Sie sind privat mit Freunden unterwegs, haben in einem Restaurant gut gegessen und sich mit der Bedienung freundlich unterhalten. Dann möchten Sie sicher gerne ein angemessenes Trinkgeld geben.
Aber wie sieht es aus, wenn Ihre Mitarbeiter oder Sie selbst auf Geschäftsreisen ein Trinkgeld für eine gute Serviceleistung geben möchten? Viele Restaurants bieten noch nicht die Bezahlung des Trinkgelds per Karte an. Dadurch wird es etwas komplizierter, den Betrag als Spesen geltend zu machen.
Sie können das Trinkgeld dennoch als Bewirtungskosten
im Rahmen der Reisekostenabrechnung angeben. Erfahren Sie alles, was Sie und Ihre Mitarbeiter in Sachen Trinkgeld bei Geschäftsessen im In- und Ausland berücksichtigen müssen.
Trinkgeld in Deutschland
Das Trinkgeld ist ein Betrag, der auf freiwilliger Basis zusätzlich zum vereinbarten Preis für eine erbrachte Dienstleistung gezahlt werden kann. In der Gastronomie gehört das Trinkgeld einfach dazu.
Servicemitarbeiter erhalten in Deutschland ein Trinkgeld von etwa 10 % der Gesamtrechnung. Wenn diese mehrere hundert Euro beträgt, reichen aber auch etwa 5 % aus. Zum Beispiel: Sie bekommen in einem Restaurant eine Rechnung in Höhe von 45 €. Mit 10 % Trinkgeld könnten Sie 49,50 € zahlen, oder auch den Betrag auf 50 € aufrunden. Bei einer Rechnung von beispielsweise 315 € sind es mit 5 % Trinkgeld genau 330,75 €, und wenn Sie runde Beträge mögen, 331 €.
Trinkgeld in anderen Ländern
Sie sind geschäftlich im Ausland unterwegs? In vielen Ländern ist es üblich, in Restaurants und Cafés Trinkgeld zu geben:
- Schweiz und Österreich: das Trinkgeld für den Service ist schon enthalten oder die Rechnung wird aufgerundet. 10 % sind dennoch üblich.
- Frankreich und Italien: ein Servicebetrag ist schon in der Rechnung enthalten. 5 bis 10 % Trinkgeld ist aber üblich.
- Niederlande: ein Trinkgeld ist bereits im Endpreis enthalten. 10 % des Rechnungsbetrages sind angemessen.
- Skandinavien: meist wird kein Trinkgeld gegeben, der Rechnungsbetrag kann aber aufgerundet werden.
- Großbritannien und Irland: zwischen 10 und 15 % sind im Restaurant üblich.
- USA: das Trinkgeld ist fester Bestandteil des Einkommens des Servicepersonals. Bis zu 20 % gelten als angemessen.
- Japan, China und andere asiatische Länder: es gilt hier als unangemessen, ein Trinkgeld zu bezahlen.
Trinkgeld mit Karte oder bar zahlen?
Geschäftlich Reisende bevorzugen natürlich die bargeldlose Zahlung. Einige Restaurants bieten an, auch bei Kartenzahlung ein Trinkgeld zu geben. Das Trinkgeld wird dann als Teil der Rechnung von der Karte abgebucht. Sie sollten dabei nachfragen, ob der zusätzliche Betrag bei der Zahlung per Karte auch an die Servicekräfte und nicht direkt auf das Konto des Restaurants geht.
Viele Restaurants akzeptieren aber die Kartenzahlung für Trinkgeld nicht. Wer dennoch das gezahlte Trinkgeld als Spesen geltend machen möchte, kann sich einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen, auf dem das Trinkgeld dann schon vermerkt ist.
Trinkgeld als Spesen: was Sie bei Geschäftsessen beachten sollten
Belege sind als Basis jeder Reisekostenabrechnung unverzichtbar, um die angefallenen Beträge nachzuvollziehen und erstatten zu können. Arbeitgeber haben dann durch die Spesenabrechnung die Möglichkeit, die Spesen ihrer Mitarbeiter als Betriebsausgaben steuerlich abzusetzen.
Es gilt also: ohne Beleg kein Geld. Damit soll auch das Risiko von falsch abgerechneten Spesen bei Geschäftsreisen minimiert werden.
Da das Trinkgeld aber meist bar und ohne Quittung gezahlt wird, vergessen geschäftlich Reisende oft, es mit in der Reisekostenabrechnung anzugeben.
