Geschäftsreisen gehören einfach zum Unternehmensalltags – doch wer kennt das nicht? Die Hektik, wenn Buchungen in letzter Minute erledigt werden müssen, Belege durcheinandergeraten und die Reisekosten unerwartet steigen.
Reisemanagement-Tools haben in den letzten Jahren die Art und Weise revolutioniert, wie Geschäftsreisen organisiert werden. Mitarbeitende wünschen sich mehr Eigenständigkeit, während Unternehmen auf transparente Prozesse und Kostenkontrolle setzen. Ein modernes Reisemanagementsystem schafft hier eine gute Balance zwischen Flexibilität und Effizienz.
Aber welche Lösung passt am besten zu Ihrem Unternehmen? Im Artikel stellen wir Ihnen die Top-Geschäftsreiseplattformen vor und zeigen, wie Sie mit der richtigen Software Zeit und Ressourcen sparen, klare Strukturen schaffen und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Teams steigern können. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die beste Entscheidung für Ihre Reiseprozesse zu treffen.
Inhaltsverzeichnis
Geschäftsreisemanagement: Typische Herausforderungen
Warum Reisemanagement-Tools unverzichtbar sind
Top 12 Lösungen für Geschäftsreisemanagement in Deutschland
- American Express Global Business Travel – Egencia: Globales Geschäftsreisemanagement
- BCD Travel: Lösungen für jedes Geschäftsreise-Programm
- CWT (ehemals Carlson Wagonlit Travel): Weltweites Geschäftsreise- und Veranstaltungsmanagement
- Derpart Travel Service: Deutsches Franchisesystem
- Navan Group (ehemals TripActions): Komplettlösung für Reisemanagement
- FCM Travel: Alternatives Geschäftsreiseunternehmen
- BTH Business Travel Hamburg: Full-Service-Agentur für Geschäftsreisen
- Lanes & Planes/ Lösung für Travel & Belegmanagement
- TravelPerk: Branchenführende Business Travel Solutions
- Fair Point: Geschäftsreise & Hotelreservierungen für Messen
- Onesto: Geschäftsreise-Managementlösung
- Concur Travel: Umfassendes Reisemanagement-Tool
Geschäftsreisemanagement: Typische Herausforderungen
Geschäftsreisemanagement umfasst alle organisatorischen Aufgaben rund um Geschäftsreisen. Dazu gehören:
- Erstellung und Einhaltung von Reiserichtlinien
- Genehmigung von Dienstreiseanträgen
- Koordination der Reisedaten
- Buchung von Reisen und Zusatzleistungen
- Laufende Ausgabenkontrolle
- Optimieren Sie Ihr Geschäftsreisemanagement mit
digitalen Lösungen. Erfahren Sie, wie Sie Prozesse optimieren und die Effizienz
in Ihrem Unternehmen steigern können.
Abrechnung aller Reisekosten - Evaluierung und Optimierung der Prozesse.
Dabei stehen viele Unternehmen vor wiederkehrenden Problemen:
- Zeitintensive manuelle Buchungen, die Mitarbeitende und Verwaltung belasten
- Überbuchungen und fehlende Einhaltung von Reiserichtlinien
- Kein Überblick über Kosten und Budgets
- Mangelnde Unterstützung bei der Abrechnung und Analyse
Diese Herausforderungen machen deutlich: Klassische Buchungswege oder komplizierte Firmensoftware stoßen schnell an ihre Grenzen und führen zu unnötigen Verzögerungen und höheren Kosten. Unternehmen benötigen daher effiziente Reisemanagement-Tools, die Prozesse vereinfachen und Fehler minimieren. So wird das Geschäftsreisemanagement effizienter, transparenter und für alle Beteiligten einfacher.
Erfolgsfaktoren für modernes Reisemanagement
Ein effizientes Reisemanagement von Geschäftsreisen braucht klare Prinzipien, die sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen.
- Vertrauen: Mitarbeitende können Buchungen selbstständig im Rahmen der Reiserichtlinien durchführen.
