Entre le temps passé par les collaborateurs à saisir leurs notes de frais, les erreurs de TVA, les justificatifs incomplets ou non conformes et les multiples allers-retours avec la comptabilité, la gestion des notes de frais reste l’un des processus administratifs les plus chronophages.
Selon une étude conjointe de Chrome River et Ardent Partner, une note de frais mal renseignée nécessite en moyenne 18 mn supplémentaires de retraitement côté comptabilité. A l’échelle d’une PME, cela peut représenter plusieurs jours de travail par mois.
Or, la déclaration des notes de frais est incontournable : elle conditionne à la fois le remboursement des salariés, la récupération de la TVA et la conformité en cas de contrôle URSSAF ou fiscal. Choisir un modèle de note de frais adapté est donc une première étape essentielle.
Pour vous aider, nous mettons à votre disposition un modèle de note de frais gratuit sur Excel (format XLS) et prêt à l’emploi, ainsi qu’un guide complet pour comprendre ses limites et savoir quand passer à une solution digitale.
Sommaire :
1/ Pourquoi utiliser un modèle de notes de frais ?
2/ Quelles sont les obligations légales ?
3/ Dépenses particulières : ce que l’administration attend
4/ Modèle de notes de frais Excel : avantages et limites
5/ Cas spécifiques : dirigeants, freelances, télétravail
6/ Excel vs logiciel de notes de frais : le tableau comparatif
5/ Pourquoi digitaliser ses notes de frais ?
Pourquoi utiliser un modèle de notes de frais ?
Un template de notes de frais permet avant tout :
- D’homogénéiser les déclarations entre collaborateurs
- De réduire les erreurs de saisie
- De faciliter les contrôles internes et externes.
Il doit notamment comprendre :
- Les informations obligatoires (nom du salarié, entreprise, montants, TVA)
- Un espace dédié aux dépenses particulières nécessitant des précisions supplémentaires.
Sans cadre normé, les erreurs se multiplient : TVA non récupérable, dépenses requalifiées en avantage en nature, voire rejet total du remboursement.
Remboursement des notes de frais : les obligations légales
Pour être valable, une note de frais doit contenir toutes les informations suivantes :
- Identité du salarié (nom, prénom, matricule)
- Coordonnées de l’entreprise
- Date de la dépense et date de soumission de la note de frais
- Montants HT, TTC et taux de TVA, y compris multiples
- Nature de la dépense
- Moyen de paiement utilisé.
Tout modèle de note de frais qui ne contiendrait pas ces informations peut être rejeté par l’administration fiscale.
Outre les mentions obligatoires sur vos notes de frais, celles-ci doivent toujours s’accompagner d’un justificatif : ticket de caisse, titre de transport, facture, reçu…
Le justificatif associé aux notes de frais peut être scanné, le scan ayant la même valeur légale que le papier original.
Sans cette preuve, le remboursement de la note professionnelle ne sera pas possible.
Selon une étude de la Global Business Travel Association, le coût de traitement d’une note de frais est estimé à 53€ en Europe, en incluant le temps salarié, manager et comptable.
Dépenses particulières : des exigences renforcées
Il arrive que des dépenses nécessitent de donner plus d’informations afin de faciliter les vérifications.
Notes de frais de repas
L’administration fiscale exige :
- Le motif de l’invitation
- Le nom de chaque invité.
Ces informations évitent notamment les doublons de notes de frais, volontaires ou non, ainsi que les requalifications en frais personnels.
Notes de frais d’hôtel
Les dépenses d’hôtel sont soumises à des restrictions très claires :
- Elles sont remboursables uniquement si le salarié est à plus de 50 km de son domicile
- Ou que son domicile est à plus d’1h30 en transport en commun.
Les TVA étant différentes, le petit-déjeuner et la nuitée doivent apparaître sur des lignes séparées sur la facture.
Notes de frais kilométriques
Selon l’Institut Français de Prévention de la Fraude, les frais kilométriques sont les plus exposés aux abus.
Les informations indispensables aux indemnités kilométriques sont :
- Lieu de départ
- Lieu d’arrivée
- Motif du déplacement
- Kilométrage total
- Puissance fiscale du véhicule.
Le modèle de notes de frais Excel : une première étape vers une gestion encadrée des dépenses
Avantages d’un modèle Excel de notes de frais :
- Rapidité de mise en place
- Standardisation minimale
- Réduction des erreurs de calcul grâce à des formules.
Pour gagner en efficacité, nous vous conseillons de créer un modèle de notes de frais adapté à vos besoins. Il pourra tenir compte de :
- La politique de dépense et d’achat propre à votre entreprise
- Le type de dépense de vos collaborateurs (déplacement, repas, hôtel…).
Par exemple, il est possible de définir un modèle de notes de frais spécifiques aux déplacements professionnels, en ajoutant un espace dédié aux indemnités kilométriques, donc le calcul nécessite des formules plus complexes.
Simplifiez-vous la saisie des données comptables en utilisant notre modèle de note de frais Excel spécifique à vos notes de frais et commun pour tous vos salariés. Gagnez ainsi du temps et soyez sereins quant à la conformité de vos documents comptables.
Notes de frais : les cas spécifiques
Frais des dirigeants
- Les notes de frais des dirigeants doivent être strictement professionnelles
- La traçabilité des dépenses est essentielle, notamment pour les véhicules et repas.
En cas d’abus, les dépenses peuvent être requalifiées en rémunération déguisée ou dividendes.
Freelances et indépendants
Les notes de frais ne sont pas remboursées, mais déduites fiscalement.
- En micro-entreprise, les frais réels sont en général non déductibles
- Un modèle de note de frais sert surtout de preuve en cas de contrôle.
