Die Digitalisierung und die Einführung digitaler Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Behörden und Vereinen, ihre Produktivität zu steigern.

Ein digitales Transformationsprojekt in der Praxis umzusetzen, ist oft komplexer als gedacht. Eingespielte Gewohnheiten müssen sich ändern und neue Tools werden intern nicht immer direkt angenommen.

Deshalb ist klar, wie wichtig Vorbereitung und Begleitung für den Erfolg eines solchen Projekts sind.

Jede Dematerialisierung zum Erfolg machen

Bei N2JSOFT wird jede Einführung einer Digitalisierungslösung umfassend begleitet. Unsere Consulting-Teams hören zu, beraten, konfigurieren unsere Lösung (N2F und Keeple) und schulen die Nutzer.

Das Ziel ist klar: jeden Kunden zu begleiten und zu beraten, damit jedes Digitalisierungsprojekt ein Erfolg wird.

Unsere Beraterinnen und Berater bringen dafür nicht nur Fachwissen mit. Sie kennen auch die Herausforderungen unserer Kunden aus eigener Erfahrung.

Wir haben Ilona Boldorf, eine unserer mehrsprachigen Beraterinnen, gebeten, uns mehr über ihren Werdegang zu erzählen und darüber, wie sie ihr Know-how einsetzt, um jeden Kunden gezielt zu begleiten.

Ein vielseitiger, internationaler Werdegang im Rechnungswesen

Ilona Boldorf kommt aus Deutschland und studierte an der Georg-August-Universität in Göttingen mit Schwerpunkt Buchhaltung und Controlling. Sie hat insbesondere in Großbritannien gearbeitet und spricht fließend Deutsch, Englisch und Französisch.

In drei Ländern hat sie internationale Projekte zu folgenden Themen geleitet:

Eine genaue Kenntnis des Ökosystems Buchhaltung

Ilona hat mit zahlreichen Buchhaltungstools wie SAGE oder SAP gearbeitet. Auch Excel und papierbasierte Spesenabrechnungen kennt sie – genauso wie interne, unflexible Systeme mit begrenzten Funktionen.

Da sie diese Probleme erlebt hat, kennt sie die Herausforderungen im Zusammenhang mit Spesenabrechnungen und der Buchhaltung im Allgemeinen:

  • Technische Einschränkungen von Buchhaltungslösungen
  • Hindernisse bei der Einführung einer Digitalisierungslösung
  • Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen (Papier oder veraltete Systeme).

Bevor ich bei N2JSOFT angefangen habe, habe ich N2F getestet. Ich habe gleich erkannt, welches zeitliche und finanzielle Einsparpotenzial unsere Lösung Unternehmen jeder Größe bietet.

Dank ihrer Erfahrung, ihres Wissens und ihres Engagements unterstützt sie unsere Kunden persönlich, effizient und zielorientiert – ein Ansatz, den alle im Consulting-Team teilen.

Consulting: eine wesentliche Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens

„Die Einführung eines Tools wie N2F ist manchmal der ideale Zeitpunkt, um Analysen zu starten. Ebenso kann dies eine Gelegenheit sein, einen Kontenplan zu modernisieren.

Meine Erfahrung und mein beruflicher Hintergrund ermöglichen es mir, unseren Kunden einen hochwertigen Service zu bieten, mit dem Ziel, dass sie N2F zu 100 % nutzen können.

Wir beschränken uns nicht darauf, das Tool – sei es N2F oder Keeple – einzurichten und zu konfigurieren. Jeder Kunde wird von A bis Z von einem Berater betreut, seinem festen Ansprechpartner, der ihn während des gesamten Einführungsprozesses begleitet, auch nach dem Go Live. Der Kunde kann sich also darauf verlassen, dass er bis zur allgemeinen Einführung umfassend betreut wird. Danach übernimmt unser Support-Team“, erklärt Ilona.

Engagement und zwischenmenschliche Beziehungen sind der Schlüssel zum Erfolg von Projekten

„Die Consulting-Abteilung verfügt über eine echte Analyse- und Beratungsdimension. Wir hören zu und passen unsere Unterstützung gezielt an die besonderen Bedürfnisse und Vorgehensweisen unserer Kunden an.
Wir achten genau darauf, ihre aktuellen und auch zukünftigen Bedürfnisse genau zu verstehen.
Es ist uns wichtig, unsere Kunden dazu zu befähigen, die Lösung eigenständig weiterzuentwickeln. Wir bleiben natürlich erreichbar, wenn sie uns brauchen“, sagt Ilona.

