Wer beruflich oft unterwegs ist, dem ist der Begriff des Verpflegungsmehraufwands schon wohlbekannt. Doch sind manche Einzelheiten nicht immer klar. Wie werden die Reisekosten eigentlich gedeckt? Zu welchem Satz? Ob die Dienstreise nach Berlin, München, Paris oder New York geht – für ein paar Stunden oder über mehrere Tage, gelten unterschiedliche Bedingungen. Entdecken Sie die gültigen Sätze für den Verpflegungsmehraufwand 2021 in Deutschland und im Ausland und wie das Pauschalsystem funktioniert.

Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?

Wenn man den üblichen Arbeitsplatz wegen einer Dienstreise verlassen muss, ist es nicht nur eine Frage der Entfernung vom eigenen Heim. Es geht auch um Mehraufwand. Frühstück und Kaffee zum Mitnehmen, Mittagessen im Restaurant, Getränke am Abend – die mit einer Auswärtstätigkeit entstehenden Kosten sind natürlich höher als im Alltag. Genau dafür sorgt der Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird durch Paragraph § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geregelt.

In Deutschland funktioniert das Vergütungssystem als Pauschale. Je nach Dauer der Reise gilt ein gewisser Betrag. Egal ob der Arbeitnehmer tatsächlich mehr oder weniger – oder sogar gar nichts – ausgegeben hat, es wird die gleiche Summe automatisch bezahlt. Kein Beleg wird daher benötigt. Lediglich die Genehmigung der Dienstreise reicht zur Erstattung. Es muss aber klar sein, dass der sogenannte Verpflegungsmehraufwand nichts mit der Deckung der Reisekosten zu tun hat. Solche Kosten werden vom Unternehmen getrennt und in vollem Umfang (100 Prozent) übernommen. Hier ist die Rede nur vom Mehraufwand, da der Mitarbeiter nicht zuhause ist.

Die Dauer und das Reiseziel sind die zwei Kriterien zur Bestimmung des Spesensatzes. Davon ausgehend gibt es verschiedene Fälle:

– Dauert die Reise mehr als 8 Stunden bzw. mehr als 24 Stunden? Sollte die Abwesenheit während eines einzelnen Arbeitstages und für weniger als acht Stunden dauern, wird der Arbeitnehmer für die Geschäftsreise nicht erstattet.

– Wohin wird beruflich gereist? Bei Reisezielen wird zwischen Deutschland und Ausland unterschieden.

Die Spesensätze werden jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium neu bewertet bzw. aktualisiert. Obwohl eine Anhebung nicht systematisch am 01. Januar eingeführt wird, ist eine neue Rechtslage ab 01.01.2021 in Kraft. Welche neuen Sätze für den Verpflegungsmehraufwand gelten nun ab 2021?

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Verpflegungsmehraufwand 2021 – Die Sätze in Deutschland

Ein einzelner Pauschalbetrag gilt für ganz Deutschland. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Mitarbeiter 14 Euro. Das ist die sogenannte kleine Spesenpauschale. Wenn die übliche Tätigkeitsstelle für mehr als 24 Stunden verlassen wird, werden 28 Euro pauschal vergütet. Das ist die sogenannte große Pauschale. Mit anderen Worten gilt die kleine Spesenpauschale am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen. An den anderen Tagen wird die große Pauschale gelten. Zum Vergleich betrugen die kleine und große Spesenpauschale jeweils 12 Euro und 24 Euro noch vor ein paar Jahren. Die Beträge sind inzwischen gestiegen. Das Verhältnis 1:2 zwischen beiden Pauschalen wurde aber beibehalten.

Außerdem gibt es zusätzlich die sogenannte Übernachtungspauschale. Nach dem Verpflegungsmehraufwand 2021 liegt diese bei 20 Euro pro Nacht. Die Hotelrechnung wird aber am häufigsten 100 Prozent vom Unternehmen übernommen.

