Sie arbeiten im Personalbereich und fragen sich, wie Sie Ihre Mitarbeiter am besten auf Reisen absichern können? Tatsächlich gibt es in diesem Bereich einiges zu beachten – auch bei Reisen innerhalb der EU. So sehr die Länder der EU in vielerlei Hinsicht auch zusammenarbeiten, es gibt immer noch Bereiche, in denen die grenzüberschreitende Kooperation an ihre Grenzen stößt.

Gerade was die Krankenversicherung betrifft, besteht noch einiges an Potenzial. Wenn Ihre Mitarbeiter häufig auf Auslandseinsatz gehen, sollten Sie beispielsweise das Versicherungsdokument A1 kennen. Im Folgenden möchten wir Ihnen gerne einige wichtige Informationen an die Hand geben, wie Sie Ihre Mitarbeiter richtig absichern.

Welche Risiken bestehen auf Geschäftsreisen?

Jeder kennt die inzwischen deutschlandweit verbreitete europäische Gesundheitskarte, die auf Reisen im EU-Ausland medizinische Behandlungen ermöglichen soll. Diese Karte wiegt jedoch viele in falscher Sicherheit. Zwar gibt Sie Zugang zum Gesundheitssystem des Gastlandes, doch nicht alle Kosten sind automatisch abgedeckt. Dies gilt für Geschäftsreisen ebenso wie für private Reisen. So sind beispielsweise Krankentransporte in der Regel nicht erstattungsfähig und können teure Kosten hervorrufen. Gleiches gilt für die Rückführung im Falle eines schweren Unfalls oder im Todesfall.

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, für das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter auf Geschäftsreise Sorge zu tragen. Daher sind Ihre Mitarbeiter auf Auslandsreise über Sie krankenversichert. Wichtig ist dabei, dass der Versicherungsschutz nicht nur innerhalb der Arbeitszeit besteht. Schließlich kann der Mitarbeiter auch auf dem Weg zum Abendessen stürzen und sich das Handgelenk brechen oder nachts im Hotelzimmer plötzlich hohes Fieber haben.

Ihr Mitarbeiter sollte genau wissen, an wen er sich im Notfall wenden kann. In der Regel gibt es entsprechenden Notrufnummern. Stellen Sie sicher, dass vor Antritt der Reise alle Nummern bekannt sind.

Das A1-Zertifikat – was Sie beachten müssen

Um die oben genannten Risiken auszuschließen und Ihren Fürsorgepflichten gegenüber den Mitarbeitern nachzukommen, benötigen Ihre Mitarbeiter auf Reisen unbedingt ein sogenanntes A1-Zertifikat.

Das A1-Zertifikat dient dazu nachzuweisen, dass ein Geschäftsreisender auf Reisen weiterhin über sein Heimatland sozialversichert ist. Dadurch vermeidet man das Zahlen doppelter Sozialversicherungsbeiträge. Das Zertifikat ist im gesamten EU-Ausland, innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz gültig.

Ohne A1-Zertifikat gilt das sogenannte Territorialprinzip und Sie als Arbeitgeber müssen sich an die im Ausland geltenden Rechtsvorschriften halten. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Sie doppelte Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen.

Das A1-Zertifikat ist also dringend zu empfehlen und Sie sollten hier höchste Sorgfalt walten lassen. Sie sollten das A1-Zertifikat frühestmöglich vor Beginn des Auslandseinsatzes für Ihren Mitarbeiter beantragen. Der Arbeit- oder Auftraggeber beantragt das Zertifikat dabei ganz einfach online. Gleiches gilt auch für Beamte und seit diesem Jahr auch für Selbstständige.

Die Dauer der Reise spielt übrigens keine Rolle. Auch wenn Ihr Mitarbeiter nur für ein kurzes Meeting ins Ausland reist, benötigt er ein A1-Zertifikat.

