La refacturation entre filiales consiste à facturer des frais occasionnés par une filiale à une autre du même groupe ou sa maison mère, pour un service ou un achat. Encadrées par la réglementation fiscale, ces refacturations sont néanmoins soumises à des normes strictes. Nature des charges refacturables, remboursement des frais, TVA déductible ou non… Lisez notre article pour tout savoir sur le sujet !
Quelles sont les raisons de la refacturation entre filiales ?
Pratique courante, la refacturation entre filiales s’avère plutôt fructueuse pour les entreprises.
Plus précisément, elle permet de :
- Réaliser des économies d’échelle en centralisant les commandes chez un seul fournisseur ;
- Améliorer la gestion des frais généraux : les opérations comptables entre filiales sont allégées ;
- Optimiser les charges sociales et fiscales de chaque société du groupe.
Quelles sont les charges refacturables entre filiales ?
J’ai dû relire plusieurs fois la phrase pour comprendre, je propose : « Les charges refacturables sont l’ensembles des frais liés aux services communs à toutes les sociétés du groupe, et non contrôlés par l’administration fiscale »On y retrouve donc des dépenses liées :
- À la gestion des ressources humaines (nourriture, logement, transport…) ;
- Au recrutement ;
- Au marketing et à la communication ;
- Aux systèmes informatiques ;
- Au siège social du groupe.
Quelles sont les règles comptables et fiscales encadrant la refacturation des frais entre filiales ?
Tout comme la refacturation des frais professionnels ou la refacturation client, la refacturation entre filiales est encadrée par des règles comptables et fiscales précises.
Lire aussi : Société de services : refacturation des frais professionnels de vos collaborateurs
Les règles fiscales
Principe
A l’instar de la refacturation des frais professionnels entre une société et son client, la refacturation des frais entre filiales est soumise aux règles de TVA. Deux cas de figures se présentent alors : soit la TVA des frais engagés est récupérable, soit elle ne l’est pas, ce qui implique un remboursement plus conséquent de la part de la société concernée.
Bon à savoir : si le siège de la filiale à rembourser n’est pas établi en France, la TVA n’a pas à être refacturée, qu’elle soit récupérable ou non récupérable.
Cas 1 : comptabiliser une refacturation entre filiales avec TVA récupérable
Lire aussi : TVA récupérable : tout ce que vous devez savoir
J’inverserais les deux paragraphes, pour commencer par dire que la TVA est récupérable uniquement pour les frais relatifs à la formation et à la restauration, puis ensuite :
Lorsque la TVA est récupérable, la filiale concernée par le remboursement facture les frais engagés sur la base d’un montant HT. La TVA est déductible pour ces frais. A ce montant HT s’ajoute :
- Le montant de la TVA à 20%
- Ou celui de la TVA à 10% pour les frais de restauration
Exemple : Les sociétés A et B sont toutes les deux filiales d’un même groupe. Au cours d’une journée formation, la société B a payé un restaurant à deux personnes, l’une est un employé de la société A et l’autre, un employé de la société B. Le repas a coûté 60€ HT à part égale entre les deux. Pour les frais de repas, la TVA est récupérable. Ainsi la société A doit rembourser la société B sur la moitié du montant HT de la facture totale, auquel s’ajoute la part de 20% de la TVA soit : 30 + (30 x 20%) = 36€.
La société A va donc rembourser la société B en établissant la facture suivante :
| Refacturation des frais de repas | 30€ |
| TVA 20% | 6€ |
| Total TTC | 36€ |
Cas 2 : comptabiliser une refacturation entre filiales avec TVA non récupérable
A l’inverse, certains frais comme les transports ne donnent pas droit à la déduction de la TVA. Dans ce cas, la refacturation de frais entre filiales doit directement être calculée sur la base d’un montant TTC.
Exemple : au cours d’un séminaire, la société B a payé un taxi pour l’un de ses employés et l’un des employés de la société A. Le taxi a coûté 55€ TTC. Ici, comme la TVA n’est pas récupérable, la refacturation s’applique sur la base de 55€ à laquelle s’ajoute la part de 10% de la TVA, soit : 27,50 + (27,50 x 10%) = 30,25€
La société A va donc rembourser la société B en établissant la facture suivante :
| Refacturation des frais de taxi | 27,50€ |
| TVA 10% | 2,75€ |
| Total TTC | 30,25€ |
Les règles comptables
Pour la société qui a avancé les frais
La société qui a avancé les frais doit pouvoir le justifier de manière comptable. Pour cela, lors de l’achat, elle doit :
- Débiter le compte 607 (achats entreprises liées) ;
- Créditer le compte 455 (compte-courant de la société à laquelle elle a avancé les frais)
Pour la société qui procède à la refacturation
Au moment de la refacturation, la société qui doit rembourser les frais doit :
- Débiter le compte 455 (compte-courant de la société à rembourser) ;
- Créditer le compte 708 (refacturation avec marge).
Point d’attention : Une fois la refacturation effectuée, il ne faut pas oublier de faire une constatation du paiement de la dette.
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