Sie leiten einen Verein? Dann sind Sie sicher häufiger mit Fragen nach den Pflichten gegenüber Ihren Mitgliedern konfrontiert. Gerade wenn Ihre Mitglieder häufiger im Rahmen der Vereinstätigkeit reisen, gibt es auf Seiten des Vereinsvorstands einiges zu beachten. Für den Verein ausgelegte Kosten sind den Mitgliedern zu erstatten.
Falls Ihnen hierbei der Überblick fehlt, möchten wir Ihnen im Folgenden eine hilfreiche Übersicht über die Kostenerstattung in Vereinen geben und Ihnen zugleich zeigen, wie Sie diese bestmöglich organisieren. Als Verein liegt es in Ihrem Interesse, auf administrativer Seite Zeit zu sparen und so mehr Zeit für die eigentliche Vereinstätigkeit zu haben.
Ihre Pflichten gegenüber den Vereinsmitgliedern
Auch wenn Ihre Vereinsmitglieder rein ehrenamtlich im Verein tätig sind, müssen sie für bestimmte Vereinstätigkeiten nicht aus eigener Tasche zahlen. Hierzu gehören insbesondere Reisen, die in Verbindung mit der Freiwilligenarbeit stehen und in der Regel hohe Eigenauslagen verursachen. Diese Kosten sind nachvollziehbarerweise zu erstatten.
Sie als Vereinsvorstand sollten genaustens darüber informiert sein, welche Pflichten Sie gegenüber Ihren Freiwilligen haben. Bedenken Sie auch, dass Sie als Verein möglicherweise stärkeren Kontrollen als ein Unternehmen unterliegen, da Sie nicht gewinnorientiert sind. Sie sollten daher stets darauf achten, dass Sie alle gesetzlichen Regelungen kennen und beachten, um im Falle einer Kontrolle keine Probleme zu bekommen.
Generell gilt, dass Kosten entweder als Pauschale oder nach Realkosten erstattet werden können – wichtig ist in erster Linie, dass Sie Ihre Vereinsmitglieder genau darüber informieren, wie viel das Reisebudget beträgt und welche Nachweise aufbewahrt werden müssen.
Zu erstattende Kosten
Bei allen im Rahmen der Vereinstätigkeit anfallenden Reisekosten gilt, dass die abzurechnenden Kosten entsprechend belegt werden müssen. Hierfür müssen die Reisenden die entsprechenden Belege sammeln und Ihnen vorlegen. Zusätzlich muss bewiesen sein, dass sie für die Erfüllung des Ehrenamts relevant waren. Bedenken Sie auch, dass Sie alle Belege entsprechend den Regelungen zur Datensicherung und Langzeitarchivierung sichern müssen.
🔎 Falls Sie mehr zum Thema Langzeitarchivierung erfahren möchte, lesen Sie gerne hier unseren bereits zu diesem Thema erschienenen Artikel.
Zunächst sollten Sie die möglichen Arten von Reisekosten kennen. In der Regel werden drei Kategorien von Reisekosten unterschieden:
Fahrtkosten
Bei der Erstattung von Fahrtkosten gibt es zwei Szenarien, die deren Erstattung nötig machen. Entweder hat das Mitglied Fahrtkosten zwischen seinem Wohnort und der Vereinsstätte (zum Beispiel Sportanlagen eines Sportvereins) oder das Mitglied fährt zu auswärtigen Tätigkeiten im Rahmen der Vereinstätigkeit (zum Beispiel Besorgungsfahrten oder Auswärtsspiele).
Zu den erstattungsfähigen Fahrtkosten gehören Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn oder Bus. Auch Taxikosten können erstattet werden, wenn bei der Fahrt zur Unterkunft keine öffentlichen Verkehrsmittel zur Verfügung stehen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie spät abends am Bahnhof ankommen und es keinen Bus mehr zum Hotel gibt.
Wenn der eigene Pkw benutzt wird, können pauschal 30 Cent pro Kilometer geltend gemacht werden. Es besteht jedoch allgemein die Möglichkeit, entweder nach Pauschale oder nach tatsächlichen Kosten zu erstatten.
