Los gastos kilométricos en España son uno de esos temas que parecen sencillos hasta que te pones con ellos en serio. Entonces llegan las preguntas: ¿esto es un gasto deducible o un reembolso? ¿Tengo que guardar tickets? ¿Y si no tengo facturas porque simplemente he hecho kilómetros? ¿Vale con un Excel? ¿Y si el coche es mío, pero lo uso también para cosas personales? Tranquilo, es normal.
Si lo que quieres es simplificar tu movilidad profesional, pagar lo justo, deducir lo que toca (ni más ni menos) y moverte con seguridad, estás en el sitio correcto. Vamos paso a paso. Sin humo. Sin líos. Y con ejemplos que se entienden.
¿Qué son los gastos kilométricos y cuándo aplican en España?
Los gastos kilométricos de España se refieren, de forma muy práctica, a todo el dinero que se mueve alrededor de los desplazamientos profesionales hechos con un vehículo. Es decir: kilómetros recorridos por trabajo y el coste que eso implica.
En España, los gastos kilométricos suelen aplicarse en dos escenarios principales, y cada uno se gestiona de forma distinta:
- Reembolso kilometraje (empresa → trabajador o colaborador). El caso más típico en pymes. Un empleado (o incluso un colaborador) usa su coche para ir a ver clientes, hacer visitas técnicas, moverse entre sedes o cubrir servicios fuera de oficina. Y la empresa decide compensarle ese uso.
- Deducción fiscal (autónomos / vehículo afecto a la actividad). Si el vehículo está afecto a la actividad, los desplazamientos pueden formar parte del cálculo de gastos deducibles. En la práctica, entran conceptos como deducción vehículo empresa, el kilometraje fiscal y el eterno debate del coche autónomo deducible.
La mayor diferencia entre gasto real y compensación por km es que:
- Gasto real: pagas algo y lo justificas con factura o documento (combustible, parking, mantenimiento, seguro…). Es un coste directo.
- Compensación por km: no estás justificando cada euro gastado, sino compensando un uso del vehículo mediante un cálculo por distancia.
Y mezclar ambos sin criterio de gastos kilométricos España es el camino más rápido al caos.
Normativa, control y errores más comunes en la gestión de gastos kilométricos
Si hay una parte de los gastos kilométricos que genera nervios de verdad, es todo lo relacionado con el kilometraje fiscal. Porque el reembolso kilometraje autónomos o pymes no son sólo una cuestión de gestión interna, sino de fiscalidad. De lo que puedes justificar y de lo que, en una revisión o inspección, se sostiene… o se cae.
¿Cuál es la normativa reembolso km 2025 y qué exige Hacienda (en la práctica)?
En una inspección, lo que se espera:
- Coherencia. ¿Tiene sentido que esa persona haya hecho esos desplazamientos para el trabajo que realiza? ¿Los trayectos encajan con su función, su zona y su actividad?
- Trazabilidad. Es decir, que puedas reconstruir el “por qué” y el “cómo” del desplazamiento. No basta con poner “visita cliente”. Hay que saber a qué cliente, dónde, cuándo y con qué vehículo.
- Lógica del gasto. El kilometraje debe evitar contradicciones, como rutas imposibles, distancias infladas, duplicidades, o desplazamientos en días festivos sin explicación.
Hacienda no persigue kilómetros, persigue incoherencias. Así que lo mínimo recomendable es un parte de kilometraje o registro de viajes que incluya:
- Fecha del desplazamiento
- Origen y destino (dirección o punto claro)
- Motivo profesional (visita, entrega, reunión, reparación, etc.)
- Kilómetros recorridos (mejor si se calculan automáticamente)
- Vehículo usado (por si hay varios)
Y, además, conviene tener evidencias de soporte que “hagan match” con ese movimiento. Algo que conecte el trayecto con actividad real.
Por eso muchas empresas y autónomos están dejando atrás el Excel eterno y optan por herramientas de gestión de gastos de kilometraje para la gestión impecable de los gastos kilométricos España.
¿Cómo calcular el reembolso por kilometraje? (con ejemplos)
Calcular un reembolso kilometraje debería ser una tarea rápida, casi automática, en la mayoría de pymes (y también en muchos casos de reembolso kilometraje autónomos). Para hacerlo bien, y que además sea defendible dentro del kilometraje fiscal y coherente con la normativa reembolso km 2025 en adelante, lo importante es tener un método sencillo, repetible y fácil de justificar.
La fórmula base es muy clara:
Reembolso = km recorridos × tarifa por km (+ extras, si aplica)
Pero para que esa fórmula funcione, hay que definir correctamente las variables:
- Kilómetros recorridos (reales y verificables).
- Tarifa por kilómetro (la parte “política”).