- Transparenz: Alle Ausgaben sind zentral sichtbar und nachvollziehbar.
- Einfachheit: Benutzerfreundliche Reisemanagement-Tools ermöglichen schnelle Prozesse.
- Effektivität: Automatisierte Analysen und Berichte liefern wertvolle Insights für strategische Entscheidungen.
Warum Reisemanagement-Tools unverzichtbar sind
Reisemanagement-Software ermöglicht es, den gesamten Prozess zu automatisieren – von der Buchung bis zur Abrechnung. Die Vorteile sprechen für sich:
- Zeiteinsparung: Dank automatisierter Buchungen und Berichte reduziert sich der Aufwand für alle Beteiligten deutlich.
- Kostentransparenz: Echtzeit-Analysen und Dashboards bieten jederzeit einen Überblick über die Ausgaben.
- Einhaltung von Richtlinien: Intelligente Systeme verhindern Abweichungen durch klare Vorgaben.
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Apps und Tools sorgen für eine einfache Bedienung – selbst unterwegs.
Top 12 Lösungen für Geschäftsreisemanagement in Deutschland
Entdecken Sie die 12 besten Reiseplattformen – mit ihren wichtigsten Funktionen, Vorteilen und möglichen Einschränkungen:
1. American Express Global Business Travel – Egencia: Globales Geschäftsreisemanagement
Funktionen und Vorteile
- Umfangreiches Reiseangebot: Breite Auswahl an globalen Fluggesellschaften und Partnerunterkünften
- Egencia Savings Finder für Hotel- und Flugpreise zur Optimierung von Reisebudgets
- Reisekostenmanagement: Integration mit Buchhaltungssystemen zur automatischen Abrechnung
- Spesenverfolgung: Erleichterte Nachverfolgung von Reisekosten in Echtzeit.
- Budgetkontrolle: Anpassbare Berichte für bessere Budgetübersicht
- Technologiebasierter Kundenservice
- Die Egencia-App (Android und iOS) ermöglicht Reisebuchungen, Echtzeit-Benachrichtigungen und Ausgabenmanagement
Für welche Unternehmen geeignet?
American Express Global Business Travel – Egencia ist besonders für mittelgroße bis große Unternehmenmit hohem Reiseaufkommen und komplexen Anforderungen geeignet.
Weniger geeignet für kleinere Unternehmen oder Start-ups mit begrenztem Reisebedarf.
2. BCD Travel: Lösungen für jedes Geschäftsreise-Programm
Funktionen und Vorteile
- Maßgeschneiderte Reiseprogramme: Individuelle Lösungen für Unternehmen mit komplexen Anforderungen
- Umfangreiche Dienstleistungen: Management von Geschäftsreisen, Meetings und Veranstaltungen
- Globale Präsenz: Weltweite Unterstützung durch lokale Niederlassungen und Partnernetzwerke
- Erweiterte Funktionen: Risikomanagement, Compliance, Kostenkontrolle und Datenanalyse
- Die TripSource-App sorgt für die Verwaltung von Buchungen, Benachrichtigungen und Reisedetails
Für welche Unternehmen geeignet?
BCD Travel ist für Unternehmen mit hohem Reisevolumen, globaler Präsenz und komplexen Anforderungen geeignet.
Weniger ideal für kleinere Unternehmen, da die spezialisierten Dienstleistungen für Start-ups und Unternehmen mit geringem Reisebedarf überdimensioniert sein können.
3. CWT (ehemals Carlson Wagonlit Travel): Weltweites Geschäftsreise- und Veranstaltungsmanagement
Funktionen und Vorteile
- Personalisierte Reiseoptionen: Anpassung an Unternehmensrichtlinien und individuelle Reisenden-Profile
- Datenanalyse & Berichte: Zugriff auf Echtzeit-Reisedaten zur Optimierung des Reiseprogramms
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Updates zu Flugänderungen, Wetter und
Sicherheitswarnungen - Sicherheitsmanagement: Sicherheitswarnungen und Unterstützung im Notfall
- 24/7-Kundensupport
- Nachhaltigkeit: Anzeige von CO₂-Emissionen für umweltfreundlichere Buchungen
- Branchenlösungen: Spezialisierte Dienstleistungen für verschiedene Branchen
- Die myCWT-App ermöglicht, Reisen zu planen, zu buchen und zu verwalten
Für welche Unternehmen geeignet?
