Les déplacements professionnels des collaborateurs font partie de la vie quotidienne d’une entreprise. Selon leur poste et leurs besoins de travail, il peut s’agir de déplacements ponctuels ou de voyages d’affaires.
Or, la gestion et l’optimisation des déplacements professionnels sont devenues de réelles problématiques au sein des entreprises. La pandémie mondiale qui nous a touchée, notamment, a eu un impact fort sur les déplacements pro.
Bien sûr, le premier confinement a mis les voyages d’affaires à l’arrêt. Mais ils ont rapidement repris, bien que parfois ralentis. Le Covid-19 a prouvé aux entreprises la nécessité de revoir leurs règles en matière de gestion des voyages d’entreprise.
Ainsi, nombreux sont les employeurs qui se sont rendu compte de l’importance de se doter d’outils pour leur faciliter les voyages d’entreprise.
Que sont les frais de déplacement ?
On parle de frais de déplacement pour désigner toute dépense réalisée par un salarié (collaborateur, dirigeant) dans le cadre d’un déplacement pour les besoins de son travail. Un déplacement professionnel peut tout à fait être :
- Un voyage d’affaires
- Une visite client
- Un déplacement sur un chantier
- La participation à un salon
- Etc.
Les frais liés aux déplacements professionnels concernent en général :
- Le transport (péage, essence, billet de train ou d’avion) et l’hébergement
- Les visites chez les clients ou fournisseurs
- Les dépenses liées au repas.
Comment faciliter la gestion des voyages d’affaires ?
Vous le savez, digitaliser son entreprise est crucial pour gagner en agilité et limiter le risque d’erreur. Mais comme nous vous le disions dans un article précédent, digitaliser son entreprise, ce n’est pas qu’assurer sa présence sur Facebook !
La digitalisation des entreprises passe aussi par la digitalisation des processus internes : gestion des notes de frais, comptabilité, mais aussi gestion des congés ou encore gestion des voyages d’affaires.
Pourquoi s’équiper d’une solution de voyage d’entreprise ?
Vos salariés ne souhaitent plus perdre du temps à réserver leur voyage, à faire des allers retours avec le gestionnaire. Ils veulent à présent une expérience fluide, avoir l’ensemble des informations centralisées, et pouvoir se concentrer sur leur travail, leurs missions principales plutôt que de se casser la tête sur la réservation de leur voyage.
Pour les gestionnaires, passer par une plateforme de voyage d’entreprise permet de gagner un temps précieux en automatisant certaines tâches.
Enfin, pour l’employeur, si une plateforme de gestion des voyages peut au premier abord sembler onéreuse, les gains de temps, les économies et la chute drastique des risques de fraude et d’erreur prouvent rapidement son utilité.
💡 Saviez-vous que l’automatisation pouvait faire économiser 40 à 75% de vos coûts globaux, avec un ROI qui va de quelques mois à quelques années ? (source : Forbes).
Mais surtout, en choisissant les bons outils administratifs, vous limitez les tâches chronophages tout en réduisant drastiquement le risque d’erreur.
A quoi sert un logiciel de gestion des voyages ?
Un système de gestion des voyages d’entreprise est utilisé pour réserver, suivre et analyser les déplacements professionnels dans votre entreprise.
Il doit vous permettre de centraliser la réservation et la gestion complète de vos voyages. Si vous hésitez entre plusieurs logiciels de réservation des voyages, nous vous conseillons d’opter pour celui qui aura les options suivantes :
- Une politique de voyage (ou travel policy) totalement personnalisable
- Un workflow de validation entièrement paramétrable et une vision en un coup d’œil du statut des voyages
- Un inventaire complet des options disponibles pour un voyage, en France comme à l’étranger (transport, durée, location, etc.)
- Une centralisation du processus, et donc des factures (avec la possibilité de concentrer toutes vos factures mensuelles sur un seul relevé)
- Une assistance sans frais et 24h/24 pour le gestionnaire et les voyageurs en France ou à l’étranger
- Des rapports sur les voyages (dépenses par période, par équipe, par évènement, par lieu, etc.)
- Une intégration avec une solution de note de frais.
Ce dernier point, notamment, est crucial. En effet, l’intégration avec une solution de gestion de note de frais permettra au gestionnaire ou comptable d’avoir une vue unique de l’ensemble des dépenses relatives à un voyage : trajet, hébergement, repas, etc.
Pour le salarié, c’est aussi l’assurance d’avoir en main des outils faciles, ergonomiques et rapides, afin de pouvoir gérer son voyage ou de déclarer ses dépenses en un clic.
Faciliter les voyages et les dépenses en déplacement professionnel
Afin de faciliter le travail des gestionnaires et des salariés en voyage d’affaires, nous avons créé un connecteur en collaboration avec TravelPerk.
Créateur d’une plateforme tout-en-un pour la réservation des voyages professionnels, TravelPerk propose un outil avec de nombreuses fonctionnalités facilitant la vie des gestionnaires et des collaborateurs en déplacement professionnel.
Le connecteur entre N2F et TravelPerk facilitera les missions de la direction administrative et financière grâce à de nombreuses fonctionnalités :
- Connexion à l’agence de voyage et traitement des factures fournisseurs
- Archivage à valeur probante
- Export comptable
- Rapprochement bancaire
- Calcul automatique de la TVA récupérable
- Gestion des indemnités journalières (per diem)
- Processus de validation conditionnel (workflow)
- Règles et plafonds paramétrables selon les utilisateurs
- Remboursement rapide des employés.
Plus précisément, l’intégration entre N2F et TravelPerk permettra de générer un voyage et d’avoir l’ensemble des coûts relatifs aux hôtels, vols, trains et autres réservations ainsi que les justificatifs associés directement dans N2F.
Prêt à faciliter la vie de vos salariés en déplacement, tout en assurant leur sécurité et en leur permettant de se concentrer sur leur mission ? Nous avons créé pour vous ce guide complet pour choisir la solution de notes de frais qui vous correspond !
