 48 € de plus.
Saviez-vous que pour quelques euros par mois seulement vous pouvez mettre fin à cette perte de temps. Que pour quelques euros par mois vous allez, en moyenne, diviser le coût de votre gestion de note de frais par 4 ?
C’est ce que vous propose N2F, une application de gestion de note de frais en ligne. Ici, tout le monde gagne un temps précieux. Le collaborateur intègre sa dépense et prend en photo son justificatif, le service comptabilité est alors alerté en temps réel. Plus de perte de justificatifs, cela signifie moins de litiges avec les collaborateurs et une meilleure récupération de la TVA.
N2F est entièrement paramétrable. Ce n’est pas votre entreprise qui s’adapte à notre application, c’est elle qui vient répondre à vos besoins précis. C’est un point essentiel puisque nous savons pertinemment que chaque structure a son propre mode de fonctionnement. TPE ou grande entreprise, N2F est un caméléon capable de s’adapter à toutes les situations.
Fixer des plafonds, être alerté en cas d’erreur, de doublons, de dépenses frauduleuses, tout ceci va permettre d’optimiser les coûts. Salariés, freelances, managers, comptables, dirigeants, tout le monde a quelque chose à gagner en utilisant une application de note de frais en ligne.
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