Quels que soient la fonction et le niveau hiérarchique d’un salarié dans une entreprise, une indemnité kilométrique peut lui être due sous certaines conditions. A ce titre, l’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique qui encadre le remboursement des frais de déplacements professionnels en voiture ou en deux-roues. Cette indemnité kilométrique s’adresse ainsi aux salariés d’une entreprise qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer des trajets dans le cadre de leur contrat de travail. Plus particulièrement, le barème kilométrique concerne les contribuables qui optent pour la déduction des frais réels en lieu et place de la déduction forfaitaire de 10%.

L’arrêté du 15 février 2021 ne modifie pas le barème des indemnités kilométriques de 2020. Ainsi, le remboursement des frais professionnels reste inchangé. En revanche, un nouvel alinéa relatif aux véhicules électriques est venu compléter le barème.

Quel est le barème kilométrique 2021 ? A quelles conditions s’applique-t-il ? Voici le détail des informations essentielles pour calculer l’indemnisation kilométrique des frais de déplacement professionnels.

Remboursement des frais kilométriques : le régime des frais réels

En tant que salarié d’une entreprise, vous bénéficiez automatiquement d’une déduction forfaitaire de 10 % sur le calcul de votre impôt sur le revenu par l’administration fiscale. Ces 10% d’abattement visent à couvrir vos frais professionnels : transport, repas, matériel…

Néanmoins, si vous estimez que le montant de cette déduction forfaitaire est inférieur aux frais que vous avez engagés, vous pouvez choisir de déduire vos frais réels dans votre déclaration de revenus. Afin de privilégier la solution la plus avantageuse, il peut être intéressant de regarder de plus près le barème des indemnités kilométriques 2021. Si vous optez pour le régime des frais réels, il vous faut alors calculer vos frais selon certaines modalités et justifier de leur montant.

Vous devez notamment procéder au calcul de vos frais de déplacement réels. Pour cela, vous devez vous référer au barème kilométrique 2021 publié par l’administration fiscale, pour vos frais de 2020. Ce barème kilométrique 2021 peut également servir de référence pour calculer vos frais de déplacement professionnels à reporter sur votre note de frais.

Pour calculer vos frais de déplacement réels, deux solutions s’offrent à vous :

  • Déduire vos dépenses réelles ;
  • Utiliser les barèmes pour calculer vos frais kilométriques.

excel template frais kilometrique

 

1.    Déduction des dépenses réelles

Avec tous les justificatifs à l’appui, vous pouvez déduire le montant réel de vos dépenses relatives à l’utilisation professionnelle de votre véhicule. Les frais déductibles comprennent les frais de carburant, de stationnement, d’entretien, de réparation, d’assurance, la dépréciation du véhicule… Toutefois, les frais réels déductibles ne peuvent pas dépasser le montant qui résulte de l’application du barème kilométrique publié par l’administration.

 

2.    Utilisation des barèmes d’indemnités kilométriques

Comme détaillé sur impots.gouv, selon votre situation, l’application des barèmes est différente. Voici ce que vous devez savoir en fonction de votre situation :

bareme indemnité kilométrique 2021

Pour obtenir une indemnité kilométrique 2021 qui soit au plus près de vos frais de déplacements dans le cadre de votre emploi, le barème kilométrique 2021 prend en considération :

  • la puissance du véhicule utilisé ;
  • le nombre de kilomètres parcourus avec votre véhicule dans le cadre de l’exercice de votre profession ;
  • la dépréciation du véhicule ;
  • les dépenses pneumatiques ;
  • le coût de l’entretien et des frais de réparation ;
  • la consommation du carburant ;
  • le coût des primes d’assurances.

A noter : ces barèmes ne comprennent pas les frais de stationnement et de péage. Vous pouvez donc les déduire en supplément, sous réserve de pouvoir présenter les justificatifs. Vous ne devez pas joindre les pièces justificatives à votre déclaration, mais les conserver au moins trois ans pour être en mesure de les présenter si nécessaire.

Trois barèmes sont disponibles : automobiles, motocyclettes et cyclomoteurs. Ils dépendent de la puissance fiscale du véhicule (nombre de chevaux fiscaux) et s’appliquent au nombre de kilomètres parcourus.

 

Barème des indemnités kilométriques 2021 pour les automobiles

indemnité kilométrique 2021 automobile

Barème des indemnités kilométriques 2021 pour les deux-roues

Pour calculer une IK 2021, l’administration fiscale fait une distinction entre les deux-roues inférieurs à 50 cm³ et ceux supérieurs à 50 cm³.

Dans le cas de l’utilisation d’une cylindrée inférieure à 50 cm³, le Code de la route considère que le véhicule est un cyclomoteur. La vitesse de ce type de 2 roues ne dépasse pas les 45 km/h (exemple : un scooter).

Pour une cylindrée supérieure à 50 cm³, le Code de la route considère qu’il ne s’agit pas d’un cyclomoteur mais d’une motocyclette (exemple : une moto).

Cette distinction est importante à effectuer pour appliquer le bon barème kilométrique 2021. À noter : les frais d’achat pour le casque et les protections adaptées au conducteur sont pris en compte dans l’IK 2021 pour un deux-roues.