Dazu sind noch Sonderregelungen zur Abrechnung zu beachten, besonders wenn die Verpflegung schon im Preis der Übernachtung enthalten ist. In diesem Fall sind Kürzungen von 20 bzw. 40 Prozent für Frühstück bzw. Mittag- und Abendessen vorgesehen. Genauer gesagt wird der Betrag von 28 Euro auf 22,40 Euro einschl. Frühstück und auf 16,80 Euro einschl. Abendessen reduziert.

Verpflegungsmehraufwand 2021 – Die Sätze im Ausland

Bei einer Dienstreise ins Ausland unterscheiden sich die Sätze nicht nur nach Ländern, sondern auch manchmal nach Städten oder sogar nach Regionen. Die Sätze wurden nämlich speziell implementiert, um die wirtschaftlichen Ungleichheiten möglichst gerecht zu decken. Von daher sind Spesensätze in Paris, Warschau und Madrid sehr unterschiedlich. In der Regel sind die Sätze bei Auslandsaufenthalten höher als die bundesweit geltenden Beträge.

In der nachstehenden Tabelle sind die Verpflegungspauschalen (in Euro) für die häufigsten Reiseziele im Ausland zu finden. Eine vollständige Übersicht aller Länder finden Sie hier.

REISEZIEL8 bis 24 Stunden*Mehr als 24 StundenÜbernachtung
BELGIEN2842135
DÄNEMARK3958143
CHINA
Peking2030185
Kanton2436150
Chengdu2841131
Shanghai3958217
Hongkong4974145
Rest3248112
FRANKREICH
Paris3958152
Lyon3653115
Straßburg345196
Marseille3146101
Rest2944115
GROẞBRITANNIEN
London4162224
Rest3045115
ITALIEN
Mailand3045158
Rest2740135
JAPAN
Tokio4466233
Rest3552190
NIEDERLANDE3247122
ÖSTERREICH2740108
POLEN
Breslau2233117
Warschau2029109
Danzig203084
Krakau182786
Rest202960
RUSSLAND
Moskau2030110
Jekaterinburg192884
St. Petersburg1726114
Rest162458
SCHWEIZ
Genf4466186
Rest4364180
SPANIEN
Madrid2740118
Kanarische Inseln2740115
Palma de Mallorca2435121
Barcelona2334118
Rest2334115
USA
San Francisco3451314
Chicago3654209
Los Angeles3756274
Boston3958265
New York City3958282
Atlanta4162175
Washington, D.C.4162276
Houston4263138
Miami4364151
Rest3451138

*bzw. am An- oder Abreisetag

Auch bei Dienstreisen ins Ausland können die Beträge wegen schon bezahlter Mahlzeiten gekürzt werden. Dafür gelten die gleichen oben erwähnten abzuziehenden Prozentsätze wie in Deutschland.

Nehmen wir ein Beispiel zum besseren und konkreten Verständnis. Herr Müller arbeitet in Köln. Er muss beruflich für vier Tage (inkl. An- und Abreise) nach Paris reisen, wobei er das Frühstück mit der Hotelrechnung von der Firma erstattet bekommt.

  • Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 39 Euro;
  • Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von 58 Euro pro Tag wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich 11,60 Euro für Frühstück; dies ergibt 46,40 Euro pro Tag;
  • Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 39 Euro, abzüglich 11,60 Euro für Frühstück: dies ergibt 27,40 Euro.

Die Beträge des Verpflegungsmehraufwandes können auf den ersten Blick verwirrend wirken. Abrechnung nach Reiseziel und Dauer, Verkürzung nach Mahlzeiten, jährliche Aktualisierung der Sätze etc. Um Firmen durch diesen komplexen Prozess zu begleiten und die Reisekostenabrechnung generell so automatisch wie möglich zu verwalten, wurden professionelle Tools speziell dafür entwickelt. Mit N2F können Sie auf eine komplette Lösung bauen!

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