Wer beruflich viel reist, kennt den Verpflegungsmehraufwand. Doch in der Praxis tauchen immer wieder Fragen auf: Welche Pauschalen gelten in welchem Land? Wie rechne ich korrekt ab? Was ändert sich 2026?
Ob Meeting in München oder Geschäftstermin in London: je nach Reisedauer und Ziel gelten unterschiedliche Regelungen. Wer hier Fehler macht, riskiert Nachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt.
Erfahren Sie alles Wichtige über den Verpflegungsmehraufwand 2026: Welche Sätze gelten, wie Sie Fehler vermeiden und wie smarte Tools die Abrechnung vereinfachen. So behalten Sie Ihre Reisekosten im Griff und bleiben steuerlich auf der sicheren Seite.
Das Wichtigste vorab: Die Inlandssätze bleiben 2026 unverändert, bei Auslandsreisen gibt es Anpassungen. Das Bundesministerium der Finanzen hat diese in einem aktuellen Schreiben veröffentlicht (siehe BMF-Schreiben).
Inhalt
1. Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?
2. Verpflegungsmehraufwand 2026 – Die Sätze in Deutschland
3. Verpflegungsmehraufwand 2026 – Die Sätze im Ausland
4. Verpflegungsmehraufwand vs. tatsächliche Kosten: Was ist der Unterschied?
5. Risiken bei falscher Abrechnung
6. Verpflegungsmehraufwand abrechnen: Drei Methoden im Vergleich
7. Verpflegungsmehraufwand: Wer ist wie betroffen?
8. Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen lassen
1. Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?
Bei Dienstreisen entstehen höhere Verpflegungskosten als im Alltag. Frühstück zum Mitnehmen, Mittagessen im Restaurant, Getränke am Abend: Diese Mehrkosten soll der Verpflegungsmehraufwand ausgleichen. Geregelt wird er durch § 9 Abs. 4a EStG.
In Deutschland wird meist die Pauschale genutzt. Die feste Summe wird automatisch gezahlt, unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben. Dafür sind keine Belege nötig, nur die Reisebestätigung.
Dauer und Reiseziel bestimmen den Spesensatz. Bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit gibt es keine Erstattung. Bei Reisezielen wird zwischen Deutschland und Ausland unterschieden.
Der Verpflegungsmehraufwand gilt bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, also wenn Sie Ihre Wohnung und Ihre erste Tätigkeitsstätte vorübergehend verlassen. Diese steuerfreien Arbeitgeberleistungen decken nur den Mehraufwand ab, der durch die Abwesenheit entsteht. Bei lokalen Fahrten oder ohne Überschreitung der 8-Stunden-Grenze entfällt die Pauschale.
Beachten Sie: Der Verpflegungsmehraufwand deckt nicht die eigentlichen Reisekosten. Fahrt- und Übernachtungskosten werden getrennt und zu 100% übernommen.
2. Verpflegungsmehraufwand 2026 – Die Sätze in Deutschland
Ursprünglich sollte das Wachstumschancengesetz eine Erhöhung der Verpflegungspauschalen für 2024 bringen – doch diese Anpassung blieb aus. Die Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands bleiben 2026 unverändert:
- „Kleine“ Verpflegungspauschale (Halbtagespauschale): Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen erhalten Sie 14 €.
- „Große“ Verpflegungspauschale (Ganztagespauschale): Wenn Sie Ihre übliche Tätigkeitsstätte für mehr als 24 Stunden verlassen, werden pauschal 28 € vergütet.
Das Verhältnis 1:2 zwischen beiden Pauschalen wird beibehalten.
Die Kürzungen bei Mahlzeiten im Übernachtungspreis bleiben bestehen:
- 20% (5,60 €) für Frühstück
- 40% (11,20 €) für Mittag oder Abendessen.
Diese Beträge werden von der Verpflegungspauschale von 28 € für einen vollen Tag abgezogen. Die Übernachtungspauschale für Inlandsreisen bleibt 2026 bei 20 € pro Nacht. Unternehmen übernehmen meist die tatsächlichen Hotelkosten zu 100%.
3. Verpflegungsmehraufwand 2026 – Die Sätze im Ausland
Bei einer Dienstreise ins Ausland unterscheiden sich die Sätze nach Ländern, oft auch nach Städten oder Regionen. Die Pauschalen bilden die wirtschaftlichen Unterschiede bei beruflichen Tätigkeiten im Ausland ab. Deshalb unterscheiden sich die Spesensätze in Metropolen wie Paris, Warschau und Madrid oft deutlich von denen in anderen Regionen des Landes. In der Regel liegen Auslandssätze höher als Inlandspauschalen.
