La dématérialisation et l’adoption de solutions digitales offrent de multiples opportunités aux organisations du privé et du public et aux associations en matière de productivité.
Malgré tout, concrétiser un projet de transformation numérique peut être délicat, le changement d’habitude et l’implémentation d’outils pouvant être difficilement reçus en interne.
On comprend bien alors à quel point la préparation et l’accompagnement sont essentiels dans la réussite d’un tel projet.
Faire de chaque projet de dématérialisation un succès
Chez N2JSOFT, chaque déploiement d’une solution de digitalisation se fait avec un accompagnement complet. Notre service consulting a pour mission l’accueil, l’écoute, le conseil, le paramétrage et la formation de chaque client sur nos produits (N2F et Keeple).
L’objectif est clair : accompagner et conseiller chaque client, afin que chaque projet de dématérialisation soit un succès.
Cet objectif est au cœur des préoccupations de nos consultants, conscients des enjeux et des besoins de nos clients grâce à leur expérience.
Nous avons demandé à Ilona Boldorf, l’une de nos consultants multilingues, de nous en dire plus sur son parcours et sur la façon dont elle s’appuie sur son savoir-faire pour conseiller chaque client qu’elle accompagne.
Un parcours professionnel de comptabilité riche et multilingue
Originaire d’Allemagne, Ilona Boldorf a étudié à l’université Georg-August à Göttingen, avec une majeure en comptabilité et contrôle de gestion. Elle a notamment travaillé au Royaume-Uni et parle couramment 3 langues : allemand, anglais et français.
Au cours de sa carrière, effectuée dans 3 pays, elle a géré des projets d’envergure internationale autour des sujets suivants :
- Contrôle de gestion
- Comptabilité
- Gestion des notes de frais
- Consolidation de comptes comptables
- Optimisation du plan comptable.
Une fine connaissance de l’écosystème comptable
Notre consultante a travaillé avec de nombreux outils comptables, tels que SAGE ou SAP. En ce qui concerne la gestion des notes de frais, elle a évidemment connu le système Excel et papier, ainsi qu’un outil de gestion interne aux fonctionnalités limités.
Ayant vécu ces problématiques spécifiques, elle connaît les défis autour de la note de frais et de la comptabilité en général :
- Contraintes techniques des solutions comptables
- Freins à l’adoption d’une solution de digitalisation
- Difficultés dans la gestion des notes de frais (papier ou via une solution peu adaptée).
Avant de rejoindre N2JSOFT, j’ai testé N2F. J’ai tout de suite vu le gain de temps et de ressources financières que la solution peut apporter à une organisation, quelle que soit sa taille.
C’est grâce à son expérience, ses connaissances et son implication qu’elle accompagne, guide et conseille nos clients de manière efficace et très personnalisée, une approche partagée par chaque membre de l’équipe Consulting.
Le Consulting : un soutien essentiel dans la digitalisation de votre entreprise
« La mise en place d’un outil comme N2F est parfois le moment idéal pour introduire l’utilisation d’analytiques. De même, cela peut être l’occasion de moderniser un plan comptable. Mon parcours professionnel et mon expérience me permettent de proposer un service de qualité à nos clients, l’objectif étant qu’ils tirent parti à 100% de N2F.
Notre rôle ne consiste pas simplement à mettre en place et paramétrer l’outil (que ce soit N2F ou Keeple). Chaque client est suivi de A à Z par un consultant, son interlocuteur privilégié qui le suit tout au long du processus de mise en place et de formation, même après le Go Live. Les personnes accompagnées sont donc certaines d’avoir un suivi complet de la part des consultants jusqu’au déploiement général. Ensuite, notre équipe Support prend le relais. » explique Ilona.