CWT ist besonders geeignet für mittelgroße bis große Unternehmen mit hohem Reisevolumen und komplexen Anforderungen, die individuelle Branchenlösungen und umfassende Unterstützung wünschen.
Für kleinere Unternehmen könnte die umfangreiche Funktionalität und die Kostenstruktur über den tatsächlichen Bedarf hinausgehen.
4. Derpart Travel Service: Deutsches Franchisesystem
Funktionen und Vorteile
- Umfassendes Partnernetzwerk: Zusammenarbeit mit Reise- und Transportunternehmen weltweit
- Erfolgreiches Franchisesystem unter dem Dach der REWE Touristik
- Persönlicher Service: Spezialisierung auf individuelle Kundenerfordernisse bei Geschäftsreisen
- 24/7-Notfallservice für kurzfristige Änderungen und Unterstützung
- TÜV-zertifizierte Service- und Prozessqualität
- Derpart Travel Service bietet derzeit keine eigene App an, nutzt jedoch gängige Buchungs- und Managementsysteme wie Amadeus und Cytric
Für welche Unternehmen geeignet?
Derpart Travel Service ist besonders für KMU geeignet, die persönlichen Service und individuelle Betreuung schätzen.
Große Unternehmen mit globalen Reisebedürfnissen könnten durch den Fokus auf lokale Präsenz und begrenzte digitale Lösungen weniger flexibel agieren.
5. Navan Group (ehemals TripActions): Komplettlösung für Reisemanagement
Funktionen und Vorteile
- Globale Präsenz: Unterstützung für internationale Reisebuchungen mit weltweit verfügbaren Optionen
- Breite Auswahl an Flügen und Hotels
- Automatisierte Reisekostenverwaltung: Integration in Finanzsysteme zur vereinfachten Abrechnung
- Chat-Support mit schneller Hilfe
- Die Navan-App (iOS & Android) bietet Buchungen, Echtzeit-Updates und Spesenmanagement
Für welche Unternehmen geeignet?
Navan Group ist ideal für mittelgroße bis große Unternehmen mit globalen Reiseanforderungen.
Kleinere Unternehmen könnten die vielseitigen Funktionen und die internationale Ausrichtung als weniger passend empfinden.
Der deutsche Markt wird aufgrund spezifischer Abrechnungsanforderungen derzeit noch nicht optimal abgedeckt.
6. FCM Travel: Alternatives Geschäftsreiseunternehmen
Funktionen und Vorteile
- KI-gesteuerte Reiseplanung auf allen Geräten
- Plug-and-Play-Funktionen für Flexibilität und Agilität
- Reporting: Detaillierte Berichte zur Ausgaben- und Reisedatenanalyse
- Risikomanagement: Unterstützung bei der Sicherheit von Reisenden durch Echtzeit-Benachrichtigungen
- Globale Unterstützung: Weltweite Präsenz mit lokalem Kundenservice rund um die Uhr
- Die FCM-App ist ein digitaler Reiseassistent für Buchungen, Benachrichtigungen und Reiseänderungen in Echtzeit
Für welche Unternehmen geeignet?
FCM Travel richtet sich vor allem an mittelgroße bis große Unternehmen mit komplexen Reiseanforderungen.
Für kleinere Unternehmen könnten die vielfältigen Funktionen und die technologische Ausrichtung herausfordernd sein.
