Mitarbeitende, Manager und die Buchhaltung verbringen unnötig viel Zeit mit der Spesenabrechnung. Fehlerhafte Abrechnungen führen zu zusätzlichem Aufwand. Deshalb sollten Sie auf eine passende Spesenabrechnungsvorlage zurückgreifen.
Für eine manuelle Spesenabrechnung benötigen Mitarbeitende oft fast eine Stunde. Um diesen Aufwand zu reduzieren und eine schnellere Rückerstattung zu ermöglichen, stellt Ihnen das N2F-Team eine kostenlose Spesenabrechnungsvorlage im praktischen XLS-Format zur Verfügung. Die Vorlage kann sofort eingesetzt werden.
Inhalt
1/ Spesenabrechnung: Warum sie so wichtig ist
2/ Pflichtangaben bei Spesenabrechnungen
3/ Sonderausgaben – diese Zusatzangaben sind wichtig
4/ Spesenabrechnung: die Excel-Vorlage
5/ Warum Spesen digitalisieren?
Spesenabrechnung: Warum sie so wichtig ist
Mit der Spesenabrechnung können alle Ausgaben geltend gemacht werden, die während einer Dienstreise entstanden sind: Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und nicht eingeplante Reisenebenkosten.
Auf Basis dieser Abrechnung und gültiger Belege kann der Arbeitgeber den Mitarbeitenden die ausgelegten Kosten erstatten. Voraussetzung ist, dass die Ausgaben den internen Richtlinien entsprechen sowie angemessen und verhältnismäßig sind.
Eine Spesenabrechnungsvorlage schafft Klarheit: Sie sorgt dafür, dass alle Dokumente einheitlich erstellt und verwaltet werden – und dass Buchhaltungsfehler weitgehend vermieden werden.
Die Vorlage sieht daher Platz für Pflichtangaben sowie einen weiteren Bereich für Sonderausgaben vor. So ist es möglich, steuerlichen Anforderungen zu genügen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Eine zeitnahe und genaue Abrechnung sorgt dabei für geordnete Finanzen und auch für zufriedene Mitarbeitende.
Spesenabrechnungsvorlage richtig nutzen: 3 wichtige Voraussetzungen
Eine Spesenabrechnungsvorlage muss bestimmte Anforderungen erfüllen, damit Ihre Abrechnung korrekt und prüfbar ist. Achten Sie deshalb auf die folgenden Punkte 👇
- Ihre Excel-Spesenabrechnungen müssen immer mit den entsprechenden Belegen versehen sein. Beachten Sie außerdem, dass diese Belege eingescannt werden können und den gleichen Beweiswert wie Papierbelege haben.
- Als Belege für Spesenabrechnungen gelten Rechnungen, Fahrscheine, Quittungen usw.
- Mit einer guten Spesenabrechnungsvorlage werden Sie automatisch an den Beleg erinnert, ohne den keine Erstattung möglich ist!
Pflichtangaben bei Spesenabrechnungen
Eine Spesenabrechnungsvorlage besteht aus einer Tabelle und sollte folgende Pflichtangaben enthalten, die von Unternehmen vielfach gefordert werden, um die Nachvollziehbarkeit und steuerliche Anerkennung sicherzustellen:
- Identifikation des Mitarbeiters (Name, Vorname, ggf. Personalnummer)
- Datum und Zeitraum der Ausgaben
- Anlass der Reise
- Beschreibung und Art der Ausgaben (z. B. Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung, Reisenebenkosten)
- Höhe der Ausgaben, inkl. Mehrwertsteuer und deren Ausweis, falls zutreffend
- Nachweis durch Belege (Rechnungen, Quittungen)
- Datum des Antrags
Die Bearbeitungskosten für eine Spesenabrechnung belaufen sich für ein Unternehmen laut einer Studie der Global Business Travel Association auf 53 €.
Das Fehlen wichtiger Angaben kann die Erstattung verhindern oder weiter verzögern.
Sonderausgaben: Diese Zusatzangaben sind wichtig
Manchmal sind für bestimmte Ausgaben zusätzliche Angaben erforderlich, um die Spesenabrechnung korrekt, prüfbar und erstattungsfähig zu gestalten.
- Für Mahlzeiten mit Gästen sollten Sie die Namen aller Teilnehmenden und den Grund der Einladung hinzufügen, um z.B. Doppelabrechnungen zu vermeiden.
- Bei Hotelkosten orientieren sich viele Firmen an folgender Regel: Es wird nur erstattet, wenn der Wohnort mehr als 50 km entfernt ist oder die Anreise mehr als 1,5 Stunden dauert.
