Viagens corporativas continuam sendo uma das estratégias mais utilizadas por empresas que buscam expandir mercados, atender clientes ou participar de eventos estratégicos.
No entanto, com a mobilidade vêm os custos — e com eles, a responsabilidade de controlar, reembolsar e declarar as chamadas despesas de viagem.
Se não forem bem gerenciadas, essas despesas podem se tornar um ralo de recursos financeiros, comprometer o compliance e até gerar problemas com o Fisco. Por isso, entender como calcular, contabilizar e declarar corretamente os gastos com viagens corporativas é indispensável.
Neste artigo, a N2F (especialista em gestão de despesas e reembolsos) explica em detalhes o que são despesas de viagem, como organizá-las dentro da contabilidade empresarial e quais práticas adotar para evitar erros, fraudes e inconsistências fiscais.
O que são despesas de viagem?
Despesas de viagem são todos os gastos realizados por colaboradores durante deslocamentos a serviço da empresa. Isso inclui desde passagens aéreas e hospedagem até alimentação, transporte urbano e taxas extras relacionadas à permanência fora da base de trabalho.
Elas podem ser previstas em políticas internas (as chamadas “políticas de viagens”) e devem seguir critérios de razoabilidade, proporcionalidade e comprovação.
O objetivo é garantir que o colaborador possa desempenhar sua função sem arcar com custos do próprio bolso. E que a empresa mantenha controle sobre esses gastos. As despesas mais comuns incluem:
- Transporte: passagens aéreas, ônibus, táxis, transporte por aplicativos, aluguel de carros e combustível.
- Hospedagem: hotéis, pousadas ou aluguel temporário durante o período de permanência.
- Alimentação: refeições e lanches dentro de limites estabelecidos por política interna ou diárias.
Outros gastos incluem: pedágios, estacionamento, lavanderia, internet e telefonia. Cada uma dessas despesas deve ser documentada por nota fiscal, recibo ou comprovante válido. O que será fundamental na hora de reembolsar ou prestar contas junto ao setor contábil.
Como calcular despesas de viagem?
O cálculo das despesas de viagem pode seguir dois modelos:
Modelo por reembolso (a posteriori)
O colaborador arca inicialmente com os custos e, ao final da viagem, solicita o reembolso.
Para isso, ele deve apresentar todos os comprovantes válidos e preencher um relatório detalhado com a descrição de cada gasto, data, local e finalidade.
Nesse caso, a empresa pode aplicar tetos por categoria (ex: até R$150 por diária de alimentação) e rejeitar valores acima do permitido ou sem comprovação.
Modelo por diárias (antecipado)
A empresa antecipa um valor fixo por dia de viagem (chamado de diária) que cobre todos os gastos previstos.
Se os custos reais forem inferiores à diária, o colaborador não precisa devolver a diferença. Caso ultrapassem, a empresa pode avaliar um complemento ou não reembolsar o excedente.
- O modelo por reembolso é mais transparente e alinhado com o compliance contábil, mas exige mais controle. Já o modelo por diária é mais prático, porém pode gerar distorções de valores se mal planejado.
Como contabilizar o reembolso de despesas de viagem?
A contabilização correta é fundamental para manter a conformidade fiscal e demonstrar transparência nas movimentações financeiras da empresa. Veja o passo a passo básico:
1. Classificação das despesas
Cada tipo de gasto deve ser classificado no plano de contas da empresa. Exemplos:
- Passagens: “Despesas com transporte”
- Hospedagem: “Despesas com hospedagem”
- Alimentação: “Despesas com alimentação de funcionários em viagem”
2. Lançamento contábil
Ao reembolsar o colaborador, a empresa deve registrar:
- Débito na conta da despesa correspondente
- Crédito na conta de “Colaboradores a Reembolsar” ou “Obrigações com Pessoal”
Quando o pagamento do reembolso for efetivado, registra-se:
- Débito em “Obrigações com Pessoal”
- Crédito em “Caixa” ou “Banco”
3. Comprovação e arquivamento
Todos os documentos fiscais devem ser digitalizados, organizados e arquivados por período legal. Isso garante respaldo em caso de auditorias ou fiscalizações.
Como declarar o reembolso de despesas de viagem?
O reembolso de despesas de viagem não tem natureza salarial, e por isso, não deve ser tributado nem incluído na base do INSS ou do IRRF, desde que esteja devidamente comprovado e classificado como gasto a serviço da empresa.
No entanto, é importante observar alguns pontos:
- Comprovantes válidos são essenciais. Sem eles, o reembolso pode ser considerado rendimento e, nesse caso, passa a ser tributado.
- Empresas devem ter uma política formal de reembolsos, aprovada e assinada pelos colaboradores, para evitar questionamentos legais.
- O colaborador não precisa declarar o reembolso no Imposto de Renda, desde que esteja registrado corretamente como despesa profissional.
Riscos do controle manual
Muitas empresas ainda realizam esse processo de forma manual, por planilhas, e-mails ou formulários impressos. Isso aumenta significativamente os riscos de:
- Erros humanos: valores errados, datas trocadas, categorias equivocadas;
- Fraudes internas: duplicidade de lançamentos, notas falsas ou inflacionadas;
- Retrabalho contábil: ajustes, glosas, auditorias internas;
- Atrasos no reembolso: afetando a motivação do colaborador.
É nesse cenário que a tecnologia se destaca como uma aliada estratégica. Soluções modernas, como a oferecida pela N2F, transformam a gestão de despesas em um processo ágil.
O sistema permite o registro de despesas diretamente via aplicativo, com captura de fotos dos comprovantes. As informações são classificadas automaticamente por categoria, e os relatórios são gerados conforme as necessidades da empresa.
O fluxo de aprovação segue regras personalizadas, o que reduz o tempo de análise e elimina a subjetividade. Além disso, a integração com sistemas contábeis e fiscais garante conformidade com as exigências legais.
Rigor + Agilidade = Gestão de viagens precisa
Controlar as despesas de viagem de forma estratégica é mais do que uma questão de economia — é um sinal de maturidade financeira e compromisso com a transparência empresarial.
Ao entender como calcular, reembolsar e declarar corretamente esses gastos, sua empresa ganha em segurança jurídica, eficiência contábil e reputação interna.
E quando a gestão é apoiada por tecnologia, como a solução da N2F, todo esse processo se transforma em uma experiência simples, automatizada e segura tanto para o colaborador quanto para o financeiro.
Sua empresa ainda faz controle de despesas de viagem por planilha?
