Per collaboratori, contabili e commercialisti, la gestione delle note spese può diventare un vero e proprio grattacapo. Molte aziende hanno quindi deciso di adottare soluzioni che ne facilitino il trattamento: dall’emissione della ricevuta fino all’erogazione del rimborso, l’intervento umano viene ridotto al minimo ed il flusso di lavoro ne risulta alleggerito.
Tra i numerosi vantaggi di un gestionale delle note spese, figura anche la possibilità della loro conservazione in formato digitale. L’idea di un ufficio paperless, più snello e sostenibile, seduce infatti sempre più imprese italiane: ma come trasformare la propria attività nel rispetto di norme molto esigenti in termini di conservazione dei documenti con rilevanza fiscale?
Fortunatamente, il legislatore si è tenuto al passo coi tempi ed oggi il quadro regolamentare appare favorevole e sgombro da dubbi di interpretazione. In questo articolo, vi riassumiamo ciò che è importante conoscere riguardo conservazione digitale a norma e note spese.
Conservazione digitale a norma: cos’è?
Le norme civilistiche in vigore stabiliscono innanzitutto che tutti i documenti contabili debbano essere obbligatoriamente conservati per un periodo di almeno dieci anni (art. 2220 del cod. civ.). Una regola che viene estesa anche ai documenti dematerializzati cosiddetti sostitutivi: cioè, che si sostituiscono alla versione cartacea, conservandone la validità giuridica.
Ma come produrre documenti digitali con valore probatorio? Recenti disposizioni legislative (in particolare il DPCM del 3 dicembre 2013) hanno dettagliatamente definito tecniche e procedure da rispettare per la produzione di documenti digitali sostitutivi a norma di legge. Stabilendo, in particolare, che questi debbano soddisfare i seguenti principi:
- Autenticità: credibilità rispetto all’autore del documento.
- Integrità: conservazione non manipolata né contraffatta del documento.
- Affidabilità: rappresentazione di fatti verificabili.
- Leggibilità: il documento deve essere, e rimanere, fruibile nel tempo.
- Reperibilità: il documento deve essere accessibile.
La legge stabilisce anche gli ambiti di applicazione, i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità, l’obbligo di tenere un manuale di conservazione ed elenca i formati digitali accettati per la generazione dei documenti. Soddisfatti tali requisiti, l’azienda può adottare la conservazione digitale a norma e procedere con la la distruzione del cartaceo.
I vantaggi di un ufficio dematerializzato sono del resto noti: una riduzione dei costi, una maggiore accessibilità, un risparmio in termini di tempo e di spazio, una visione d’insieme accresciuta. Nel solo caso delle note spese, ogni anno può essere infatti necessario trattare migliaia e migliaia di documenti cartacei, anche in aziende di piccole dimensioni.
Non stupisce che tante imprese adottino un software di gestione delle note spese, non solo per migliorare i processi interni di convalida e contabilizzazione ma anche per ridurre considerevolmente la massa di documenti cartacei conservati in archivio.
Dematerializzazione delle note spese: cosa dice l’Agenzia delle Entrate
Il fatto che la nota spesa alleghi una documentazione originale emessa da parti terze (scontrini, ricevute, etc.) ha inizialmente sollevato alcuni dubbi interpretativi. Molti contabili e commercialisti si sono infatti chiesti se, una volta creata la nota spesa digitale, i documenti fiscali cartacei allegati andassero o meno conservati.
Tramite due specifiche risposte ad interpello (la n. 388 del 20 settembre 2019 e la n. 417 del 17 ottobre 2019), l’Agenzia delle Entrate ha recentemente sgomberato il campo da ogni dubbio, ribadendo che, una volta rispettati i principi di conservazione sostitutiva, la copia originale possa essere distrutta. È stato anche indicato uno specifico processo di archiviazione:
- Formazione e acquisizione del giustificativo in digitale, tramite un’apposita applicazione mobile dotata di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
- Formazione, approvazione e controllo della nota spese.
- Archiviazione dei giustificativi di spesa,seguendo i principi di conservazione sopra citati.
- Conservazione sostitutiva da parte di un responsabile della conservazione, garante dell’integrità e dell’autenticità del documento.
- Distruzione dei giustificativi analogici.
È importante precisare che le regole sopra descritte sono valide se i documenti analogici originali non sono unici. Un documento non unico si definisce dal fatto che ne esista traccia in altre scritture o fonti: si tratta della stragrande maggioranza di fatture, scontrini o ricevute emesse in Italia o nel resto dei paesi europei, e il cui contenuto è consultabile sui libri contabili di parti terze.
Un documento unico (che, per esempio, non risulta intestato o che è stato emesso da un paese extra-UE con il quale non esiste assistenza fiscale reciproca) necessita invece dell’approvazione di un pubblico ufficiale che ne ufficializzi la conformità. Per la maggior parte delle aziende, si tratta comunque di rare eccezioni.
Note spese e fatturazione elettronica
Un discorso a parte lo meritano invece le fatture elettroniche: dal 2018 divenute obbligatorie per le transazioni commerciali tra soggetti privati. La fatturazione elettronica costituisce un importante passo in avanti nel processo di dematerializzazione e comporta che il documento in questione (la fattura) venga emesso direttamente in formato digitale.
Può quindi capitare che il collaboratore in trasferta, invece di una ricevuta, richieda l’emissione di una fattura intestata all’azienda, da inviare in formato elettronico. Poiché dal punto di vista contabile le fatture elettroniche necessitano di un trattamento a parte, è importante che il software di gestione delle note spese scelto preveda allo stesso tempo di potere inserire le fatture elettroniche, al fine di rimborsare i collaboratori, e di escluderle dalla contabilizzazione. Per saperne di più leggete l’articolo di approfondimento che abbiamo dedicato a questo argomento.
Una scelta nel segno di crescita e sostenibilità
Scegliere di accelerare la trasformazione digitale della propria azienda significa accompagnare le attuali tendenze nello smart working e rispondere ai nuovi standard in termini di sostenibilità. Ma non solo: un ufficio dematerializzato consente anche flussi di lavoro più fluidi, più tempo per le attività a maggiore valore aggiunto e un conseguente aumento della produttività.
Un gestionale delle note spese diventa quindi una scelta strategica di primaria importanza per mantenersi competitivi. Inoltre, usciti dall’iniziale fase di transizione, il quadro normativo riguardante la conservazione digitale a norma è ormai ben definito e pare addirittura favorire l’adozione di questo genere di soluzioni.
Ma quale software scegliere? N2F costituisce un prezioso alleato per quelle aziende che desiderino imboccare la via della dematerializzazione. Per esempio, nel caso della conservazione a norma, l’applicazione mobile e la piattaforma di gestione messe a disposizione funzionano secondo i criteri indicati dall’Agenzia delle Entrate per produrre documenti conformi ed il software è in grado di trattare separatamente le fatture elettroniche.
Se desiderate saperne di più su N2F e le sue funzionalità, non esitate e contattate subito uno dei nostri consulenti.