7. BTH Business Travel Hamburg: Full-Service-Agentur für Geschäftsreisen
Funktionen und Vorteile
- Umfassendes Netzwerk: Zusammenarbeit mit internationalen Partnern und Anbietern für globale Reiseoptionen
- Individuelle Reiseplanung: Maßgeschneiderte Reiselösungen für Unternehmen mit komplexen Anforderungen
- Personalisierter Service: Fester Ansprechpartner und 24/7-Erreichbarkeit
- Kosteneffizienz: Unterstützung bei der Kostenkontrolle und Visa-Beschaffung
- Reise-Notfallservice: Rund-um-die-Uhr-Support bei unerwarteten Reiseproblemen
- Marine Travel: Spezialisierte Angebote für Reedereien
- BTH Business Travel Hamburg bietet derzeit keine eigene App, nutzt jedoch Buchungs- und Managementsysteme wie Amadeus
Für welche Unternehmen geeignet?
BTH Business Travel Hamburg ist besonders auf mittelgroße bis große Unternehmen und spezialisierte Branchen wie die Schifffahrt ausgerichtet.
Kleinere Unternehmen müssen möglicherweise durch den umfassenden Service und die individuelle Betreuung mit höheren Kosten rechnen.
8. Lanes & Planes/ Lösung für Travel & Belegmanagement
Funktionen und Vorteile
- All-in-One-Plattform: Buchung von Flügen, Zügen, Bussen und Hotels
- Kostenmanagement: Integrierte Funktionen wie digitales Belegmanagement mit automatischer Spesenabrechnung, Kostenberichte und Währungsumrechnungen
- Genehmigungsworkflow: Unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Reiserichtlinien
- Transparente Auswertung: Detaillierte Berichte und Analysen zur Ausgabenkontrolle
- Die Lanes & Planes-App (iOS und Android) ermöglicht die Belegerfassung, Reisebuchungen und Echtzeit-Updates
Für welche Unternehmen geeignet?
Lanes & Planes bietet mittelgroßen Unternehmen ein zentrales Reisemanagement-Tool.
Für kleinere Unternehmen könnte die Komplexität der Plattform potenziell überfordernd sein.
9. TravelPerk: Branchenführende Business Travel Solutions
Funktionen und Vorteile
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Plattform für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen
- Transparenz: Klare Kosteneinsicht
- Vielfältige Services: Unterstützung bei Firmenreisen, Eventmanagement und Reisesicherheit
- Flexibilität: Anpassbare Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse
- Spesenabrechnung: Reisekostenverwaltung mit Echtzeit-Berichten
- 24/7-Support
- Integration mit Tools: Kompatibel mit Buchhaltungs- und Verwaltungssystemen wie SAP
- Die TravelPerk-App (iOS und Android) unterstützt Reisebuchungen, Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen
Für welche Unternehmen geeignet?
TravelPerk ist eine flexible Lösung für Unternehmen jeder Größe, insbesondere für Start-ups und mittelständische Unternehmen. Die Plattform bietet skalierbare Funktionen mit optionalen Premium-Services, die individuell angepasst werden können.
10. Fair Point: Geschäftsreise & Hotelreservierungen für Messen
Funktionen und Vorteile
- Geschäftsreisemanagement: Buchungen für Flüge, Hotels und Transfers
- Messe- und Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei der Organisation von Messebesuchen und geschäftlichen Veranstaltungen
- Unterkunftsvermittlung: Zugang zu einem globalen Netzwerk von Hotels während wichtiger Messen
- Kundenspezifische Lösungen: Individuelle Anpassungen an Kundenbedürfnisse
- Kosteneffizienz: Wettbewerbsfähige Preise und gezielte Kosteneinsparungen
- Erfahrung und Fachwissen: Langjährige Branchenerfahrung und professionelle Services
- Fair Point bietet derzeit keine eigene App an. Buchungen erfolgen ausschließlich über die Website und direkten Kundenservice
Für welche Unternehmen geeignet?
Fair Point ist ideal für Unternehmen, die regelmäßig Messen besuchen oder Gruppenreisen organisieren.
