Gestire le spese aziendali in modo semplice, tracciabile e conforme alla legge non è mai stato così importante come al giorno d’oggi.
La Legge di Bilancio 2025 impone l’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili per le spese professionali, rendendo quindi la carta aziendale uno strumento essenziale per ogni impresa, poco importa la taglia o il numero di dipendenti.
In questa guida scoprirete come scegliere la carta aziendale più adatta alla vostra azienda, le differenze e i vantaggi di ogni soluzione, nonché i criteri da valutare prima di fare una scelta definitiva.
Alla fine di questa guida troverete anche il link per scaricare gratuitamente il modello Excel per confrontare le diverse soluzioni.
Cos’è una carta aziendale e quando è stata introdotta
La carta aziendale è uno strumento di pagamento dedicato esclusivamente alle spese professionali di un’impresa o di un lavoratore autonomo.
Funziona come una normale carta di debito o prepagata, ma è intestata all’azienda e collegata direttamente al suo conto corrente. In questo modo, ogni transazione risulta tracciabile e facilmente riconducibile all’attività professionale.
Le carte aziendali sono state introdotte in Italia all’inizio degli anni 2000, in parallelo con la crescente digitalizzazione dei pagamenti e la necessità per le imprese di separare le spese personali da quelle professionali.
Negli ultimi anni, la loro adozione è aumentata in modo significativo grazie alle normative fiscali che promuovono l’utilizzo di strumenti di pagamento elettronici, culminate con la Legge di Bilancio 2025, che ha reso obbligatorio il pagamento tracciabile per molte tipologie di spese aziendali.
Oggi, con la Legge di Bilancio 2025, l’uso della carta aziendale non è più solo una buona pratica: è una necessità per garantire conformità, controllo e trasparenza nella gestione delle finanze aziendali.
Carta aziendale: tutti i vantaggi
Conformità alla Legge di Bilancio
Le aziende sono oggi tenute a effettuare i pagamenti professionali con strumenti tracciabili e digitali, come carte di credito, di debito, prepagate o carte online.
Questo garantisce trasparenza fiscale e semplifica la riconciliazione bancaria, eliminando errori e riducendo il rischio di frodi.
Controllo centralizzato delle spese
Ogni operazione con la carta aziendale è immediatamente registrata.
I contabili e DAF (Direttori amministrativi e finanziari) possono quindi monitorare in tempo reale tutte le transazioni e ottimizzare la gestione del budget e delle note spese.
Semplificazione amministrativa
Le soluzioni digitali come N2F permettono di automatizzare la riconciliazione bancaria: ogni pagamento è collegato al giustificativo elettronico, senza più gestione manuale di ricevute e scontrini.
💡Scopri di più: La riconciliazione bancaria: la soluzione di digitalizzazione delle note spese
Carta di credito o carta di debito: come scegliere?
Una delle decisioni principali riguarda il tipo di carta aziendale.Oggi le imprese possono scegliere tra diverse tipologie**,** ciascuna con caratteristiche specifiche pensate per differenti esigenze operative e di controllo.
In Italia si tende a preferire la carta di credito, ma in realtà la carta di debito aziendale offre più controllo e trasparenza nelle spese.
Carta di debito aziendale
Con una carta di debito, i pagamenti vengono addebitati subito sul conto aziendale.
Vantaggi principali:
- Nessun rischio di indebitamento o spese non autorizzate
- Limiti di spesa configurabili per ciascun dipendente
- Riconciliazione bancaria istantanea
- Ideale per il controllo quotidiano delle spese
Carta di credito aziendale
La carta di credito aziendale consente di effettuare pagamenti con addebito posticipato, solitamente a fine mese.
È una soluzione utile per gestire spese di rappresentanza, viaggi di lavoro o acquisti imprevisti, offrendo maggiore flessibilità di cassa.
Vantaggi principali:
- Maggiore libertà di gestione dei flussi di cassa
- Possibilità di concentrare le spese in un unico addebito mensile
- Utilizzo pratico per viaggi e prenotazioni internazionali
- Ideale per manager o dipendenti con ruoli commerciali
Tuttavia, richiede un monitoraggio costante per evitare accumuli di spese e un controllo attento dei limiti di credito.
Carta prepagata aziendale
Perfetta per team temporanei o collaboratori esterni.
Potete caricare solo l’importo necessario e controllare tutte le spese in tempo reale.
È sicura, economica e conforme ai requisiti fiscali.
Carta online (virtuale)
Le carte online aziendali possono essere generate in pochi secondi e usate per i pagamenti online, per acquistare abbonamenti o saldare le campagne pubblicitarie sui social networks o sui motori di ricerca.
Sono facili da gestire e completamente integrate con i software di contabilità.
Perché scegliere la carta di debito aziendale?
A differenza della carta di credito, la carta di debito evita rischi di esposizione finanziaria e semplifica la gestione contabile.
È la soluzione più indicata per una gestione trasparente e automatizzata delle spese aziendali.
👉 Scopri di più su: Carte aziendali e riconciliazione bancaria
Cosa potete pagare con la carta aziendale?
La carta aziendale copre la maggior parte delle spese professionali quotidiane.
Ecco alcuni esempi pratici.
Forniture e acquisti ricorrenti
Materiale d’ufficio, hardware, licenze software, servizi digitali: ogni pagamento è tracciato automaticamente.
Spese professionali di rappresentanza
Trasferte, hotel, ristoranti, abbonamenti, eventi: tutte le spese vengono registrate e associate al dipendente tramite la piattaforma di gestione delle note spese.
Acquisto carburante
La carta carburante è stata introdotta per il pagamento del carburante e dei pedaggi autostradali.Questa carta offre la possibilità di monitorare i consumi, centralizzare la fatturazione e ottenere report dettagliati per ogni veicolo aziendale. Ogni transazione è automatica e conforme alle normative fiscali, senza più scontrini cartacei.
Come implementare una carta aziendale ?
- Analizzate le esigenze dell’impresa
Definite il numero di carte necessarie, i limiti di spesa, le categorie di acquisti e i reparti coinvolti.
Sceglite se preferite una carta di debito, di credito, prepagata o virtuale (online).
- Confronta le soluzioni disponibili
Le banche e le Fintech offrono opzioni diverse. Valutate attentamente:
- Costi di emissione e canoni annuali
- Commissioni sui prelievi o sui pagamenti internazionali
- Funzionalità digitali (app, dashboard, report)
- Collegate la carta a un software di gestione delle spese
Per sfruttare al massimo la carta aziendale, collegatela a una piattaforma come N2F, che consente:
- Riconciliazione bancaria automatica
- Digitalizzazione delle note spese
- Controllo centralizzato in tempo reale
💡Scopri di più su: Carte aziendali personalizzate
Conclusione: la carta aziendale come leva di efficienza
Scegliere la carta bancaria aziendale giusta significa migliorare la gestione finanziaria, garantire la conformità legale e risparmiare tempo.
Che scegliate una carta di debito, una carta di credito, una carta prepagata o una carta online, il vantaggio sta nell’automatizzare la gestione e la riconciliazione bancaria per avere sempre tutto sotto controllo.
FAQ – Domande frequenti sulle carte aziendali
Tutte le spese professionali: forniture, viaggi, carburante, pedaggi, pranzi o abbonamenti digitali.
Potete richiederla presso la vostra banca o via dei fornitori specializzati. È importante che sia compatibile con il sistema di riconciliazione bancaria utilizzato in azienda.
Sì, la carta carburante aziendale è pensata appositamente per semplificare e tracciare questi pagamenti.
