Un vero grattacapo per le aziende di tutte le dimensioni e settori, la gestione delle note spese è un’attività che richiede molto tempo e che è particolarmente soggetta a errori e imprecisioni. Quindi, come ci si può liberare da questo fardello ?

Spinte dalla tecnologia digitale, negli ultimi anni sono emerse nuove soluzioni per facilitare la vita degli uffici amministrativi e contabili. Il risultato: un chiaro risparmio di tempo grazie all’elaborazione ottimizzata ed efficiente delle note spese. Una vera rivoluzione all’interno dell’azienda, sia per i dirigenti che per i dipendenti!

In questo articolo, scopri quattro buoni motivi per optare per un software di gestione delle note spese.

1- Soluzione “chiavi in mano” per le note spese: un notevole risparmio di tempo

Rispetto all’elaborazione delle note spese su un foglio di calcolo Excel sulla base di ricevute cartacee, la gestione delle spese con un software dedicato presenta molti vantaggi.

Grazie ad una soluzione digitale come quella proposta da N2F, l’archiviazione e la rendicontazione delle spese non deve più essere un processo fastidioso! I dipendenti si limitano a scattare una foto delle loro ricevute con il loro smartphone e il gioco è fatto. La scansione intelligente integrata nell’applicazione recupera tutti i dati necessari per registrare le note spese: importo, valuta, data, aliquota IVA, ecc.. Queste informazioni passano poi attraverso un processo di controlli operativi e amministrativi prima di essere convalidate.

Le funzionalità predittive di questo strumento 100% paperless possono rendere l’elaborazione delle note spese cinque volte più produttiva. Un enorme risparmio di tempo su base giornaliera!

Quando si tratta di conversione di valuta o di indennità chilometrica, i calcoli possono diventare rapidamente complicati e complicare la gestione delle note spese. Grazie al software, questo tipo di spesa viene gestito automaticamente. Anche in questo caso, il software offre un risparmio di tempo reale, soprattutto per le aziende che operano a livello internazionale o in diverse località geografiche. Le ricevute vengono elaborate in tempo reale. Ciò significa che i dipendenti vengono rimborsati rapidamente quando hanno pagato le spese in anticipo. Non c’è nessuna seccatura! A loro volta, i cruscotti e l’analisi dei dati facilitano la reportistica dettagliata e le rendicontazioni economico-finanziarie, offrendo una maggiore flessibilità nella gestione quotidiana. Non devi preoccuparti di generare rapporti, di contabilizzare i buoni pasto o di gestire le spese rifatturabili. La tua vita è improvvisamente molto più facile!

2- Migliorate il vostro processo di rendicontazione delle note spese

Grazie alla funzionalità di scansione intelligente disponibile sull’APP mobile, i documenti a supporto vengono raccolti e registrati in pochissimo tempo. Il rischio di commettere errori di inserimento è notevolmente ridotto e il rischio di perdere dati è completamente eliminato. A tale riguardo, puoi finalmente rilassarti!

La possibilità di classificare le spese in base alla loro natura (alloggio, vitto, trasporto, ecc.) facilita enormemente il compito dei contabili dell’azienda. L’elaborazione, l’analisi, l’inserimento dei dati e il rimborso sono automatizzati grazie al software di gestione. Che contribuisce inoltre a razionalizzare e standardizzare i processi per entità giuridica e per dipartimento, migliorando la qualità del monitoraggio delle note spese da parte dei rispettivi responsabili dei vari reparti.. Tutti saranno soddisfatti.

In generale, il software per la rendicontazione delle note spese garantisce l’accuratezza dei dati inseriti e li memorizza in modo sicuro: vantaggi significativi per condurre la propria attività in tutta tranquillità!

3- Una politica di spesa “davvero” sotto controllo

La politica di spesa dell’azienda è controllata con precisione attraverso strumenti di gestione come quello progettato per le note spese. Grazie all’analisi degli utilizzi e delle diverse spese, è più facile definire e implementare la politica di spesa più appropriata con limiti di avvertimento coerenti. Potete porre fine alle spese inutili e tutti i tipi di abusi! Per i manager e i dirigenti aziendali è molto più facile ottenere una visione globale delle spese legate alle note spese. Se alcuni dipendenti tentano di frodare l’azienda in qualsiasi modo, saranno rapidamente individuati. Oltre al monitoraggio delle spese, questo strumento è anche molto utile come aiuto al processo decisionale, in particolare al fine di ridurre le spese dell’azienda per migliorare la sua redditività. Ad esempio, è possibile configurare lo strumento in modo che tutte le spese che non rientrano nella politica di spesa dell’azienda siano automaticamente rifiutate. Il software è completamente personalizzabile, il che lo rende adattabile a tutti i tipi di strutture. Come spesso accade, la flessibilità è la chiave del successo, e N2F lo ha capito perfettamente.

4- Risparmio e aumento dell’efficienza: le chiavi del successo!

L’utilizzo di un’applicazione mobile per recuperare le note spese consente di elaborarle mentre si è in viaggio, anche se ci si trova in un’area senza copertura di rete. Siete finalmente liberi di viaggiare nelle zone più remote del mondo senza il timore di sbagliare o di dimenticare di rendere conto delle vostre spese.

Inoltre, eliminando la gestione delle ricevute cartacee, i dipendenti risparmiano tempo e sono più produttivi sul lavoro. Non c’è bisogno di passare ore a selezionare e scannerizzare le ricevute alla fine di ogni mese.

Per quanto riguarda l’ufficio contabilità, è senza dubbio il servizio che beneficia maggiormente dell’efficienza di questo software gestionale. I dipendenti di questo reparto possono ora concentrarsi su compiti a più alto valore aggiunto, invece di dover rincorrere ripetutamente i colleghi o di dover setacciare le note spese alla ricerca di possibili errori. I duplicati vengono rilevati automaticamente dal software, che li elimina.

La scelta di un software per la gestione delle note spese offre un notevole comfort quotidiano a tutti i dipendenti, dirigenti e collaboratori. Tutti possono guadagnare in produttività eliminando i compiti che richiedono tempo e che riguardano la gestione delle note spese. La gestione diviene più fluida e i mal di testa associati alle note spese diventeranno un ricordo del passato!

Più affidabile e trasparente, questa soluzione offre una visione chiara e precisa delle spese dell’azienda ed è un eccellente strumento decisionale. Vi permette di ottimizzare la vostra gestione contabile e l’operatività della vostra azienda in generale. Volete ricevere informazioni o avete una domanda? Contattateci!


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