Firmenwachstum, zunehmende Mobilität, internationale Märkte, Optimierung von Verwaltungsprozessen… was auch immer Ihr Unternehmen benötigt – fünf Funktionen, die mit Flexibilität, Direktheit und Produktivität verbunden sind, sind essentiell, wenn es um die Auswahl einer Anwendung für Reisekostenabrechnungen geht. Um die beste Lösung auszuwählen, folgen Sie diesem Leitfaden!
1) Automatische und intelligente Erfassung von Reisekosten
Diese Funktion eliminiert alle manuellen Eingriffe. Die Anwendung für Reisekostenabrechnungen muss mit einem intelligenten Zeichenerkennungssystem ausgestattet sein, das an Ihre Finanz- und Lohnbuchhaltungssoftware angebunden ist. Das Tool scannt die typischen Elemente einer Rechnung – Art und Betrag der Leistung, Umsatzsteuer, Zahlungsart, Aussteller – und überträgt diese automatisch in die Felder der Reisekostenabrechnung. Verabschieden Sie sich von Fehlern, die durch Mehrfacheinträge und mühsame Wiederholungen entstehen, und freuen sich stattdessen über beträchtliche Zeiteinsparungen. Tatsächlich kann, da die Zeit für Reisekostenabrechnungen auf ein Viertel reduziert werden kann, den Aufgaben mit hohem Mehrwert und einer Steigerung der Produktivität der Vorrang gegeben werden!
2) Automatische Währungsumrechnung
Die automatische Verwaltung sich ändernder Vorschriften, wie etwa Wechselkursen, sollte Ihre zweite Anforderung bei der Auswahl einer Anwendung für Reisekostenabrechnungen sein. Abhängig von Datum, Häufigkeit und der Vielfalt der besuchten Länder kann das Volumen der manuellen Umrechnungen einen beträchtlichen Umfang annehmen, und zwar jeden Monat! Ein Software-Tool, welches den Wechselkurs automatisch dem jeweiligen Transaktionsdatum entsprechend anpasst, reduziert die Arbeitsbelastung der involvierten Abteilungen und bringt den Angestellten echte Gemütsruhe. Wieder eine Frage der Zeiteinsparung und Steigerung der Effektivität innerhalb des Unternehmens.
3) Rechtssichere Archivierung
Die digitale Archivierung von Reisekostenabrechnungen ist seit dem 1. Juli 2019 gesetzlich zugelassen, vorausgesetzt, dass Beständigkeit und Sicherheit der Daten garantiert sind. Zu diesem Zweck muss das gespeicherte Dokument authentisch, identisch mit dem Original und verständlich sein. Eine Anwendung für Reisekostenabrechnungen, die all diese Verpflichtungen erfüllt, wird zentralisierte Daten bereitstellen, auf die online in Echtzeit zugegriffen werden können, und die unabhängig vom Volumen perfekt nachverfolgbar sind. Die Arbeitsmethoden sind fließender, was auch zur Kostenreduzierung beiträgt, von denen 3% im Zusammenhang mit der Papierlagerung stehen. Ein echtes Muss!
4) Mobil-Apps für Reisekostenabrechnungen
Die automatische Belegerfassung macht nur Sinn, wenn Angestellte ihre Rechnungen mit ihrem Smartphone fotografieren und einsenden können, sobald die Reisekosten anfallen. Die Mobilanwendung zur Reisekostenabrechnung automatisiert die verschiedenen Prüfabläufe, so dass es nicht nötig ist, auf die Rückkehr der Geschäftsreisenden zu warten, bevor der Prozess begonnen werden kann. Manager kontrollieren und validieren alle Reisekostenabrechnungen in der Anwendung, die für Durchblick und Schnelligkeit sorgt. Die Arbeitsbelastung der Buchhaltungsabteilung wird ebenfalls reduziert, was bedeutet, dass die Rückerstattung an die Angestellten schneller erfolgen kann!
5) Automatische Updates
Zusätzlich zur Aktualisierung von Wechselkursen muss das Tool zur Reisekostenabrechnung ebenfalls die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze und Kilometerpauschalen berücksichtigen und diese automatisch in der Reisekostenabrechnung anwenden. Dies vermindert substantiell die mit der manuellen Verwaltung einhergehenden Risiken – Fehler und Kosten, die von Mehrfacheinträgen herrühren, Ungenauigkeiten, die aus Schwierigkeiten der Mehrwertsteuerbewertung oder Fehlverhalten resultieren. Alle Anomalien oder verdächtige Reisekostenabrechnungen werden automatisch erkannt und gemeldet und so die Reisekosten des Unternehmens optimiert.
Die N2F Anwendung zur Reisekostenabrechnungen ist eine vollständige Lösung, die diese fünf essentiellen Funktionen sowie deren technische Erfordernisse erfüllt. Intuitiv, skalierbar und mit intelligenten Funktionen ausgerüstet – einschließlich dem schnellsten Smart Scan auf dem Markt – N2F kombiniert Web- und Mobil-Funktionen, die sich an die Gewohnheiten von jedem Ihrer Angestellten und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lassen. Die Prozesse zur Erfassung, Kontrolle und Freigabe Ihrer Reisekostenabrechnungen werden vereinfacht und beschleunigt, Ihre Daten sind zentralisiert und sicher, so dass Ihre Prozesse am Ende standardisiert und absolut zuverlässig sind.
