Il 14% dei casi di frode aziendale avviene tramite note spese, con una perdita media stimata a 33.000 dollari (fonte: Association of Certified Fraud Examiners, Report to the Nations 2024).
Con i rapidi progressi dell’intelligenza artificiale, CFO e professionisti della contabilità temono un aumento significativo dei tentativi di frode.
In passato, per modificare l’importo su una ricevuta di carburante o su uno scontrino di ristorante era necessario possedere competenze specifiche nell’uso di software di fotoritocco. Oggi, invece, è sufficiente un clic su un qualsiasi strumento di intelligenza artificiale per generare una ricevuta falsificata.
Questo scenario desta preoccupazione tra contabili e direttori finanziari, che temono possibili abusi volti a gonfiare artificialmente le spese e ottenere rimborsi indebiti da parte dell’azienda. Le ricevute contraffatte, inoltre, sono talmente realistiche da risultare difficili da individuare persino per i revisori più esperti.
«Le frodi nelle note spese generate grazie all’intelligenza artificiale possono consistere nella manipolazione di informazioni sulle ricevute (ad esempio l’importo, la data o il volume di carburante) oppure nella creazione di false ricevute di qualunque tipo.»
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Come funziona la frode nelle note spese basata sull’intelligenza artificiale?
Gli strumenti di intelligenza artificiale generativa sono oggi in grado di modificare documenti esistenti o persino creare da zero ricevute completamente false, spesso quasi impossibili da distinguere da quelle autentiche.
«Inizialmente, i casi di frode più comuni che abbiamo riscontrato riguardavano la modifica dell’importo totale. Oggi, invece, vengono alterati anche altri elementi, come le aliquote IVA o dettagli specifici quali le quantità di carburante”», spiega Bertrand Muth, Direttore Generale Internazionale di N2F.
«Stiamo inoltre osservando un incremento delle frodi legate all’IBAN: alcuni truffatori modificano il numero di conto sulle fatture, reindirizzando così i pagamenti verso conti bancari personali», aggiunge.
Secondo uno studio condotto da SAP Concur sui viaggi d’affari, oltre due terzi dei responsabili finanziari e dei travel manager sospettano la presenza di frodi basate sull’intelligenza artificiale all’interno delle proprie organizzazioni, e uno su dieci si dichiara certo che tali pratiche siano già in corso.
Lo studio evidenzia inoltre che questo fenomeno si inserisce in una tendenza più ampia di crescita delle frodi nelle spese aziendali, in atto sin dall’inizio della pandemia.
Frodi legate all’intelligenza artificiale: un rischio da non sottovalutare
Già nel 2021, una ricerca condotta da SAP Concur aveva messo in luce un dato sorprendente: molti dipendenti consideravano “accettabile” richiedere in media 114 euro di spese non giustificate. Un piccolo importo, certo, ma che può diventare significativo se moltiplicato per centinaia di casi all’interno di un’azienda.
Un altro studio, realizzato dall’Association of Certified Fraud Examiners mostra inoltre che le frodi commesse da proprietari o dirigenti avvengono tre volte più rapidamente rispetto a quelle dei dipendenti o dei manager.
Con la diffusione dell’intelligenza artificiale, questo fenomeno rischia di amplificarsi. Le tecnologie generative rendono sempre più facile creare o modificare documenti falsi, e sempre più difficile accorgersene.
Per i team finanziari, la sfida è chiara: i processi manuali di verifica e approvazione delle note spese non bastano più. Le aziende che non adottano strumenti digitali e automatizzati per il controllo rischiano di diventare terreno fertile per le frodi.
«Se una ricevuta o un documento appaiono autentici a prima vista, possono facilmente sfuggire ai controlli», avverte Bertrand Muth.
AI vs. AI: la tecnologia al servizio del rilevamento delle frodi
L’intelligenza artificiale ha reso la falsificazione di ricevute e fatture più semplice, rapida e sofisticata. Tuttavia, è proprio questa stessa tecnologia che oggi viene impiegata per contrastare le frodi in modo più efficace che mai.
Soluzioni come N2F utilizzano controlli automatizzati basati su AI e machine learning per individuare documenti sospetti. Questi sistemi non si limitano a verificare gli importi: analizzano anche le aliquote IVA, la capacità del serbatoio indicata sulle ricevute di carburante e altri dettagli tecnici che possono rivelare una manipolazione.
In caso di frode legata all’IBAN, il software confronta i numeri di conto con lo storico delle fatture precedenti, segnalando immediatamente eventuali discrepanze o anomalie.
