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Geschäftsausgaben

Von lokalen Kundentreffen bis hin zu internationalen Geschäftsreisen, alle Unternehmen müssen die Geschäftsreisen ihrer Angestellten verwalten. Wenn Angestellte sich auf eine Geschäftsreise begeben, müssen sie manchmal eine Reiseanfrage stellen oder mit ihrem Arbeitgeber einen Einsatzauftrag abstimmen. Aber welchen Sinn hat dieser Einsatzauftrag? Wie können Sie den daraus resultierenden Rückerstattungsprozess optimieren? Erfahren Sie alles, was Sie über Einsatzaufträge wissen müssen.

Was sind Einsatzaufträge?

Einsatzaufträge umfassen alle auf die Mission bezogenen Informationen: Daten, Orte, Zeitpläne etc. Angestellte verwenden diese Dokumente, um sicherzustellen, dass sie für die während ihrer Geschäftsreise angefallenen Reisekosten entschädigt werden.

Bevor Reisekosten anfallen, füllen Angestellte ein Formular aus, legen ihre Reisedaten, Zielorte und die zu erwartenden Kosten für Transport und Unterkunft fest. Dann bitten sie ihren Vorgesetzten um die Reisegenehmigung angesichts der zu übernehmenden Kosten.

Dieser Ansatz wird verwendet, um die Reise zu überprüfen: wenn sie zu kostspielig erscheint, kann der Manager entscheiden, dass sie die Kosten nicht wert ist oder kann beispielsweise zwei anstatt drei Angestellte entsenden. Einsatzaufträge ermöglichen somit die vorgeschaltete Kostenkontrolle von Reiseanfragen und Reservierungen.

Im Allgemeinen wird dieser Prozess in Papierform oder per E-Mail durchgeführt. Jedoch gehen Papierdokumente manchmal verloren und der Austausch per E-Mail benötigt Zeit…

Einsatzaufträge: eine neue Funktion im Portfolio der N2F Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen

Die Verwaltung von Einsatzaufträgen ist nun Teil der von N2F angebotenen Funktionen. Benutzer können nun mit Hilfe eines papierlosen Prozesses und übereinstimmend mit ihren Reisekostenabrechnungen ihre Einsatzaufträge oder die ihrer Kollegen verwalten.

Wann wird diese Funktion genutzt?

Diese “Einsatzauftrag” Funktion kann auf unterschiedliche Arten umgesetzt werden:

  • Reisegenehmigungsanfrage: Ein Angestellter muss auf Geschäftsreise gehen und bittet den Vorgesetzten um die Genehmigung der Reise unter Angabe bestimmter Reisedetails. Zum Beispiel: “Ich werde vom 22. bis 25. Februar zur Messe nach Mailand reisen. Ich benötige Flug, 4 Nächte in einem Hotel, Mietwagen, X Anzahl Mahlzeiten etc.” Der Manager kann die Anfrage dann akzeptieren, ablehnen oder modifizieren.
  • Reisereservierungsanfrage: Ein Angestellter muss auf Geschäftsreise gehen und muss zusätzlich zu der Genehmigungsanfrage beim Vorgesetzten eine Anfrage beim Reservierungsservice durchführen. In diesem Fall spezifiziert der Angestellte einfach die wichtigsten Informationen zu der Reise: “Ich reise vom 22. bis 25. Februar nach Mailand, bitte organisieren Sie meine Reise.” Sobald der Angestellte die Anfrage getätigt hat, kümmert sich die Reservierungsabteilung um alles von A bis Z. Die Abteilung organisiert die Reise in Übereinstimmung mit  Reisekostenrichtlinie und Sätzen des Unternehmens sowie der verfügbaren Möglichkeiten für Transport und Unterkunft.
  • Genehmigungsanfrage für den Kauf von Equipment: Ein Angestellter könnte den Bedarf haben, geschäftliche Ausrüstung zu kaufen, zum Beispiel Büroausstattung. Dies kommt weniger häufig vor als Reisekosten, kann jedoch sehr nützlich sein. Der Angestellte wird dann um Genehmigung zum Kauf des Equipments bitten. In diesem Fall hat der Angestellte seine Recherchen bereits getätigt und stellt ein Angebot zur Rechtfertigung des Betrags zusammen mit der Begründung für den Kauf des Equipments bereit. Der Angestellte kann somit die Genehmigung des Vorgesetzten einholen, bevor er das betreffende Equipment kauft.