- Extras (sólo si aplican).
Según la Orden HFP/792/2023 (BOE-A-2023-16461), para los gastos de locomoción se aplica como referencia 0,26 €/km (siempre que se justifique el desplazamiento). Veamos algunos ejemplos y números que se entienden mejor.
Gastos kilométricos españoles para visitas locales semanales (pyme)
| Clientes visitados por semana | 3 |
| Km por visita (ida y vuelta) | 18 km |
| Km totales por semana | 54 km |
| Tarifa por km | 0,26 €/km |
| Reembolso semanal | 14,04 € |
| Semanas al mes (aprox.) | 4 |
| Reembolso mensual aprox. | 56,16 € |
Gastos kilométricos para viaje interprovincial puntual (autónomo)
| Tipo de desplazamiento | Viaje interprovincial puntual |
| Perfil | Autónomo |
| Motivo | Reunión (ida y vuelta en el mismo día) |
| Km totales (ida y vuelta) | 240 km |
| Tarifa por km | 0,26 €/km |
| Reembolso total | 62,40 € |
Gastos kilométricos para equipo comercial con varios vehículos (empresa)
| Número de comerciales | 3 |
| Km por comercial al mes | 600 km |
| Km totales del equipo al mes | 1.800 km |
| Tarifa interna por km | 0,26 €/km |
| Reembolso mensual total | 468 € |
Buenas prácticas para el cálculo de gastos kilométricos en España
Cuando hay buenas prácticas para el cálculo de los gastos kilométricos, estos se ordenan con un sistema simple, repetible y verificable, que funciona tanto para reembolso kilometraje como para casos donde entra el kilometraje fiscal, la deducción vehículo empresa o el coche autónomo deducible:
- Tarifa definida por km (y escrita). Si usas una cifra fija, déjala clara. Si aplicas tablas oficiales o reglas internas según el vehículo, también.
- Qué trayectos se reembolsan. Visitas a clientes, desplazamientos entre sedes, viajes a proveedores… y cuáles no (ej.: desplazamientos personales).
- Aprobación y límites. Quién autoriza el viaje (si aplica), si hay límite mensual o por trayecto, y qué se considera “excepcional”.
- Pruebas mínimas. Fecha, origen/destino, motivo profesional, km y vehículo.
- Frecuencia de entrega. Semanal, quincenal o mensual, pero que sea siempre igual.
¿Y qué debe firmar o validar RRHH / contabilidad? Se trata de confirmar que el gasto es lógico y está completo, validando que:
- el desplazamiento tiene motivo profesional,
- el kilometraje es coherente,
- no hay duplicados raros,
- se aplica la tarifa correcta,
- y el gasto queda trazable.
N2F es una herramienta especializada que automatiza el cálculo, ordena la información y convierte la gestión del kilometraje en un proceso fluido, controlado y listo para contabilidad.
¿Cómo automatizar el control de kilometraje y dietas con N2F?
N2F convierte la gestión de los gastos kilométricos en un flujo completo, desde el trayecto hasta la aprobación y la contabilidad.
- N2F permite registrar indemnizaciones por kilometraje de forma ultrarrápida. Eliges una ruta frecuente o introduces un destino nuevo, y el sistema calcula el trayecto.
- Cálculo automático con Google Maps + direcciones con Google Places. Además, permite completar direcciones usando Google Places (basta con poner el nombre de la empresa o lugar y se autocompleta).
- Soporta viajes reales de ida/vuelta, paradas intermedias y rutas complejas.
- Varios vehículos y reglas internas por política de empresa. N2F permite gestionar varios vehículos (personales, de empresa o directivos), con tarifas de kilometraje integradas y actualizadas, y permitiendo aplicar reglas internas (tu propia política).
- Deducciones automáticas de los trayectos domicilio–trabajo y cálculo de IVA deducible (carburante)
- Vinculación a proyecto / cliente / centro de coste. Fundamental sii facturas servicios, si llevas control por proyectos o si necesitas saber qué equipo se está moviendo más y por qué.
- Del trayecto al informe listo para aprobar y reembolsar. N2F elimina el cuello de botella típico de fin de mes: “falta la hoja”, “falta la firma”, “no me cuadra el km”, “me lo reenvías”.
- Exportación contable automática. En cuanto el kilometraje y dietas están validados, N2F realiza la exportación contable automática y compatibilidad con múltiples soluciones (ERPs y software contable), además de opciones como SEPA o integración vía API, según necesidades.
Implantar N2F tiene sentido cuando ya no quieres gestionar kilómetros, sino tener un sistema donde el proceso sea fácil para el empleado y limpio para contabilidad. Porque N2F encaja porque trabaja justo ahí, en el punto donde suelen romperse los procesos.
