Le passage à la facturation électronique impose une mutation profonde des processus financiers. Lors d’une démonstration, l’enjeu pour une direction financière ne réside pas uniquement dans l’ergonomie de l’interface, mais dans la robustesse de l’architecture technique et la conformité stricte aux exigences de la DGFIP.
Cette checklist permet d’évaluer la viabilité opérationnelle des solutions présentées et de sécuriser l’intégration du flux de données au sein de votre écosystème comptable.
Les 10 questions en bref
- La solution est-elle totalement conforme à la RFE ?
- Êtes-vous immatriculé en tant que Plateforme Agréée ou dépendez-vous d’un intermédiaire ?
- La solution s’intègre-t-elle nativement à notre ERP ou logiciel comptable ?
- Quels processus sont réellement automatisés ?
- Peut-on voir un cycle complet, de la création de facture jusqu’à son archivage ?
- Quel est le modèle tarifaire (à la facture, à l’utilisateur, au volume, au flux) ?
- Comment gérez-vous une augmentation du volume de factures, au niveau technique et tarifaire ?
- Quel est le ROI de la solution et comment est-il mesuré ?
- Quelles sont les preuves de sécurité de la solution ?
- Comment se déroule l’implémentation du logiciel ?
Voici les 10 questions qui nous semblent indispensables à poser lors de la démo d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs. Pour aller plus loin, nous avons détaillé ci-dessous chaque bloc, avec des questions complémentaires ⤵️
1. Conformité : êtes-vous réellement couvert aujourd’hui et demain ?
Lors d’une démo de logiciel d’e-invoicing, la première question à poser est non négociable : la solution est-elle totalement conforme à la réforme de la facturation électronique (RFE) et au calendrier en vigueur ?
Demandez clairement :
- L’éditeur est-il une Plateforme Agréée (PA) ou s’appuie-t-il sur un partenaire ?
- Comment la conformité est-elle garantie dans le temps ?
- Les mises à jour réglementaires sont-elles incluses dans le contrat ?
Ne vous contentez pas d’un “oui, nous sommes prêts”. Exigez des preuves !
Ensuite, confrontez l’outil à vos flux réels :
- Factures B2B domestiques
- Factures fournisseurs
- Clients étrangers
- Avoirs et acomptes
- Factures récurrentes
- Multi-entités / multi-SIREN
Un bon logiciel de facturation électronique doit couvrir vos cas d’usage sans développement spécifique.
Enfin, vérifiez :
- La gestion automatique du e-reporting
- La traçabilité complète des statuts
- L’archivage légal et l’accès aux preuves
Pour un DAF, cette première question est stratégique : un outil non conforme aujourd’hui peut devenir un risque financier et réglementaire demain.
2. Immatriculation et rôle dans l’écosystème : quelle est la position réelle de l’éditeur ?
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, tous les acteurs ne jouent pas le même rôle. Lors de la démo, demandez clairement si l’éditeur est immatriculé en tant que Plateforme Agréée ou s’il dépend d’un intermédiaire.
Comprenez son positionnement précis dans l’écosystème : est-il simple éditeur de logiciel, opérateur technique ou acteur pleinement intégré au dispositif réglementaire ? Cette distinction a un impact direct sur la fiabilité, la responsabilité et la pérennité de la solution.
Un partenaire solide doit pouvoir expliquer son statut sans ambiguïté et détailler les garanties contractuelles associées.
3. Intégration : l’outil s’interface-t-il réellement avec votre écosystème ?
Un logiciel de facturation électronique ne doit jamais fonctionner en silo.
Lors de la démo, posez la question : le logiciel s’intègre-t-il nativement à votre ERP ou à votre logiciel comptable ?
Demandez à voir :
- Les connecteurs existants
- Le sens des flux (facturation → comptabilité, mais aussi retours de statut)
- La fréquence de synchronisation
- La gestion des erreurs et des rejets
Une mauvaise intégration entraîne :
- Des ressaisies manuelles
- Des écarts comptables
- Des coûts cachés
- Une perte de temps pour vos équipes
L’objectif est clair : la solution doit fluidifier la chaîne finance, pas la complexifier.
Pendant la démo du logiciel de facturation électronique, exigez une démonstration en conditions réelles : création d’une facture, envoi, retour de statut et intégration comptable automatique.
Si l’éditeur reste vague ou promet une “intégration sur mesure”, creusez.
Une intégration robuste est un pilier de votre ROI futur.
4. Automatisation : quels gains opérationnels pouvez-vous attendre ?
La réforme de la facturation électronique est une réelle opportunité d’automatisation.
Durant la démo, veillez à demander précisément : quels processus sont réellement automatisés aujourd’hui ?