Woran Sie sonst noch denken sollten

Neben dem A1-Zertifikat sollten Sie noch an einige weitere Dinge denken, wenn Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise gehen. Eine gut organisierte Geschäftsreise erspart allen Seiten viel Stress und kann Sie vor einigem Unglück bewahren. Folgende Punkte sind auf jeder Reise essentiell und sollten nicht vergessen werden:

  • Einreisebestimmungen beachten: Auch wenn Sie als EU-Bürger in der Regel nur den Personalausweis zum Reisen benötigen, sollten Sie nicht vergessen, die Nationalität Ihrer Mitarbeiter vor Reiseantritt zu überprüfen. Haben diese eine andere Staatsbürgerschaft, gelten eventuell andere Regeln und ein Visum wird nötig. Informationen zu Visa bekommen Sie beim Auswärtigen Amt. Bedenken Sie auch, dass Sie seit kurzem zur Einreise ins Vereinigte Königreich einen Reisepass benötigen.
  • Gültigkeit der Reisedokument: Ihr Ausweis bringt nur wenig, wenn er seit einem Monat abgelaufen ist. Überprüfen Sie daher, ob die persönlichen Dokumente Ihrer Mitarbeiter alle noch gültig sind. Teilweise gibt es sogar Mindestdauern, die der Reisepass noch gültig sein muss.
  • Nummern für den Notruf: Geben Sie Ihrem Mitarbeiter alle wichtigen Nummern mit auf Geschäftsreise. Die Kontaktdaten des Hotels und der Geschäftspartner, die Nummer zur Kreditkartensperrung und die Notrufnummer der Krankenversicherung sind dabei essentiell.
  • Digitalisierte Unterlagen: Ihre Mitarbeiter sollten alle wichtigen Unterlagen im Gepäck haben. Dabei kann es platzsparend und sicherer sein, wenn diese in digitaler Form vorliegen. Entsprechende digitale Helfer können Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, dass keine Unterlagen verloren gehen.

Warum Sie Ihre Reisekostenabrechnung digitalisieren sollten

Wie Ihnen im Laufe des Lesens klar geworden sein sollte, ist die Organisation von Geschäftsreisen mit einigem Aufwand verbunden. Um sicherzustellen, dass der Reisende keinen Schaden nimmt, fällt einiges an wichtigen Unterlagen ein. Hinzu kommt die im Anschluss an die Geschäftsreise anfallende Reisekostenabrechnung. Diese ist in vielen Unternehmen ein unliebsames Übel, da sie viel Zeit in Anspruch nimmt und oft mit Unmengen an Papierkram einhergeht. Jede Ausgabe auf Geschäftsreise muss akribisch nachgewiesen werden, um erstattet werden zu können.

Es ist daher ratsam, moderne Reisekosten-Software zu nutzen, um die Papiermengen so gut es geht zu reduzieren. Die Software ermöglicht die Digitalisierung vieler Unterlagen und versammelt alle Informationen an einem Ort. So geht nichts verloren und Sie behalten jederzeit den Überblick.


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So kann N2F Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zu schützen

Falls Sie sich an dieser Stelle fragen, welche Reisekosten-Software Ihnen die Organisation von Geschäftsreisen in der EU erleichtern könnte, möchten wir Ihnen gerne kurz N2F vorstellen. N2F ist das ideale Tool, das Ihnen bei der Lösung vieler der vorhergehend aufgezeigten Probleme helfen kann.

N2F ist als App konzipiert, was die Software zu einer komplett mobilen Lösung macht – ideal also, um Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise zu begleiten. Die SmartScan-Funktion der App erlaubt den Reisenden, alle anfallenden Quittungen mit nur einem Foto zu digitalisieren. So geht nichts mehr verloren und der Mitarbeiter muss keine Unmengen an Papier mit sich herumtragen.  

N2F hilft Ihnen, den gesamten Ablauf der Reise im Blick zu behalten. Bei der Erstellung des Einsatzauftrages in der Software sammeln Sie alle Informationen, die die Reise betreffen. So haben Sie alle nötigen Informationen, um sich beispielsweise um Versicherungsfragen zu kümmern.

Der ideale Begleiter also, damit auf Geschäftsreisen erst gar kein Unglück geschieht oder Sie zumindest schnell reagieren können.

Falls Sie Fragen zu N2F haben oder die Testversion ausprobieren möchten, können Sie sich jederzeit an unser Experten-Team wenden.