Verpflegungs- und Übernachtungskosten
Neben den Fahrtkosten fallen auf Reisen Verpflegungskosten an. Für inländische Reisen gilt dabei eine Pauschale von 12 Euro bei Abwesenheit von 8 Stunden und eine Pauschale von 24 Euro bei ganztägigen Reisen. Bei Reisen ins Ausland gelten unterschiedliche Pauschbeträge, die sich nach dem Reiseland richten.
Übernachtungskosten können in realer Höhe über die Vereinskasse abgerechnet werden, selbst wenn diese nur geschätzt sind. Das Frühstück ist in den Übernachtungskosten allerdings nicht inbegriffen.
Wir empfehlen Ihnen, genau festzulegen, wie viel eine Hotelübernachtung kosten sollte, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Gerade Vereine mit wenig Geld sollten die Verpflegungs- und Übernachtungskosten eher gering halten, um mehr Geld für die eigentliche Vereinstätigkeit zu haben.
Sonstige Kosten
Neben den Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie den Fahrtkosten gibt es noch Reisenebenkosten, die anfallen können. Dazu gehören beispielsweise Kosten für die Autobahn, Maut- oder Parkgebühren. Am besten rechnen Sie hier nach realen Kosten ab und lassen sich die genauen Belege geben.
Einige Kosten gehören jedoch definitiv nicht in die Reisenebenkosten und sind nicht erstattungsfähig, selbst wenn sie auf Reisen anfallen. Ein Beispiel hierfür sind beispielsweise der Kauf einer Zeitung oder ein angefallener Strafzettel.
Klären Sie intern im Verein, welche Kosten erstattet werden und welche nicht – so vermeiden Sie Streitigkeiten und wahren den Frieden im Verein. Bestimmte Zusatzausgaben können nach Absprache aus der Vereinskasse gezahlt werden.
So managen Sie die Erstattung der Kosten in Ihrem Verein bestmöglich
Wie bereits erwähnt sind die Vereinsmitglieder Ihnen gegenüber verpflichtet, alle Kosten, die im Rahmen der Vereinsarbeit anfallen, nachzuweisen. Dies bedeutet in vielen Fällen einiges an Papierkram, den jede Ausgabe geht mit einem Beleg einher, der Ihnen im Anschluss vorgelegt wird. Dies führt schnell zu einer zeit- und platzraubenden Zettelwirtschaft. Gerade als kleiner Verein mit geringen Personalressourcen sollte es Ihr Ziel sein, die Reisekostenerstattung möglichst zu vereinfachen.
Wir raten Ihnen daher dringend dazu, eine Reisekosten-Software zu nutzen. Diese modernen Lösungen erlauben Ihnen, die Reisekostenabrechnung Ihres Vereines quasi vollständig zu digitalisieren. So sparen Sie Zeit, Platz und Nerven. Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter, doch Sie sollten darauf achten, dass die Reisekosten-Software perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
N2F als Lösung für die Reisekostenabrechnung von Vereinen
Egal ob Unternehmen oder Verein – die Reisekostensoftware N2F bietet Vorteile für alle, die mit dem Thema Reisekostenabrechnung zu tun haben. Auch als kleiner Verein mit wenigen Mitgliedern können Sie von N2F profitieren.
N2F ist eine digitale All-in-One-Lösung für die Reisekostenabrechnung und der ideale Begleiter auf jeder Reise im Rahmen der Vereinsarbeit. Die praktische App mit Smartscan-Funktion erlaubt es Ihren Vereinsmitgliedern, Belege direkt über eine Fotoaufnahme in die Reisekosten-Software zu übermitteln. Dort wiederrum können Sie vom Vereinsvorstand direkt eingesehen werden.
Ebenfalls interessant zu wissen ist, dass N2F ein echter Rechtsexperte ist. Die App kennt alle geltenden Gesetze und warnt Sie und die Vereinsmitglieder im Falle von Kostenüberschreitungen. So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über die Kosten und geben Betrugsversuchen keine Chance.
Eine kleine Übersicht über alle Vorteile von N2F finden Sie hier. Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, unser Experten-Team zu kontaktieren.
