De Nederlandse regelgeving voor e-facturatie vormt vandaag een essentieel onderdeel van btw-compliance en financiële governance. Hoewel PEPPOL nog niet wettelijk verplicht is voor alle binnenlandse B2B-transacties, fungeert PEPPOL steeds vaker als fundament voor compliant e-facturatie in Nederland, zowel in B2G als B2B context.
PEPPOL fungeert steeds vaker als fundament voor compliant e-facturatie in Nederland, zowel in B2G- als B2B-context.
Voor CFO’s en financiële directies is PEPPOL allang geen louter technisch onderwerp meer. Het raakt direct aan financiële beheersing, compliance, risicomanagement en de efficiëntie van accounts-payable processen. Organisaties die hun facturatieprocessen tijdig afstemmen op PEPPOL, vergroten hun grip op regelgeving, beperken operationele risico’s en bouwen aan een toekomstbestendige financiële infrastructuur.
Dit artikel schetst het Nederlandse e-facturatie landschap, het regelgevend kader en de centrale rol van PEPPOL. Daarnaast wordt toegelicht hoe finance-teams PEPPOL kunnen integreren in bredere financiële workflows, waaronder accounting en expense management.
1. Het regelgevend kader voor elektronische facturatie in Nederland
Elektronische facturatie is in Nederland uitgegroeid tot een structureel onderdeel van btw-compliance en financiële regelgeving. In de publieke sector is e-facturatie al verplicht en wordt PEPPOL breed gehanteerd als voorkeurs standaard voor B2G-transacties.
Deze nationale ontwikkeling sluit aan bij bredere Europese initiatieven. Met het programma VAT in the Digital Age (ViDA) beoogt de Europese Commissie verdere harmonisatie van elektronische facturatie en btw-rapportage. PEPPOL fungeert daarbij als basis voor gestructureerde e-facturen en toekomstige digitale rapportageverplichtingen.
Gestructureerde e-facturatie ondersteunt organisaties bij hun btw-compliance, met het oog op toekomstige Europese rapportageverplichtingen.
Voor B2B-transacties bestaat in Nederland op dit moment nog geen algemene wettelijke verplichting. Tegelijkertijd bereiden veel organisaties zich hier al actief op voor door over te stappen op gestructureerde e-facturatie. Dit ondersteunt organisaties bij hun btw-compliance, met het oog op toekomstige Europese rapportageverplichtingen.
2. Wat is PEPPOL en hoe werkt het?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een open, internationaal netwerk waarmee organisaties elektronische facturen en andere zakelijke documenten veilig en gestandaardiseerd kunnen uitwisselen.
Het gaat om gestructureerde e-facturen, zoals UBL- of XML-bestanden, die rechtstreeks en automatisch kunnen worden verwerkt door boekhoud- of ERP-systemen. In tegenstelling tot pdf- of papieren facturen is geen manuele invoer nodig.
Het PEPPOL-netwerk werkt via gecertificeerde Access Points, die fungeren als beveiligde schakels tussen verzender en ontvanger.
In de praktijk verloopt dit proces als volgt:
- De leverancier stelt de factuur op in het facturatie-, boekhoud- of accounts-payable systeem.
- De factuur wordt omgezet naar een PEPPOL-gestructureerd formaat.
- Via het Access Point van de leverancier wordt de factuur verzonden over het PEPPOL-netwerk.
- De ontvanger ontvangt de e-factuur rechtstreeks in het financiële of ERP-systeem, waar deze automatisch kan worden gevalideerd en geboekt.
Doordat alle deelnemers dezelfde technische standaarden en identificatieregels hanteren, biedt PEPPOL een hoge mate van interoperabiliteit, veiligheid en betrouwbaarheid.
3. Waarom PEPPOL de standaard wordt in Nederland
Eisen vanuit de publieke sector
De brede adoptie van PEPPOL in Nederland vindt haar oorsprong in de publieke sector. Overheden kozen PEPPOL als standaard om e-facturen uniform en veilig te ontvangen. Leveranciers die met publieke instellingen werken, moeten PEPPOL-compatibel factureren, wat de adoptie in het bedrijfsleven verder heeft versneld.
Interoperabiliteit en schaalbaarheid
Veel Nederlandse organisaties zijn internationaal actief en hebben behoefte aan een e-facturatie oplossing die grensoverschrijdend inzetbaar is. PEPPOL biedt één netwerk en één set afspraken, waardoor implementatie en opschaling voor finance- en IT-teams aanzienlijk wordt vereenvoudigd.