👉 Eine vollständige Übersicht aller Länder finden Sie hier.
Hier die Tabelle mit den Verpflegungspauschalen für 2026 (in Euro). Änderungen gegenüber 2025 sind fettgedruckt markiert.
| REISEZIEL | 8 bis 24 Stunden* | Mehr als 24 Stunden | Übernachtung |
| BELGIEN | 40 | 59 | 141 |
| DÄNEMARK | 50 | 75 | 183 |
| CHINA | |||
| Peking | 38 | 57 | 184 |
| Shanghai | 32 | 48 | 142 |
| Hongkong | 56 | 83 | 209 |
| Rest | 32 | 48 | 142 |
| FRANKREICH | |||
| Paris (sowie die Departments 77, 78, 91 bis 95) | 39 | 58 | 159 |
| Rest | 36 | 53 | 105 |
| GROẞBRITANNIEN | |||
| London | 44 | 66 | 163 |
| Rest | 36 | 53 | 105 |
| ITALIEN | |||
| Mailand | 28 | 42 | 191 |
| Rom | 32 | 48 | 150 |
| JAPAN | |||
| Tokio | 33 | 50 | 285 |
| Rest | 22 | 33 | 141 |
| NIEDERLANDE | 39 | 58 | 167 |
| ÖSTERREICH | 33 | 50 | 117 |
| POLEN | |||
| Breslau | 23 | 34 | 124 |
| Warschau | 27 | 40 | 143 |
| Rest | 23 | 24 | 124 |
| RUSSISCHE FÖDERATION | |||
| Moskau | 20 | 30 | 235 |
| St. Petersburg | 28 | 19 | 133 |
| Rest | 28 | 19 | 133 |
| SCHWEIZ | |||
| Bern | 55 | 82 | 195 |
| Genf | 47 | 70 | 197 |
| Rest | 47 | 70 | 195 |
| SPANIEN | |||
| Madrid | 28 | 44 | 131 |
| Kanarische Inseln | 24 | 36 | 103 |
| Palma de Mallorca | 29 | 44 | 142 |
| Barcelona | 23 | 34 | 144 |
| Rest | 23 | 34 | 103 |
| USA | |||
| San Francisco | 40 | 59 | 327 |
| Chicago | 44 | 65 | 233 |
| Los Angeles | 43 | 64 | 262 |
| Boston | 42 | 63 | 333 |
| New York City | 44 | 66 | 308 |
| Atlanta | 52 | 77 | 182 |
| Washington, D.C. | 44 | 66 | 203 |
| Houston | 41 | 62 | 204 |
| Miami | 44 | 65 | 256 |
| Rest | 40 | 59 | 182 |
*bzw. am An- oder Abreisetag
Hinweis: Die Werte gelten für Abwesenheiten von 8 bis 24 Stunden oder für An- und Abreisetage. Alle Länder (über 200) finden Sie imBMF-Schreiben.
Auch bei Dienstreisen ins Ausland können die Beträge wegen bereits vom Unternehmen bezahlter Mahlzeiten gekürzt werden: 20% für Frühstück, 40% für Mittag- oder Abendessen.
👉 Verpflegunsmehraufwand automatisch berechnen lassen
Reisekostenrichtlinien können in der N2F-Software hinterlegt werden und die richtigen Pauschalen werden bei der Angabe der Reisedaten automatisch angepasst.
4. Verpflegungsmehraufwand vs. tatsächliche Kosten: Was ist der Unterschied?
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerfreie Pauschale bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit, ohne Belege oder Nachweis tatsächlicher Ausgaben.
Im Inland gelten 14 € bei mehr als 8 Stunden oder 28 € bei mehr als 24 Stunden. Im Ausland sind die Sätze länderspezifisch höher. Diese Pauschalen decken den Mehraufwand pauschal ab, auch wenn der Mitarbeiter weniger ausgibt.
Tatsächliche Verpflegungskosten erfordern Belege wie Quittungen. Steuerfrei anerkannt wird die Erstattung aber nur bis zur Höhe der Pauschbeträge. Arbeitnehmer können höhere Ausgaben in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, doch der Abzug bleibt pauschaliert.
- Vorteil der Pauschale: Sie ist einfach und steuerfrei.
- Nachteil: Sie deckt keine außergewöhnlich hohen realen Kosten. Unternehmen wählen meist Pauschalen, da tatsächliche Abrechnungen aufwändig sind. Bei Mahlzeiten im Hotel wird die Pauschale gekürzt.