Wenn das Trinkgeld nicht in der Quittung enthalten ist oder Belege verloren gegangen sind, kann ganz einfach ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden:
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers,
- Datum der Aufwendung und der Erstellung,
- Art der Aufwendung, bei Bewirtung also Anlass der Bewirtung sowie der Name des Unternehmens der bewirteten Personen,
- Betrag und Umsatzsteuersatz,
- Grund für den Eigenbeleg, zum Beispiel Verlust eines Originalbelegs oder nicht quittiertes Trinkgeld,
- Handschriftliche Unterschrift des Ausstellers, die die Richtigkeit der Angaben auf dem Ersatzbeleg bestätigt.
Der Eigenbeleg kann handschriftlich und formlos erstellt werden, muss aber alle wichtigen Angaben enthält, da es sonst zu Rückfragen vom Finanzamt kommen kann.
Verpflegungsmehraufwendungen auf Dienstreisen
Alle Kosten, die anlässlich einer dienstlichen Auswärtstätigkeit entstehen, sind als Reisekosten im Rahmen der Werbungskosten abzugsfähig. Dazu gehören neben den Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten auch der Verpflegungsmehraufwand, der die Bewirtungskosten berücksichtigt.
Verpflegungsmehraufwendungen können in Höhe der gesetzlichen Pauschalen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Sie werden damit meist nicht zu 100% erstattet. Dabei ist es nicht möglich, die Bewirtungskosten einzeln nachzuweisen und dadurch höhere Beträge abzusetzen.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten daher vorab klären, ob in der Reisekostenabrechnung tatsächliche Aufwendungen oder Pauschalen verwendet werden.
Digitale Verwaltung von Trinkgeldern spart Zeit und bringt mehr Kontrolle
In Ihrem Unternehmen gibt es viel zu tun. Dabei kommen die Kernaufgaben oft zu kurz, wenn Aufgaben mit geringem Mehrwert wie die Verwaltung des Verpflegungsmehraufwands zu viel Kapazitäten in Anspruch nehmen.
Das papierlose Spesen-Management von N2F entlastet Ihre Mitarbeiter, die sich wieder verstärkt Aufgaben mit erhöhtem Mehrwert widmen können.
Hoher Zeitgewinn
Eine Software für die Verwaltung von Spesenabrechnungen wie N2F kann die Bearbeitungszeit von Reisekosten um das Vierfache verkürzen. Das Management von Bewirtungskosten wird viel einfacher:
- Ihre Mitarbeiter fotografieren ihre Belege ganz einfach mit ihrer Spesenabrechnungs-App. Diese erkennt und extrahiert automatisch alle wichtigen Daten.
- Ihre Manager werden informiert, sobald die digitalen Reisekosten eingereicht wurden, und können sie validieren, ablehnen oder Mitarbeiter auffordern, sie zu ändern.
Ihr Finanzteam kann wichtige Informationen leicht überprüfen. Auch die Umsatzsteuer wird berechnet. Durch die direkte Verbindung mit der Buchhaltungssoftware können alle Exporte durchgeführt werden. Die Bankverbindung erlaubt es, Ausgaben zeitnah an die Mitarbeiter zurückzuerstatten.
Klare Reisekostenrichtlinien
Trinkgelder sind nicht mehrwertsteuerpflichtig und der Erstattungsbetrag wird vom Arbeitgeber gemäß seiner Spesenpolitik verwaltet.
Die Software ermöglicht es Ihnen dabei, alle Einstellungen genau zu konfigurieren:
- Sperr- oder Warnlimits,
- Limits pro Zeitraum,
- pauschale Reisekosten.
Belegverwaltung und pauschale Reisekosten werden in einem einzigen Tool kombiniert. So wird das gesamte Management von Spesen zum Beispiel für Bewirtungskosten für alle Beteiligten viel transparenter.
Mehr Sicherheit beim Spesen-Management
N2F integriert auch eine spezielle Funktion: die prädiktive Überprüfung. Ausgaben werden automatisch klassifiziert und verdächtige Ausgaben überprüft. Bei Anomalien werden Verantwortliche informiert.
Die Software ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Spesenabrechnung im laufenden Monat zu verwalten, um die übliche Hektik am Monatsende zu vermeiden.
Optimierter Prüf-Workflow
Der Prüfprozess der digitalen Reisekosten passt sich an Ihr Unternehmen an und ist komplett konfigurierbar. Manager und Finanzteams werden informiert, sobald Belege eingereicht werden.
Alle Schritte sind genau nachvollziehbar. Bei den geschäftlichen Reisekosten Ihres Unternehmens wird Ihnen nichts mehr verborgen bleiben!
Haben Sie Fragen zur Optimierung Ihres Spesenmanagements? Kontaktieren Sie uns gerne mit Ihrem Anliegen!