Frais de télétravail
En fonction de la politique de frais de votre entreprise, certaines dépenses peuvent être partiellement remboursées (électricité, repas, coworking).
- La justification du caractère professionnel est déterminante
- Les règles internes doivent être claires à ce sujet.
Comparatif : solution de notes de frais vs Excel
| Critère | Excel | Logiciel de notes de frais |
| Saisie des dépenses | Manuelle | Automatique (scan, OCR) |
| Risque d’erreur | Elevé | Faible |
| Conformité fiscale | Dépend du salarié, à contrôler | Paramétrée et sécurisée |
| Temps de traitement | Long | Réduit jusqu’à 75%* |
| Archivage légal | Manuel | Archivage à valeur probante inclus |
| Traçabilité | Limitée | Totale |
| Evolutivité | Faible | Adaptée à la croissance |
*Source : étude interne N2F + benchmark solutions SaaS 2023.
Un modèle de note de frais sur Excel peut être un bon élément de départ afin de fluidifier la création des notes de frais. Cela vous permettra de réduire les risques d’erreurs liés aux notes de frais et d’harmoniser considérablement vos documents.
Néanmoins, à plus long terme il peut être intéressant d’évoluer vers un système de gestion des notes de frais automatique et digitalisé pour faciliter la gestion des dépenses en entreprise.
Digitaliser ses notes de frais : les 4 bénéfices clés.
L’utilisation d’un modèle de note de frais n’est qu’une première étape pour fluidifier et optimiser la gestion des dépenses professionnelles.
Nous savons tous que la ressaisie peut être génératrice d’erreurs comptables, sans parler du temps perdu sur des tâches sans valeur ajoutée.
Pour gagner un temps considérable et divisier le temps de traitement de vos notes de frais par 4, nous vous conseillons de remplacer Excel par un logiciel de notes de frais.
Avec une app (pour vos salariés) et un accès en ligne (pour les administrateurs), vous bénéficiez d’un système automatisé et intelligent.
#1 – Réduire le temps de gestion de 75%
Passer par un logiciel de notes de frais permet de gagner du temps sur la création et le traitement des dépenses professionnelles.
On estime que la création d’une note de frais prend entre 20mn à 1h par collaborateur. Avec une solution telle que N2F, les informations sont directement extraites d’une photo : la note de frais est remplie automatiquement, il ne reste plus qu’à la valider.
#2 – Réduction drastique des risques d’erreur et de fraude
Le montant des notes de frais pour les entreprises françaises s’élève à 11 milliards d’euros, et 89% des cas de fraude en entreprise sont liés aux notes de frais (Institut Français de Prévention de la Fraude).
Les risques d’erreurs et de tentatives de fraude sont nombreux lors de la création d’une note de frais.
Les entreprises ont donc tout intérêt à sécuriser la gestion des notes de frais si elles souhaitent réduire leur taux de fraude. Une solution digitale de gestion des notes de frais garantit une traçabilité des frais engagés et de la transparence, limitant ainsi la fraude par ses utilisateurs.
#3 – Objectif 0 papier : une solution durable
La RSE (responsabilité sociétale des entreprises) est un point central pour de plus en plus d’organisations. Dans ce cadre, la digitalisation des notes de frais présente aussi l’avantage de s’inscrire dans une démarche de respect de l’environnement.
En remplaçant toutes les notes de frais imprimées et les envois postaux par des documents dématérialisés, une solution de notes de frais permet de réduire la consommation de papier de l’entreprise ainsi que la surface nécessaire à son stockage. In fine, vous réduisez ainsi votre empreinte carbone.
🔥 Lire aussi : Comment opter pour une démarche 0 papier ? 🔥
#4 – Assurer votre sécurité en cas de contrôle fiscal
Les solutions de notes de frais telle que N2F proposent une fonctionnalité d’archivage à valeur probante, c’est-à-dire le stockage et la restitution automatique de toutes les données sur une période de 10 ans.
Vos documents sont archivés en toute conformité et accessibles en un clic, pour des contrôles URSSAF plus sereins.
Oui. Sans note de frais formalisée, le remboursement d’une dépense professionnelle n’est pas sécurisé juridiquement. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, l’absence de note de frais complète peut entraîner :
– un rejet du remboursement,
– une requalification en avantage en nature,
– un redressement de cotisations sociales.
En principe, non.
Un justificatif (facture, ticket, reçu) est indispensable.
Exception : certaines indemnités forfaitaires (kilométriques, repas dans certains cas) peuvent être versées sans justificatif, à condition de respecter strictement les barèmes légaux.
Oui. Un justificatif scanné ou photographié a la même valeur légale que l’original papier, à condition que :
– l’image soit lisible,
– le document soit conservé de manière intègre et inaltérable,
– l’archivage respecte les règles de conservation (10 ans).
Les logiciels de notes de frais assurent cette conformité.
Les notes de frais et leurs justificatifs doivent être conservés 10 ans, conformément aux obligations comptables et fiscales.
En cas de contrôle, l’entreprise doit être capable de :
– restituer les documents rapidement,
– garantir leur intégrité,
– prouver leur lien avec l’activité professionnelle.
Les politiques de frais peuvent différer entre les salariés et dirigeants. Cependant, les notes de frais des dirigeants sont souvent plus contrôlées car :
– elles peuvent être requalifiées en rémunération déguisée,
– elles impactent directement le résultat de l’entreprise.
Excel peut convenir à une très petite structure, avec peu de collaborateurs et un faible volume de dépenses.
Mais ses limites apparaissent rapidement :
– erreurs manuelles,
– absence de contrôle automatique,
– archivage peu sécurisé,
– temps de traitement élevé.