Nonostante l’efficacia delle tecnologie di rilevamento, la vigilanza umana resta la prima linea di difesa. Per questo, N2F consiglia sempre di verificare i dati bancari di un nuovo fornitore contattandolo telefonicamente prima di effettuare il primo pagamento.
Questo approccio, noto come “human in the loop”, combina la potenza dell’intelligenza artificiale con la prudenza e l’esperienza umana, un equilibrio indispensabile per proteggere l’azienda da rischi sempre più complessi.
Frodi sulle ricevute false: cosa riesce a rilevare l’intelligenza artificiale?
Soluzioni come N2F, che si basano sull’intelligenza artificiale per individuare tentativi di frode o irregolarità, sono in grado di segnalare automaticamente diversi elementi sospetti, tra cui:
- Struttura o layout anomali della ricevuta
- Loghi, font o tipografie incoerenti con quelli originali
- Artefatti visivi tipici delle immagini generate artificialmente
- Importi illogici o incongruenti con la spesa dichiarata
- Scontrini provenienti da Paesi che non corrispondono ai dati di viaggio del dipendente
- Spese registrate in giornate non lavorative
- Spese duplicate, anche nel caso in cui siano state presentate da un altro collaboratore
Guardando al futuro, i sistemi basati su agenti autonomi potranno persino verificare la conformità delle ricevute ai requisiti fiscali in vigore.
L’intelligenza artificiale diventerà così un alleato strategico nella lotta contro le frodi nelle note spese, aiutando le aziende a proteggere i propri bilanci con maggiore efficienza e precisione.
Il gioco del gatto e del topo
Per Bertrand Muth, individuare le ricevute false generate dall’intelligenza artificiale è una sfida in continua evoluzione:
«È un vero e proprio gioco del gatto e del topo, paragonabile alla lotta tra virus e software antivirus», spiega.
I truffatori si reinventano costantemente per eludere i controlli, mentre le aziende devono adattare e potenziare in modo continuo i propri sistemi di rilevamento delle frodi. Come sottolinea Muth, la migliore protezione consiste nel centralizzare tutte le spese aziendali tramite una carta di credito aziendale, che consenta un collegamento automatico tra ricevute e transazioni bancarie. A ciò si aggiunge la necessità di un approccio multilivello, che combini in modo equilibrato tecnologia, supervisione umana e formazione del personale. Solo così è possibile costruire una difesa davvero efficace contro un fenomeno in continua evoluzione.
Best practices per contrastare le frodi nelle note spese
Per contrastare in modo efficace le frodi nelle note spese, è fondamentale adottare una combinazione di strumenti tecnologici, controlli mirati e buone abitudini operative.
Ecco alcuni consigli pratici per rafforzare la sicurezza finanziaria della tua azienda:
- Utilizza esclusivamente carte di credito aziendali per tutte le spese professionali.
- Collega ricevute e documenti giustificativi alle transazioni bancarie, così da garantire una riconciliazione completa e trasparente.
- Verifica manualmente le informazioni di contatto di ogni nuovo fornitore prima di procedere con il pagamento di una fattura.
- Combina strumenti di rilevamento basati sull’intelligenza artificiale con la revisione umana, per un controllo più accurato.
- Forma regolarmente i team sui rischi, le conseguenze e le tecniche più comuni di frode.
N2F: l’intelligenza artificiale per una gestione delle spese più efficiente e intelligente
In N2F, abbiamo scelto di non limitare l’uso dell’intelligenza artificiale al solo rilevamento delle frodi. Grazie alla nostra tecnologia proprietaria, il controllo delle note spese diventa più rapido, affidabile e trasparente.
Ogni spesa viene analizzata e riceve un punteggio di affidabilità: eventuali anomalie o irregolarità vengono segnalate automaticamente, permettendo ai team contabili di concentrarsi solo sui casi che richiedono la loro attenzione.
Le frodi generate dall’IA, come le ricevute falsificate, non sono una minaccia futura: sono una realtà concreta che spinge le aziende a modernizzare la gestione delle spese, rafforzare i controlli interni e migliorare la capacità di individuare tempestivamente le irregolarità.
I vantaggi dell’intelligenza artificiale nel controllo delle spese
Integrata negli strumenti di gestione delle spese aziendali, l’intelligenza artificiale consente di:
- Identificare immediatamente le spese anomale o sospette
- Rilevare frodi e irregolarità con grande precisione
- Correggere automaticamente errori di inserimento dati
- Ridurre i tempi di elaborazione e di rimborso delle spese
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