L’implication et le relationnel, clés pour la réussite des projets
« Le service Consulting possède une véritable dimension d’analyse et de conseil. Nous écoutons et personnalisons notre accompagnement selon les besoins particuliers et la façon de procéder de nos clients. Nous veillons à bien comprendre leurs besoins actuels et aussi futurs, car il nous paraît primordial de les faire devenir autonomes sur la solution (ils peuvent ainsi la faire évoluer à l’avenir directement). Bien sûr, nous restons disponibles s’ils en éprouvent le besoin » indique Ilona.
J’aime mon métier parce qu’il me permet de proposer des solutions, de voir des professionnels satisfaits, de continuer à apprendre de chaque client. Les projets sont toujours différents puisque chaque organisation est unique. J’aime échanger avec les gens, comprendre voire anticiper leurs besoins, être disponible pour eux et leur apporter la meilleure expérience possible.
Il est vrai que le passage au tout numérique n’est pas forcément aisé pour certaines personnes. D’où, à mon sens, l’importance pour nous d’offrir un accompagnement sur-mesure et de qualité, de l’écoute, de la disponibilité pour que le déploiement soit un succès. Si certains clients appréhendent le changement au tout début, les retours terrain sont systématiquement positifs quand le projet se termine, que ce soit de la part des administrateurs, des comptables ou des utilisateurs finaux. »
Avantages de la dématérialisation pour les utilisateurs, les comptables et les contrôleurs de gestion
« Le déploiement de N2F est souvent perçu comme une révolution par les utilisateurs, car cela apporte un cadre pour les personnes qui n’ont pas d’appétence pour les tâches administratives. Le fait de saisir ses notes de frais, non plus à la main avec un fichier Excel, mais sur une application mobile a un côté ludique fortement apprécié. Cela prend beaucoup moins de temps, c’est presque agréable.
En comptabilité et en contrôle de gestion, il y a beaucoup de choses à faire et des périodes fixes bien plus chargées. Avec N2F, les personnes du métier sont libérées d’une tâche rébarbative et à faible valeur ajoutée. Selon leur structure, elles peuvent consacrer plus de temps à des tâches qui exigent du temps, comme la clôture mensuelle et annuelle, le rapprochement bancaire, la facturation client et le recouvrement de créances pour la trésorerie.
Par ailleurs, le fait que les remboursements des notes de frais soient automatiquement cadrés et donc plus réguliers optimise la prévision de la trésorerie.”
Le choix du bon accompagnement et du bon outil, pour des bénéfices prolongés
Nombreuses sont les organisations où les processus comptables sont encore réalisés manuellement :
- Saisie des factures fournisseurs
- Facturation client
- Contrôle des écritures
- Préparation des données pour vérification de la TVA.
“Les bénéfices apportés par la mise en place de N2F ne s’arrêtent pas à l’envoi des données en comptabilité. Par exemple, si la TVA est correctement renseignée dans N2F, cela simplifie les autres tâches (comme la déclaration de la TVA à l’administration fiscale). Un autre exemple, c’est la possibilité d’utiliser la partie Reporting de N2F pour analyser et suivre les statistiques, ce qui aide les organisations à optimiser les coûts.
De même, la suppression de l’archivage des justificatifs papier élimine les coûts liés à l’archivage (notamment si on passe par un prestataire spécialisé), ainsi que le temps passé à classer et retrouver les dossiers physiques”, continue Ilona.
Dématérialisation en Europe : les différences et les obligations réglementaires
La consultante N2F explique : « En France, le plan comptable est standardisé. Ce n’est pas le cas en Allemagne, où les organisations doivent avoir un plan comptable sans avoir de standard commun à respecter. Il y a également des différences de récupération de taxes, ce que N2F peut justement gérer si une entreprise a une entité en France et une autre en Allemagne. Si l’entreprise est internationale, et qu’elle souhaite adopter un standard pour toutes les filiales, c’est également paramétrable dans l’outil”
“En Europe, la dématérialisation des factures fournisseurs va se systématiser. Le passage à la digitalisation devient donc obligatoire et les entreprises doivent faire le bon choix quant à la solution utilisée, mais je dirais surtout quant au partenaire », conclut Ilona.
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