Ich mag meinen Beruf, weil er es mir ermöglicht, Lösungen anzubieten, zufriedene Fachleute zu sehen und von jedem Kunden etwas zu lernen.
Die Projekte sind immer unterschiedlich, da jede Organisation einzigartig ist. Ich finde es spannend, mich mit Menschen auszutauschen, ihre Bedürfnisse zu verstehen oder zu antizipieren, für sie da zu sein und ihnen die bestmögliche Erfahrung zu bieten.

Es stimmt, dass der Wechsel zum vollständig digitalen System für viele nicht unbedingt einfach ist.
Daher ist es meiner Meinung nach wichtig, dass wir eine maßgeschneiderte und qualitativ hochwertige Unterstützung anbieten, zuhören und verfügbar sind, damit die Einführung gelingt.
Auch wenn einige Kunden zu Beginn skeptisch sind, sind die Rückmeldungen aus der Praxis am Ende immer positiv, egal ob von Administratoren, Buchhaltern oder Endnutzer.”

Die Vorteile der Digitalisierung für Nutzer, Buchhalter und Controller

„Die Einführung von N2F empfinden viele Nutzerinnen und Nutzer als echte Revolution. Sie schafft einen Rahmen für Mitarbeitende, die keine Lust auf Verwaltungsaufgaben haben. Statt Spesen von Hand in einer Excel-Datei zu erfassen, nutzen sie eine App. Der spielerische Aspekt wird sehr geschätzt. Das geht schneller und macht den ganzen Prozess fast schon angenehm.

In der Buchhaltung und im Controlling gibt es viel zu tun und feste Zeiträume, die viel arbeitsintensiver sind. Mit N2F werden die Fachleute von einer mühsamen und wenig wertschöpfenden Aufgabe befreit. Je nach Struktur können sie mehr Zeit für zeitaufwändige Aufgaben aufwenden, wie den Monats- und Jahresabschluss, den Bankabgleich, die Kundenfakturierung und das Forderungsmanagement.

Ein weiteres Plus: Spesen werden automatisch und somit regelmäßiger erstattet. Das verbessert die Liquiditätsplanung deutlich.“

Langfristig erfolgreich: mit der richtigen Unterstützung und der passenden Lösung

In vielen Unternehmen werden Buchhaltungsprozesse noch manuell durchgeführt:

  • Erfassung von Lieferantenrechnungen
  • Kundenfakturierung
  • Kontrolle der Buchungen
  • Vorbereitung der Daten für die Umsatzsteuerprüfung.

„Die Vorteile von N2F beschränken sich nicht auf die Datenübertragung an die Buchhaltung. Wenn beispielsweise die Mehrwertsteuer in der Lösung korrekt erfasst wird, vereinfacht das weitere Aufgaben wie etwa die Mehrwertsteuererklärung bei der Steuerbehörde.

Mit dem Reporting-Modul können Statistiken überwacht und analysiert werden, was zur Kostenoptimierung beiträgt.

Außerdem müssen Papierbelege nicht mehr archiviert werden. Dadurch entfallen nicht nur die damit verbundenen Kosten, etwa für externe Dienstleister, sondern auch der Aufwand für Ablage und das mühsame Suchen nach physischen Akten“, erklärt Ilona weiter.“

Digitalisierung in Europa: Unterschiede und gesetzliche Verpflichtungen

Die N2F-Beraterin erklärt: „In Frankreich ist der Kontenrahmen standardisiert. Dies ist in Deutschland nicht der Fall, wo Unternehmen einen Kontenplan erstellen müssen, ohne dass es einen verbindlichen Standard gibt.

Es gibt auch Unterschiede bei der Vorsteuererstattung, die N2F abdeckt, wenn ein Unternehmen Standorte in Frankreich und in Deutschland hat. Wenn das Unternehmen international tätig ist und einen Standard für alle Niederlassungen einführen möchte, kann dies problemlos im Tool konfiguriert werden.“

Ihr Fazit: „In Europa wird die Digitalisierung von Eingangsrechnungen schrittweise eingeführt. Der Übergang zur Digitalisierung wird daher verpflichtend. Unternehmen müssen die richtige Wahl hinsichtlich der verwendeten Lösung und vor allem hinsichtlich des richtigen Partners treffen.

Sie möchten wissen, wie eine Spesenlösung Ihre Ausgabenverwaltung vereinfachen kann? Unser Expertenteam hat einen kompakten Leitfaden zur Auswahl der passenden Lösung erstellt: