Dans les entreprises françaises, la gestion des notes de frais se fait encore très généralement via Excel. Mais les tableurs sont des outils peu intuitifs et ne sont pas spécialement pensés pour le travail collaboratif. Ce qui génère souvent des retards, des erreurs et des oublis. La solution ? Dématérialiser les processus via un logiciel de gestion de notes de frais puissant. Zoom sur 5 atouts majeurs de la solution N2F pour les entreprises, aujourd’hui.
Une appli dotée d’un scan intelligent qui maximise les gains de temps
N2F, application de gestion de notes de frais, est dotée d’un scan intelligent (OCR). Ainsi, lorsque vous prenez en photo votre ticket ou justificatif, les données en sont automatiquement extraites. Date, montants, TVA, taxe de séjour, devises, volume de carburant… toutes ces informations sont immédiatement enregistrées et reconnues. Les notes de frais sont ainsi remplies automatiquement et peuvent être ensuite traitées par le service comptable. Cette fonction de scan intelligent est d’autant plus pratique que l’URSSAF accepte désormais les justificatifs numériques.
Les salariés mobiles profitent ainsi d’une application qui les suit dans tous leurs déplacements. Finies les saisies manuelles potentiellement fastidieuses sur Excel en fin de mois, qui sont sources importantes d’erreurs… et qui, au final, coûtent cher ! Aujourd’hui, on estime en effet qu’environ une note de frais sur cinq doit être revérifiée. De plus, la gestion manuelle des notes de frais coûterait 53€ en moyenne à l’entreprise et 48€ supplémentaire, lorsqu’elle contient des erreurs
L’application N2F vous permet également de maximiser les gains de temps. Que vous soyez à la terrasse d’un restaurant, dans votre chambre d’hôtel ou encore au terminal de l’aéroport, il vous suffit de prendre tout simplement votre justificatif en photo via votre application smartphone et le tour est joué ! Ce procédé de scan fait d’ailleurs gagner un temps précieux à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Le traitement d’une note de frais qui prend habituellement une trentaine de minutes au service comptable devient instantané. A la clé, des remboursements plus rapides et plus réguliers, moins de retards et de potentiels litiges !
Un calcul plus fiable et plus rapide des frais de déplacements
Qui dit déplacements professionnels dit frais kilométriques de carburant ou encore d’usure du véhicule. Pour les couvrir, l’administration publie chaque année le barème fiscal des indemnités kilométriques.
Avantage de l’application N2F : elle intègre déjà ces barèmes fiscaux et les met directement à jour. Ainsi, les indemnités kilométriques sont calculées automatiquement, selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Et si l’entreprise a établi son propre barème, il suffit de paramétrer N2F pour que l’application en tienne compte. D’ailleurs, vous pouvez encore vous faciliter la tâche, grâce à la saisie des frais kilométriques via le module Google Maps intégré. Celui-ci calcule automatiquement la distance parcourue, en France comme à l’étranger. Plus besoin de penser systématiquement à relever les compteurs au départ et à l’arrivée du trajet ! N2F propose, de plus, une saisie intuitive des caractéristiques de chaque trajet.
Un suivi en temps réel du traitement des notes de frais
L’application N2F rend la gestion des notes de frais plus fluide et transparente. En cours, approuvée, remboursée… les équipes peuvent suivre l’état du traitement de leurs note de frais en temps réel et sont informées en direct de chaque action de la comptabilité.
L’outil offre donc une réelle autonomie aux collaborateurs, qui peuvent transmettre et suivre l’état du traitement de leurs notes de frais rapidement et au moment où ils le souhaitent. Plus besoin de relancer sans cesse le service de comptabilité pour obtenir les informations dont ils ont besoin.
De plus, l’application génère des reportings. Ainsi, chaque dépense collaborateur peut être épluchée et potentiellement optimisée, pour permettre à l’entreprise d‘étudier et de piloter leur gestion de note de frais !
Un processus dématérialisé de A à Z
Via le logiciel N2F, la gestion des notes de frais est totalement dématérialisée. Le scan intelligent détecte les différentes informations nécessaires tels que montants ou devises, les transmet, les enregistre et les archive en temps réel. Les taxes sont calculées automatiquement et sont exportables en quelques clics vers tous les logiciels comptables du marché. L’outil génère aussi les fichiers de remboursements et les virements SEPA.
Cette solution intuitive et complète permet également de se libérer de tous les problèmes liés aux pertes de justificatifs, qui débouchent souvent sur un retard de paiement voire un non-remboursement des notes de frais.
Une application qui fonctionne même horsconnexion
Lors de vos déplacements, à l’international comme en France, la connexion 4G n’est pas toujours optimale. Bonne nouvelle, l’application N2F fonctionne aussi bien en ligne qu’en mode déconnecté. Vous pouvez ainsi scanner vos notes de frais au gré de vos déplacements, sans vous soucier de la qualité du réseau à l’instant T.
Même en cas de coupure les données sont enregistrées et synchronisées par la suite, dès que le réseau est récupéré.
L’application N2F peut être installée sur tous types d’appareils tels que smartphones, tablettes et ordinateurs. Un atout pratique, à l’heure où le télétravail tend à se généraliser et que les collaborateurs utilisent aussi bien leurs équipements professionnels que personnels, au quotidien.
Vous souhaitez optimiser vos processus et améliorer le traitement de vos notes de frais ? L’application mobile N2F est disponible sous iOS et Android. Aujourd’hui, N2F est utilisée par plus de 5 000 entreprises du monde entier, pour simplifier à la fois la saisie des frais professionnels et leur gestion par les services comptables. Découvrez un outil simple, intuitif, puissant et offrant une prise en main rapide !