Praxisbeispiel: Dienstreise nach Paris
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Herr Winter arbeitet in Dresden und reist am Montag um 10:00 Uhr nach Paris. Er reist am Donnerstag um 16:00 Uhr wieder ab, sodass An- und Abreisetag mitgerechnet werden. Das Frühstück ist an drei Tagen im Hotelpreis enthalten und wird von der Firma übernommen.
Abrechnung:
- Anreisetag (kein Frühstück): 39 €
- Tag 2 und 3: Je 58 € (Ganztag) minus 11,60 € Frühstück = 46,40 € pro Tag
- Abreisetag: 39 € minus 11,60 € Frühstück = 27,40 €
Gesamtsumme: Herr Winter erhält 159,20 € Verpflegungsmehraufwand (39 + 46,40 + 46,40 + 27,40) für seine viertägige Parisreise.
5. Risiken bei falscher Abrechnung
Fehler bei der Abrechnung können für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Konsequenzen haben. Häufige Fehlerquellen: mehrfach abgegebene Belege, falsch berechnete Pauschalen, falsch dokumentierte Reisezeiten. Hinzu kommen Betrugsversuche, die Unternehmen viel Geld kosten. Eine Reisekosten-Lösung mit automatischer Compliance und Betrugserkennung schafft Abhilfe.
Prüfungsrelevante Risiken
Das häufigste Risiko: falsche Pauschalen, etwa Auslandssätze für Inlandsreisen oder fehlerhafte 8/24-Stunden-Regel. Finanzämter prüfen dies genau. Zweithäufigster Fehler: vergessene Kürzungen bei im Preis inbegriffenen Mahlzeiten (20% Frühstück, 40% Mittag/Abendessen). Auch fehlende Reisebestätigungen fallen auf. Das Finanzamt kann bis zu vier Jahre rückwirkend prüfen.
Finanzielle Konsequenzen
Bei Fehlern zahlen Arbeitgeber Nachsteuern plus 6% Zinsen. Bei grober Fahrlässigkeit kommen Bußgelder bis 50.000 € hinzu.
Beispiel: 100 fehlerhafte Pauschalen à 28 € = über 3.500 € Kosten.
Arbeitnehmer müssen Beträge zurückzahlen, die nachträglich versteuert werden. Bei Vorsatz droht Kündigung. Wiederholte Steuerschulden können die Bonität beeinträchtigen.
Empfehlung: Spezialisierte Reisekosten-Software und Schulungen sorgen für rechtskonforme Abrechnung und reduzieren die Risiken deutlich.
6. Verpflegungsmehraufwand abrechnen: Drei Methoden im Vergleich
Die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands kann auf drei Arten erfolgen, doch nicht jede Methode ist für jedes Unternehmen geeignet. Besonders bei häufigen Dienstreisen und länderspezifischen Auslandspauschalen zeigen sich deutliche Unterschiede.
| Methode | Vorteile | Nachteile |
| Manuell | Kostenlos, flexibel für wenige Reisen | Zeitintensiv, hohe Fehlerquote bei Pauschalen und Kürzungen, erhöhtes Prüfungsrisiko |
| Excel | Vorlagen mit Formeln verfügbar, überschaubar für KMU | Manuelle Dateneingabe erforderlich, veraltet bei Gesetzesänderungen, Versionsprobleme in Teams |
| Software (z.B. N2F) | Automatische Berechnung nach Reisedaten und Ländern, Richtlinienprüfung, steuerkonform, zentrale Reports | Monatliche Kosten, Einarbeitungszeit |
Wie funktioniert smarte Software?
Geben Sie die Reisedaten ein: Das System berechnet automatisch die korrekten Pauschalen (Inland/Ausland, 8/24-Stunden-Regel, Mahlzeitenabzüge), dann folgen direkte Freigabe und Archivierung. Die Vorteile liegen auf der Hand: konsistente Anwendung, weniger Verwaltungsaufwand und volle Transparenz.
Welche Methode für wen?
Die manuelle Abrechnung eignet sich nur bei maximal 5 Reisen pro Monat. Excel ist eine praktikable Lösung für kleine Teams. Bei höherem Volumen spart Software bis zu 80% der Abrechnungszeit und minimiert steuerliche Risiken.
7. Verpflegungsmehraufwand: Wer ist wie betroffen?
Der Verpflegungsmehraufwand betrifft alle Beteiligten bei Dienstreisen unterschiedlich, von steuerfreien Erstattungen bis zu administrativen Pflichten.