À vérifier :
- Relances clients automatiques et paramétrables
- Pré-remplissage ou saisie assistée
- Génération et transmission automatique du e-reporting
- Suivi des statuts (envoyé, reçu, rejeté, payé)
- Notifications en cas d’anomalie
L’enjeu n’est pas la promesse marketing, mais le niveau réel d’autonomie que l’outil apporte à vos équipes.
Un bon outil doit réduire :
- Les tâches manuelles
- Les risques d’erreur
- Les délais de traitement
Posez une question simple : combien d’actions humaines sont encore nécessaires sur un cycle complet ?
Plus la réponse est faible, plus le gain opérationnel est élevé.
5. Simplicité d’usage : l’outil est-il vraiment intuitif ?
Enfin, demandez à voir un cycle complet, de la création de la facture jusqu’à son archivage. Observez le nombre d’étapes, la clarté des statuts et la facilité de correction en cas d’erreur.
Un bon logiciel de gestion des factures fournisseurs doit être compris rapidement, même par des équipes non techniques. Si la démonstration paraît complexe ou nécessite trop d’explications, l’outil risque de freiner l’adoption en interne.
La robustesse est essentielle, mais la simplicité d’usage l’est tout autant.
6. Coûts et accompagnement : que payez-vous vraiment ?
Lors d’une démo de logiciel de facturation électronique, la question du prix ne doit jamais être survolée. Demandez une vision complète du modèle tarifaire : facturation à la facture, à l’utilisateur, au volume ou au flux.
Vérifiez aussi les frais de mise en place et les éventuels coûts liés aux évolutions réglementaires de la facturation électronique.
Interrogez également l’accompagnement :
- Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
- Y a-t-il une aide au déploiement ?
- Qui vous accompagne en cas de problème technique ou réglementaire ?
Un outil peut sembler compétitif au départ, mais devenir coûteux si votre volume de factures augmente ou si certaines fonctionnalités sont facturées en option. La transparence tarifaire est un indicateur clé de fiabilité.
7. Évolutivité : la solution peut-elle accompagner votre croissance ?
Un bon logiciel de factures fournisseurs doit fonctionner aujourd’hui mais aussi demain.
Interrogez l’éditeur sur la gestion de l’augmentation des volumes de factures.
- Que se passe-t-il si votre activité double ?
- Si vous ouvrez une nouvelle entité ? Si vous vous développez à l’international ?
La question est double : technique et financière :
- L’outil supporte-t-il la montée en charge sans dégradation des performances ?
- Le modèle tarifaire reste-t-il cohérent lorsque le volume augmente ?
Un logiciel réellement adapté doit accompagner votre croissance sans vous obliger à changer de solution à moyen terme.
8. ROI : quel retour sur investissement pouvez-vous réellement mesurer ?
En plus de la conformité à la facturation électronique, un DAF doit évaluer l’impact financier de la solution.
Lors de la démo, demandez comment le ROI est mesuré concrètement
- Quels gains de temps sont observés ?
- Quelle réduction des erreurs ou des litiges ?
- Quel impact sur les délais de paiement et la trésorerie ?
Un éditeur sérieux doit être capable de vous donner des indicateurs précis et des exemples chiffrés. Si la réponse reste floue, il est difficile d’évaluer la rentabilité réelle du projet.
9. Sécurité et gestion des données : vos flux sont-ils réellement protégés ?
La facturation électronique implique l’échange de données sensibles : montants, informations clients, coordonnées bancaires, données fiscales.
Interrogez l’éditeur sur la sécurité :
- Où sont hébergées les données ?
- Quel niveau de chiffrement est utilisé ?
- Existe-t-il des certifications ou audits réguliers ?
Demandez également comment sont gérés les accès utilisateurs et les droits internes. Une solution performante doit permettre un contrôle précis des rôles et des validations.
La conformité réglementaire est indispensable, mais la protection des données l’est tout autant. Pour un DAF, la sécurité n’est pas un détail technique : c’est un enjeu stratégique.
10. Déploiement et conduite du changement : comment se passe la mise en œuvre ?
Un logiciel de facturation électronique peut être performant sur le papier, mais difficile à déployer en pratique.
Demandez comment se déroule l’implémentation :
- Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
- Y a-t-il un accompagnement dédié ?
- Des formations pour les équipes ?
Interrogez aussi la gestion de la transition : reprise des données, paramétrage initial, phase de test avant bascule complète.
La réussite d’un projet de facturation électronique dépend autant de la technologie que de l’adoption par vos équipes. Un éditeur capable d’accompagner le changement réduit fortement le risque d’échec.
Faire de la démo un outil de décision
Une démo de logiciel de facturation électronique ne doit jamais être une simple présentation commerciale. C’est un moment stratégique pour valider la conformité, mesurer le ROI et vérifier l’adéquation réelle avec vos processus.
Envie d’aller plus loin ? Nos experts ont réalisé pour vous un guide des critères à avoir en tête au moment de choisir une Plateforme Agréée !