- Für die steuerliche Anerkennung muss die Übernachtung dienstlich veranlasst sein und nicht am Wohnort erfolgen.
- Bei Kilometerpauschalen sind präzise Angaben zur Strecke erforderlich: Abfahrts- und Ankunftsort, gefahrene Kilometer und gegebenenfalls Fahrzeugdaten.
Spesenabrechnung: Die Excel-Vorlage
Um effizienter zu arbeiten, können Sie eine auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Vorlage erstellen, die die Ausgaben- und Einkaufsrichtlinien Ihres Unternehmens sowie die Art der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigt.
Alternativ können Sie auch einfach unsere Excel-Spesenabrechnung verwenden. Sie ist speziell auf Ihre Abrechnungen zugeschnitten und für alle Mitarbeitenden einheitlich. So sparen Sie Zeit und können sich auf die Konformität Ihrer Buchhaltungsunterlagen verlassen.
Warum Spesen digitalisieren?
Die Verwendung einer Vorlage ist nur der erste Schritt, um Ihre Spesenprozesse zu optimieren und zu vereinfachen.
Wenn Sie Excel durch ein intelligentes Online-Verwaltungstool ersetzen, entlasten Sie alle Beteiligten und sorgen gleichzeitig für mehr Sicherheit.
Die Vorteile der digitalen Spesenabrechnung
1. Deutlich weniger Zeitaufwand
Im Schnitt gehen durch jede Abrechnung etwa 50 Minuten Arbeitszeit verloren. In rund 20 % der Fälle erhöht sich der Aufwand durch Fehler zusätzlich.
Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Mitarbeitenden kann die Digitalisierung Ihrer Spesenabrechnungen das Leben Ihres Buchhaltungsteams erheblich erleichtern.
🔥 Lesetipp: Verpflegungsmehraufwand 2025 – Die aktuellen Sätze
2. Weniger Fehler und ein geringeres Betrugsrisiko
Bei der Erstellung von Spesenabrechnungen können sich zahlreiche Fehler einschleichen. Mitarbeitende sollten besonders sorgfältig darauf achten, verschiedene Mehrwertsteuersätze nicht zu verwechseln und mehrwertsteuerbefreite Ausgaben korrekt zu erfassen.
Zudem kommt es – gerade bei großen Datenmengen – vor, dass Fehler bei einer Prüfung übersehen werden. Manche Mitarbeitende nutzen diese Lücken gezielt aus, um private Ausgaben als betriebliche geltend zu machen.
Die jährlichen Gesamtkosten für Spesenabrechnungen in deutschen Unternehmen liegen im Milliardenbereich. Genaue Zahlen werden jedoch nicht zentral erfasst.
Studien zufolge sind etwa 15 % der Unternehmen in Deutschland von Spesenbetrug betroffen. Der durchschnittliche Schaden beträgt dabei über 600 Euro pro Mitarbeitendem und Jahr. Besonders gefährdet sind kleine und mittlere Unternehmen.
Unternehmen haben daher ein großes Interesse daran, ihre Spesenverwaltung abzusichern, um Betrugsfälle zu vermeiden.
Eine digitale Lösung sorgt für Rückverfolgbarkeit und Kostentransparenz und senkt das Betrugsrisiko.
3. Nachhaltigkeit: Schritt für Schritt zum papierlosen Büro
Digitale Spesenabrechnungen ersetzen Papierberge und verringern so den Papierverbrauch sowie den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens.
Neben der Vereinfachung der Verwaltung hilft die Digitalisierung auch dabei, die Werte Ihres Unternehmens sichtbarer zu machen. Das Ziel „papierlos“ verfolgen immer mehr Firmen, vor allem jene mit einer aktiven CSR-Strategie (Corporate Social Responsibility).
4. Mehr Sicherheit
Digitale Tools ermöglichen eine beweiskräftige und revisionssichere Archivierung von Spesenabrechnungen. Das ist bei Audits und Prüfungen von Vorteil. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt ab 2025 acht Jahre (statt bisher 10 Jahre).
N2F – Weniger Aufwand, mehr Übersicht
Eine Excel-Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt für die strukturierte Spesenabrechnung. Damit reduzieren Sie das Fehlerrisiko und standardisieren Ihre Prozesse.
Mit der N2F-Reisekosten-App können Sie Ihre Reisekosten ganz einfach verwalten: Start- und Zielort angeben und die App berechnet sämtliche Pauschalen automatisch. Die App optimiert dabei alle Prozessschritte der Spesenabrechnung und spart einem Unternehmen bis zu 75% Bearbeitungszeit.
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