Veiligheid en compliance
Voor CFO’s en accounting functies zijn transactie, veiligheid en btw-conformiteit cruciaal. Het PEPPOL-raamwerk hanteert strikte eisen voor identificatie en beveiligde gegevensuitwisseling, wat de kans op fraude en fouten aanzienlijk verkleint. De aansluiting bij Europese standaarden maakt PEPPOL tot een duurzame basis voor compliant e-facturatie.
4. België als referentiekader
Binnen het bredere kader van elektronische facturatie in Europa geldt België als belangrijk referentiepunt voor Nederlandse ondernemingen. Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via PEPPOL verplicht voor alle binnenlandse B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen, ongeacht omvang of sector.
Voor Nederlandse organisaties met activiteiten in België, of met Belgische handelspartners, is PEPPOL-gereedheid daarmee geen optie maar een vereiste. De Belgische situatie benadrukt hoe snel regelgeving kan evolueren en benadrukt het belang van proactieve voorbereiding in Nederland.
5. PEPPOL voor B2G en B2B in Nederland
In Nederland is PEPPOL stevig verankerd in B2G-e-facturatie. Steeds meer organisaties passen dezelfde werkwijze toe in B2B-relaties, om parallelle processen te vermijden en een gelijk niveau van automatisering en controle te behouden.
Voor finance- en IT-afdelingen levert dit onder meer de volgende voordelen op:
- Één standaard, één netwerk en één set regels voor alle facturen;
- Minder complexiteit in ERP- en boekhoudkoppelingen;
- Consistente datakwaliteit en minder fouten;
- Eenvoudiger voldoen aan huidige en toekomstige Europese regelgeving.
6. Zakelijke voordelen van PEPPOL voor finance-teams
Naast compliance biedt PEPPOL duidelijke operationele voordelen. Gestructureerde e-facturen zorgen voor snellere verwerking, minder manuele handelingen en lagere administratieve kosten.
Finance-teams krijgen beter inzicht in inkomende en openstaande facturen, wat actief beheer van betaaltermijnen en cashflow ondersteunt. Daarnaast ontstaat een duidelijke en consistente auditrail, wat interne controles en audits vereenvoudigt. Voor internationaal actieve organisaties maakt PEPPOL het mogelijk deze aanpak uniform toe te passen in meerdere landen.
7. Risico’s van non-compliance bij elektronische facturatie
Organisaties die blijven werken met papieren of pdf-facturen terwijl PEPPOL steeds meer de norm wordt, lopen toenemende risico’s, waaronder:
- Hogere verwerkingskosten door manuele invoer en correcties;
- Langere betaaltermijnen en druk op leveranciersrelaties;
- Verhoogde blootstelling aan fraude;
- Toenemende complexiteit in btw- en regelgeving.
In internationale contexten kan het ontbreken van een PEPPOL-conforme oplossing zelfs leiden tot gemiste opdrachten of vertraagde betalingen.
8. Starten met PEPPOL in Nederland: Access Points en integratie
De implementatie van PEPPOL hoeft geen complex IT-project te zijn. Moderne oplossingen voor e-facturatie, accounts payable en boekhouding bieden standaard koppelingen met het PEPPOL-netwerk via gecertificeerde Access Points.
Een pragmatische implementatie van PEPPOL omvat doorgaans:
- Het in kaart brengen van bestaande processen en systemen;
- Selectie van een gecertificeerde Access Point partner
- Integratie met accounts payable en ERP-systemen;
- Voorbereiding van finance- en IT-teams op nieuwe processen;
- Uitbreiding van bestaande B2G-koppelingen naar B2B-facturatie.
9. Hoe N2F finance-teams ondersteunt bij e-facturatie in Nederland
Elektronische facturatie via PEPPOL levert de meeste waarde wanneer zij volledig is geïntegreerd in bredere financiële workflows. N2F ondersteunt organisaties bij het centraliseren en automatiseren van leveranciersfacturen en zakelijke uitgaven, met naadloze integraties naar boekhoud- en ERP-systemen.
Zo beschikken finance-teams over gestructureerde en betrouwbare data voor verwerking, controle en rapportage, in lijn met de evoluerende regelgeving in Nederland en België.
FAQ – PEPPOL en elektronische facturatie in Nederland
PEPPOL is een internationaal netwerk voor het veilig en gestandaardiseerd uitwisselen van elektronische facturen via gecertificeerde Access Points.
PEPPOL is nog niet verplicht voor alle B2B-transacties, maar wel in veel B2G-situaties en wordt sterk aanbevolen als toekomstbestendige standaard.
Ja! Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via PEPPOL verplicht voor binnenlandse B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen.
Vroege adoptie vermindert compliance- en operationele risico’s, verbetert financiële controle en bereidt organisaties voor op toekomstige Europese regelgeving.