11. Onesto: Geschäftsreise-Managementlösung
Funktionen und Vorteile
- Mobile Anwendung: Geschäftsreisen bequem per Smartphone verwalten
- Buchungsplattform: Unterstützung für Bahn, Hotels und weitere Reiseanbieter
- Reiserichtlinien-Management: Automatische Einhaltung firmenspezifischer Vorgaben
- Reiseplan & Benachrichtigungen: Detaillierte Reiseübersicht und Echtzeit-Updates bei Änderungen
- Offline-Verfügbarkeit: Zugriff auf Reisepläne auch ohne Internetverbindung
- Hosting in Deutschland: Datenschutz und Datensicherheit durch Hosting auf deutschen Servern
- Die Onesto-App ist für Smartphones verfügbar, jedoch nicht für iPads optimiert
Für welche Unternehmen geeignet?
Onesto ist ideal für mittelständische Unternehmen, die eine unkomplizierte und kosteneffiziente Lösung suchen. Die Plattform erfordert eine gewisse Anpassungsfähigkeit der Nutzer an eine weniger intuitive Benutzeroberfläche.
12. Concur Travel: Umfassendes Reisemanagement-Tool
Funktionen und Vorteile
- Reisemanagement: Zentralisierte Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen
- Richtlinieneinhaltung: Automatische Berücksichtigung von Unternehmensvorgaben
- Integrierte Abrechnung: Verbindung von Reisebuchungen und Spesenabrechnungen in einem System
- Datenanalyse: Berichte zur Optimierung von Reiseausgaben und Einhaltung
- Die Concur-App (iOS und Android) bietet Reisebuchungen, Spesenverwaltung und Reisebenachrichtigungen
Für welche Unternehmen geeignet?
Concur Travel ist speziell für große Unternehmen mit komplexen Reiserichtlinien und hohem Reiseaufkommen konzipiert. Das Buchungsportal bietet umfassende Funktionen, die jedoch durch mehrstufige Genehmigungsprozesse und längere Buchungszeiten ergänzt werden, was zu einer zeitintensiveren Nutzung führen kann.
Wie wählt man das richtige Reisemanagement-Tool?
Unternehmen sollten Software wählen, die ihre Prozesse effizient unterstützt. Wichtig sind:
- Funktionen: Buchung, Abrechnung und Auswertung müssen einfach sein.
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Tools sparen Zeit.
- Integration: Schnittstellen zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen müssen funktionieren.
- Kostenstruktur: Klare Preise ohne versteckte Gebühren sind unverzichtbar.
- Skalierbarkeit: Die Software sollte mit dem Unternehmen wachsen.
- Support: Rund-um-die-Uhr-Hilfe in mehreren Sprachen sorgt für Sicherheit.
Ein vernetztes System nutzen
Eine passende Software verbindet sich nahtlos mit anderen Unternehmenssystemen:
- Automatisierte Datenübertragung: Reisekosten fließen direkt in die Buchhaltung.
- Transparenz: Alle Ausgaben sind auf einen Blick sichtbar.
- Zeitersparnis: Manuelle Eingaben entfallen.
Darüber hinaus kann spezielle Software für das Enterprise Risk Management (ERM) finanzielle Risiken mithilfe ihrer starken Kapazitäten im Datenmanagement erkennen und analysieren.
Der Weg zu effizienterem Reisemanagement
Mit der passenden Software sparen Unternehmen Zeit und Kosten – und verbessern die Zufriedenheit ihrer Teams.
Eine Lösung wie N2F verbindet sich mit Plattformen wie TravelPerk oder Egencia. Da könnte man noch tiefer gehen – wie es Zeit spart.
Moderne Tools sind längst kein Luxus mehr, sondern ein Muss für Unternehmen, die im Wettbewerb bestehen wollen. Starten Sie noch heute – optimieren Sie Ihr Reisemanagement und erleichtern Sie Ihren Teams die Arbeit. N2F verbindet Reisekostenabrechnungen nahtlos mit führenden Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Dadurch entfallen manuelle Eingaben, und Unternehmen sparen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch Fehler. Erweiterte Funktionen wie die 360°-Überwachung Ihrer geschäftlichen Reisekosten oder die Verwaltung von internationalen Buchungen machen N2F zur idealen Lösung für kleine und große Unternehmen.