Zusätzlich zu diesen verschiedenen Möglichkeiten, ermöglicht N2F Ihnen die Anfrage von Vorschusszahlung der Reisekosten. Angestellte können somit ihre Vorgesetzten und die Buchhaltung vor einer kostspieligen Reise um eine Vorschusszahlung bitten. Sie beantragen einen bestimmten Betrag basierend auf den von ihnen während der Geschäftsreise erwarteten Reisekosten. Vorgesetzter und Buchhaltung können dem Antrag auf Vorschusszahlung entsprechen, diesen ablehnen oder den Betrag reduzieren, wenn sie annehmen, dass weniger Reisekosten anfallen werden. Der Angestellte wird dann informiert, dass der Antrag auf Vorschusszahlung akzeptiert/abgelehnt oder der Betrag geändert wurde. All diese Änderungen und Vereinbarungen werden in der Anwendung festgehalten!

Funktionalität, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst

Sie können die papierlosen Reiseanfragen Ihren eigenen Kriterien und der Unternehmensrichtlinie entsprechend konfigurieren. Die “Einsatzauftrag” Funktion ermöglicht Ihnen die Einrichtung eines Sperrsystems: je nach Ihren Einstellungen ist es Angestellten nicht möglich, eine Reiseanfrage einzureichen, wenn bestimmte Daten nicht vollständig sind.

Sie können ebenfalls Höchstgrenzen implementieren. Dies ist eine sehr praktische Lösung, denn Sie können Ihre Angestellten an Ihre Reisekostenrichtlinie erinnern, bevor sie ihre Reisekosten verauslagen. Dies hilft Ihnen, alle gewohnheitsmäßig exzessiven Ausgaben zu begrenzen und Sie müssen Ihre Angestellten nicht selbst wieder auf Linie bringen.

Die Einstellungen der Formularfelder können ebenfalls an Ihre Reisekostenrichtlinie und an Ihre Unternehmenskultur angepasst werden. Reisekostenabrechnungen können innerhalb des Rahmens von Einsatzaufträgen eingereicht werden, die bereits genehmigt wurden. Wenn sie Reisekosten übernehmen, füllen die Angestellten eine Anzahl von Feldern aus, die vollständig sein können oder nicht: Datum, Betrag etc. Sie können dann die Reisekosten mit einem Einsatzauftrag verknüpfen. Dies bietet der Buchhaltungsabteilung eine hervorragende Sichtbarkeit der angefallenen Reisekosten. Es hilft dieser zu verstehen, warum die Reisekosten angefallen sind und die gesamte Stimmigkeit der Reisekosten zu prüfen.

Um weitere Kontrollen einzubauen, können Sie eine Reisekostenabrechnung so konfigurieren, dass sie nur eingereicht werden kann, wenn sie mit einem genehmigten Einsatzauftrag verknüpft ist. Zum Beispiel kann der Angestellte die Hotelkosten nur dann in die Reisekostenabrechnung eingeben, wenn diese mit einer Hotelkostenanfrage verknüpft ist, die von einem Vorgesetzten genehmigt wurde.

Kurzum, diese Funktionalität bietet Ihnen:

  • Verbesserte Kontrolle über Ihre Richtlinie zur Rückerstattung von Reisekosten.
  • Zeitersparnis bei den Prüf- und Genehmigungsschritten.
  • Verbesserte Effizienz durch Erhebung aller von Ihnen benötigten Daten in einem einzigen Formular.

Große und kleine Unternehmen vermeiden zeitaufwändigen und wiederholten internen Informationsaustausch und übernehmen die Kontrolle ihrer Reisekosten, bevor diese entstehen! Die N2F Lösung unterstützt Sie über den gesamten Prozess der Reisekostenrückerstattung.Wenn Sie also die Vorteile einer einfachen Lösung für sich und Ihre Angestellten nutzen wollen, kontaktieren Sie uns!