Als Arbeitnehmer
Sie erhalten die Pauschale (14 € bzw. 28 € im Inland) steuerfrei vom Arbeitgeber, ohne Belege. Falls Ihr Arbeitgeber die Pauschale nicht erstattet, können Sie diese als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen, maximal für 3 Monate pro Tätigkeitsstätte. Bei Kürzungen für Hotelmahlzeiten nimmt der Arbeitgeber die Anpassung vor.
Als HR-Verantwortlicher
Die Personalabteilung prüft Reiseanträge auf Einhaltung der 8/24-Stunden-Regeln und dokumentiert Auswärtstätigkeiten lückenlos. Schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig zu Pauschalen und Kürzungen. Software erleichtert Abrechnung und Compliance erheblich.
Als Finanzverantwortlicher
Die Buchhaltung erstattet Pauschalen steuerfrei, zieht Mahlzeiten ab (20% bzw. 40%) und archiviert Nachweise für 10 Jahre. Bei Steuerprüfungen haften Sie für Nachzahlungen und Zinsen. Automatisierte Systeme reduzieren Fehler deutlich, besonders bei den Auslandsregelungen 2026.
Als KMU-Inhaber
Sparen Sie Steuern durch korrekte Anwendung der Pauschalen. Kombinieren Sie die Verpflegungspauschalen mit der Erstattung von Fahrt- und Übernachtungskosten. Einheitliche Reisekostenrichtlinien helfen, Fehler zu vermeiden. Für Gründer ist der Verpflegungsmehraufwand ideal für Kundenbesuche: steuerfrei und belegfrei.
8. Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen lassen
Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand wirken kompliziert: unterschiedliche Pauschalen je nach Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, Reiseziel, Dauer und Mahlzeitenabzüge.
Genau hier setzen professionelle Tools an. Automatisierte Systeme berechnen die korrekten Pauschalen direkt bei Eingabe der Reisedaten, inklusive Regelprüfung. Reisekostenrichtlinien werden hinterlegt, die Pauschalen automatisch angepasst.
Erledigen Sie Ihre Reisekostenabrechnung schnell, fehlerfrei und digital. Sparen Sie Zeit, minimieren Sie Fehler und behalten Sie jederzeit den Überblick. Intuitiv zu bedienen und flexibel anpassbar für jede Unternehmensgröße.
Fazit
Der Verpflegungsmehraufwand mag kompliziert wirken, doch mit dem richtigen Wissen lassen sich Reisekosten effizient und steuerkonform abrechnen.
Mit N2F erledigen Sie Ihre Reisekostenabrechnung schnell, fehlerfrei und zu 100% digital. Sparen Sie Zeit, minimieren Sie Fehler und behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Ausgaben. Intiutiv zu bedienen und flexibel anpassbar für jede Unternehmensgröße – mehr erfahren.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Anspruch besteht bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit ab 8 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 14 €. Bei mehr als 24 Stunden: 28 € (Inland). An- und Abreisetag gelten als Halbtag. Unter 8 Stunden gibt es keine Erstattung.
Nein, die Zahlung ist freiwillig. Arbeitgeber können die Pauschalen steuerfrei auszahlen (§ 9 Abs. 4a EStG), weshalb viele Unternehmen dies per Reisekostenrichtlinie regeln. Falls Ihr Arbeitgeber nichts zahlt, können Sie den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen.
Im Inland: 14 € bei mehr als 8 Stunden, 28 € bei mehr als 24 Stunden. Im Ausland gelten länderspezifische Pauschalen.
Mehr dazu im Abschnitt „Auslandsreisen“ oder im BMF-Schreiben.
Sie brauchen keine Belege! Es genügt eine Bestätigung der Dienstreise sowie die Dokumentation der Abwesenheitszeit. Die Pauschale wird unabhängig von tatsächlichen Ausgaben gezahlt.
Fehler können finanzielle Konsequenzen haben. Arbeitgeber müssen Nachsteuern und Zinsen zahlen, bei grober Fahrlässigkeit drohen Bußgelder bis 50.000 €. Arbeitnehmer riskieren Rückforderungen und bei Vorsatz arbeitsrechtliche Konsequenzen. Häufigste Fehler: falsche Pauschalen oder fehlende Mahlzeitenkürzungen.
Mehr dazu in Abschnitt 5.
Die Pauschale ist praktischer: keine Belege nötig, steuerfreie Auszahlung. Tatsächliche Kosten lohnen sich nur bei deutlich höheren Ausgaben mit Belegaufbewahrung. Die meisten Arbeitgeber bevorzugen die Pauschale wegen des geringeren Verwaltungsaufwands.