 

1. Barème des indemnités kilométriques 2021 pour les motocyclettes (> 50 cm³)

indemnité kilométrique 2021 motocyclette

2. Barème IK pour les cyclomoteurs type scooter ( ≤ 50 cm3)

indemnité kilométrique 2021 cyclomoteurs

Indemnités kilométriques pour les véhicules électriques

Dans l’optique d’encourager la transition énergétique avec l’utilisation de véhicules moins polluants, l’administration fiscale a ajouté un alinéa qui précise que pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20% à partir des barèmes kilométriques 2021 présentés ci-dessus. Dans ce cas, les barèmes kilométriques 2021 prennent en considération les frais occasionnés pour la batterie électrique.

 

L’indemnité kilométrique vélo (IKV), remplacée par le Forfait mobilité durable

Lorsque les collaborateurs utilisent un moyen de transport alternatif, l’employeur peut prendre en charge leurs frais de trajet par le biais du forfait mobilité durable. Ce forfait remplace l’indemnité kilométrique vélo ou IKV.

La prise en charge des moyens de transports alternatifs n’est pas obligatoire pour l’entreprise, mais vise à garantir une égalité de traitement entre salariés, quel que soit leur moyen de transport, mais surtout, à favoriser un mode de déplacement écologique pour le plus grand nombre. Lorsqu’il est mis en place, le forfait mobilité durable est exonéré d’impôt et de cotisations.

Les moyens de transport pris en charge par le forfait mobilité durable sont les suivants :

  • Vélo personnel, dont le vélo électrique ;
  • Covoiturage, en tant que passager ou que conducteur ;
  • Services de mobilité partagée comme le partage de véhicules électriques ou hybrides, la location et la mise à disposition en libre-service de trottinettes ou de vélos… ;
  • Transports publics, hors abonnement.

Mis en place au mois de mai 2020, ce dispositif peut être déployé dans la limite d’un montant de 500€ TTC par an et par employé. Le plafond de cette aide, de 400€ initialement, a été augmenté de 100€ en 2021.

 

Les limites de l’indemnisation kilométrique 2021

Indemnisation kilométrique pour les trajets domicile/travail ?

Aucune indemnisation kilométrique n’est imposée à un employeur pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail d’un salarié avec son véhicule personnel, sauf cas exceptionnels rendant impossible le trajet par les transports en commun.

Néanmoins, l’administration fiscale propose la prise en compte des frais de déplacement entre le domicile et le lieu travail dans le calcul de l’impôt sur le revenu du salarié. Deux situations sont alors à distinguer :

  • Le trajet entre le domicile et le lieu de travail est inférieur ou égal à 40 km. Dans ce cas, vous prenez en compte l’intégralité du nombre de kilomètres pour le calcul de votre IK 2021 ;
  • Le trajet entre le domicile et le lieu de travail est supérieur à 40 km. Vous devrez vous limiter à un kilométrage de 40 km maximum dans le calcul de votre IK 2021, sauf si vous pouvez justifier de conditions particulières rendant impossibles votre emploi à moins de 40 km de votre domicile.

Pour en savoir plus : le remboursement des frais kilométriques et indemnités kilométriques

 

Récupération de la TVA

Les indemnités kilométriques 2021 versées aux différents salariés d’une entreprise ne sont pas soumises à la TVA.

L’employeur ne payant pas la TVA sur les IK 2021, il ne peut pas demander en retour de récupérer la TVA sur ces mêmes frais.

Lire aussi :  Tout ce que vous devez savoir sur la TVA récupérable

Des montants fiscaux limités

L’entreprise possède le choix de se référer ou non au barème kilométrique 2021 pour réaliser le calcul des IK 2021, qu’elle doit verser à ses différents salariés. Cependant, ce choix arbitraire concernant le barème kilométrique a ses limites.

En effet, l’indemnité kilométrique versée à un salarié n’est pas prise en compte dans le calcul de l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales. Par conséquent, une IK 2021 versée par son employeur fait l’objet d’un statut plus favorable en termes d’imposition que le salaire en tant que tel. Pour éviter l’octroi d’avantages en nature déguisés sous la forme d’une déclaration d’indemnités kilométriques surévaluées, il est interdit pour un employeur de se prévaloir d’un barème kilométrique plus élevé que celui publié chaque année par l’administration fiscale.

Néanmoins, il est possible pour une entreprise de prévoir un barème kilométrique 2021 moins élevé pour le calcul des IK 2021 que les chiffres publiés dans le barème kilométrique 2021 par l’administration fiscale. Pour limiter tout choix arbitraire de la part de l’employeur, le barème kilométrique appliqué au sein de l’entreprise doit être prévu dans une convention collective.

 

Calculer simplement et rapidement l’indemnité kilométrique 2021

Pour calculer en temps réel les frais de déplacement professionnels, vous pouvez utiliser l’application de gestion de notes de frais N2F. Cette application bénéficie d’une actualisation en temps et en heure des barèmes kilométriques applicables, avec notamment la nouvelle mise à jour du barème kilométrique 2021 publié par l’administration fiscale.

Cette application vous permet également d’éviter de commettre des erreurs de calcul pour ainsi, créer sereinement les notes de frais concernant les frais de déplacement éligibles à une IK 2021 ! Vous souhaitez bénéficier d’un outil facilitant le calcul des indemnités kilométriques à verser à vos collaborateurs ? Contactez-nous !