Per la rifatturazione delle spese professionali è indispensabile tenere una contabilità dettagliata che consenta di risalire alle spese sostenute, al loro importo, alla loro natura e all’aliquota IVA applicabile.
Per aiutare i professionisti in questo compito, L’ Applicazione per la gestione delle note spese N2F permette di generare delle note spese al fine di evitare errori o ritardi nella gestione della rifatturazione delle spese professionali.
Rifatturare le spese: cosa significa?
La rifatturazione delle spese consente ai fornitori di servizi di essere rimborsati dalla società cliente per le spese sostenute per la fornitura di un servizio. Le principali spese rifatturate sono:
- spese di viaggio;
- Spese di alloggio;
- Spese per il vitto.
Per poter rifatturare le spese, il fornitore di servizi deve ottenere l’accordo preventivo della società cliente per includere tali costi nel preventivo e nella fattura.
Per una maggiore visibilità, e in funzione del numero di costi suscettibili di essere rifatturati al cliente, è anche possibile inviare una fattura separata in aggiunta alla fattura principale per l’esecuzione del servizio.
Rifatturazione delle spese: c’è un import massimo?
Non vi è un importo legale massimo per le spese da rifatturare. Si tratta essenzialmente di rispettare l’accordo con la società cliente che si è impegnata a rimborsare i costi sostenuti dal fornitore del servizio.
A seconda della natura del servizio, l’importo delle spese di viaggio e di alloggio rifatturate all’azienda cliente può quindi variare.
Inoltre, l’importo da rifatturare deve tenere conto anche dell’IVA e in particolare del fatto che sia deducibile o meno.
Quando l’IVA sulle spese rifatturate è deducibile, il prestatore di servizi deve fatturare al suo cliente l’importo al netto dell’IVA. Il fornitore di servizi sarà quindi in grado di recuperare l’IVA sulle spese da lui sostenute per l’esecuzione del suo servizio. In questo caso resta applicabile la consueta procedura di dichiarazione dell’IVA.
In presenza di rifatturazione di spese non deducibili ai fini dell’IVA, il fornitore di servizi dovrà emettere fatture per l’importo comprensivo di IVA.
Si noti che alcuni professionisti generano un margine quando rifatturano le loro spese fatturando l’importo pagato (IVA inclusa) come se l’IVA fosse esclusa. Questo permette loro di ottenere un margine equivalente all’importo dell’IVA. Sebbene questa pratica non sia di per sé illegale, è generalmente percepita come una mancanza di trasparenza nei confronti dell’azienda cliente.
Rifatturazione delle spese e IVA: esempi
La rifatturazione delle spese con IVA non segue le stesse regole delle spese anticipate per conto dei clienti.
A titolo di promemoria, la pratica della rifatturazione delle spese corrisponde al pagamento anticipato delle spese professionali da parte del fornitore di servizi. Se la società cliente acconsente a questa pratica, può successivamente rimborsare al fornitore di servizi le spese professionali relative all’ingaggio, come le spese di viaggio. In questo caso, il fornitore di servizi può rifatturare le spese al proprio cliente escludendo l’IVA se l’IVA è deducibile. Può quindi recuperare l’IVA per conto proprio.
Una spesa anticipata è una spesa sostenuta dal fornitore di servizi per conto di una società cliente. La fattura è quindi redatta a nome dell’azienda cliente. In questo caso, l’IVA non può essere recuperata dal fornitore di servizi. Il fornitore di servizi viene rimborsato per le spese effettivamente sostenute.
A titolo di esempio, si noti che l’IVA sulle spese di soggiorno in hotel non è deducibile. Un fornitore di servizi che paga 80 € per un pernottamento in hotel dovrà quindi rifatturare questa spesa di alloggio a 80 € tasse incluse.
Rifatturare le spese: risparmiare tempo!
Per rifatturare le spese correttamente è necessario padroneggiare il concetto di IVA deducibile e non deducibile e di fatturazione con IVA esclusa o inclusa, ecc.
Ciò può diventare rapidamente un compito fastidioso. Potete ottimizzare la gestione della rifatturazione delle spese utilizzando il software di gestione delle note spese N2F, che offre tutte le funzionalità necessarie per modificare e gestire rapidamente le note spese.
