Carte di pagamento aziendali: vantaggi, tipologie e gestione intelligente

Vi state chiedendo da tempo come poter semplificare e monitorare la gestione delle spese aziendali della società per la quale lavorate, sia essa una micro-impresa, una PMI o un’impresa di grandi dimensioni?

Negli ultimi anni, una soluzione sempre più diffusa è rappresentata dalle carte business, strumenti pratici che consentono di tenere sotto controllo i movimenti di cassa in maniera più semplice e immediata. Ma cosa sono le carte aziendali e in che modo possono davvero fare la differenza nella quotidianità di un’impresa?

Cosa sono e come funzionano le carte aziendali

Le carte di pagamento aziendali sono strumenti finanziari pensati appositamente per i professionisti e le imprese. Si tratta di strumenti di pagamento nominativi o collettivi che possono essere assegnati ai dipendenti e che permettono di effettuare pagamenti in nome e per conto dell’azienda.

Che si tratti di una cena con un cliente, del carburante durante una trasferta, o di un acquisto urgente di materiali, la carta evita che i dipendenti debbano anticipare somme di denaro personali, garantendo al tempo stesso una tracciabilità completa. Inoltre, gli estratti conto centralizzati consentono al reparto amministrativo di avere una visione chiara e organizzata delle spese, senza dispersioni o confusione.

Le diverse tipologie di carte:

Quando si parla di carte aziendali non esiste una sola opzione. Le tipologie di carte disponibili sono diverse e vanno scelte in base alle necessità operative dell’impresa:

• Carte di credito: collegate al conto aziendale, consentono di spendere oltre il saldo disponibile grazie al fido accordato dalla banca. Offrono flessibilità, ma richiedono attenzione perché i movimenti non vengono registrati immediatamente e ciò può rendere più difficile avere un quadro aggiornato in tempo reale.
• Carte di debito aziendali: legate direttamente al saldo del conto corrente, non consentono di spendere più del disponibile. Questo tipo di carta di debito è spesso la soluzione ideale per le imprese che desiderano un controllo immediato e preciso della cassa.
• Carte prepagate: non collegate al conto principale, vanno ricaricate ogni volta che servono fondi. Sono particolarmente utili per gli acquisti online o per limitare determinate categorie di spese, ma richiedono una gestione più attenta delle ricariche.

In sintesi, le carte aziendali possono essere molto diverse tra loro e la scelta dipende da come l’impresa vuole gestire i propri flussi finanziari.

I vantaggi delle carte business per i dipendenti

L’utilizzo delle carte aziendali porta vantaggi concreti anche per i collaboratori.

• Trasparenza contabile: Grazie agli estratti conto chiari e ordinati, le spese personali e quelle aziendali rimangono nettamente separate, evitando equivoci in caso di controlli o audit.

• Addio agli anticipi personali: Niente più anticipo di spese per viaggi, hotel, taxi o pasti. Il dipendente utilizza direttamente la carta aziendale, senza dover aspettare settimane per un rimborso.
• Maggiore serenità in trasferta: Viaggiare per lavoro diventa più semplice: la carta può essere usata per prenotazioni e acquisti online, biglietti aerei o soggiorni alberghieri, riducendo lo stress organizzativo.

I vantaggi delle carte business per i datori di Lavoro

Per i manager e per chi gestisce la finanza aziendale, le carte business sono ancora più preziose.

• Accesso a servizi aggiuntivi: Alcune carte di credito offrono vantaggi interessanti come assicurazioni viaggio, accesso a business lounge o dilazioni di pagamento. Questi benefit rendono la gestione ancora più conveniente.
• Controllo centralizzato e in tempo reale: Ogni movimento è registrato e visibile all’azienda. I responsabili possono tenere sotto controllo spese e budget, analizzare i trend e pianificare meglio i flussi di cassa.
• Riduzione del rischio di frodi interne: Grazie alla possibilità di impostare limiti di spesa, bloccare determinati esercenti e monitorare le transazioni, le spese non autorizzate vengono drasticamente ridotte.
• Semplificazione amministrativa: Con le carte aziendali, i rimborsi diventano marginali. L’amministrazione non deve più inseguire ricevute cartacee o attendere settimane per ricostruire le note spese: tutto è già digitalizzato e pronto.

Come scegliere la carta business giusta per la tua impresa

La scelta della carta ideale dipende soprattutto dalla dimensione e dal modello operativo della propria organizzazione.

• Grandi imprese: le organizzazioni più complesse hanno bisogno di soluzioni integrate, con sistemi di reporting avanzati, carte multiple assegnate ai dipendenti e compatibilità con software gestionali. In questo caso, le carte corporate rappresentano la scelta ideale.
• Piccole imprese: per realtà con pochi dipendenti, le carte di debito o le prepagate sono spesso la soluzione migliore. Sono semplici da gestire, sicure e permettono di evitare scoperti.
• Medie imprese: aziende con più reparti e spese frequenti beneficiano delle carte di credito aziendali con plafond personalizzati, che offrono flessibilità e libertà di spesa, senza rinunciare al controllo.

Politica di spese e gestione dei costi non autorizzati

Un aspetto cruciale nella gestione delle carte aziendali è la definizione di una chiara politica di spese.

Il rischio delle spese non autorizzate

Senza regole precise, le carte aziendali possono essere utilizzate per acquisti non legati all’attività lavorativa. Questo genera costi superflui, rischi fiscali e difficoltà di tracciabilità.

L’approccio con le carte N2F

Le carte integrate al sistema N2F offrono un livello di controllo superiore:

• Blocchi personalizzati: è possibile inibire pagamenti presso determinate categorie di commercianti (es. siti di e-commerce non autorizzati).
• Plafond e limiti dinamici: si possono impostare limiti di spesa giornalieri, settimanali o mensili, adattabili a ciascun dipendente o reparto.
• Obbligo di giustificativo: ogni pagamento deve essere accompagnato dal caricamento della ricevuta o della fattura nell’app N2F per poter essere validato. Questo garantisce una tracciabilità totale.
• Riconciliazione automatica: l’app collega direttamente il pagamento alla voce contabile corretta, riducendo errori e tempi di elaborazione.

In questo modo, l’impresa protegge il proprio budget, riduce le frodi e aumenta la trasparenza nei processi interni.

N2F: digitalizzare la nota spese

Se sottoscrivere carte aziendali tradizionali non corrisponde alle necessità della propria realtà, un software come N2F rappresenta un’ottima alternativa. Con l’app è possibile:

• fotografare i giustificativi di pagamento e digitalizzarli,
• rispettare la normativa sulla conservazione digitale,
• calcolare automaticamente indennità e rimborsi,
• tracciare tutte le spese in tempo reale.

N2F diventa così non solo uno strumento di semplificazione amministrativa, ma anche un vero alleato per il controllo finanziario strategico dell’impresa.

Conclusione

Che si tratti di una carta di debito, di una prepagata o di una carta di credito, ciò che conta davvero è stabilire regole chiare, sfruttare strumenti digitali e dotarsi delle giuste soluzioni in base alle dimensioni dell’impresa.

Le carte business non sono solo un mezzo pratico per effettuare pagamenti online o in negozio: sono parte integrante di una strategia di gestione delle spese aziendali moderna, trasparente e più sicura.

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